Biaya tersembunyi dalam menjalankan tim engineering global dan cara menguranginya

• Hal yang seandainya saya ketahui sebelum mengelola tim teknis global

  Janji untuk mengembangkan produk 24/7 lintas zona waktu harus dibayar mahal dengan turunnya kecepatan eksekusi

• Secara teori, memanfaatkan talenta global, mendapatkan cakupan yang luas, dan mengoperasikan tenaga kerja global bisa terlihat menarik
• Namun setelah 5 tahun mengelola tim yang tersebar, saya sampai pada kesimpulan yang tidak nyaman:

  Tim yang bekerja di wilayah yang sama secara konsisten menghasilkan kinerja yang lebih baik daripada tim yang tersebar di banyak zona waktu

• Ini berlaku sama baik untuk kerja jarak jauh maupun berbasis kantor
• Dari pengalaman mengintegrasikan dan mengoperasikan berbagai wilayah di Getaround, termasuk Prancis dan seluruh AS (terutama SF dan LA), saya bisa mengatakan dengan jelas:

  Kolaborasi lintas zona waktu pada dasarnya adalah masalah yang sulit, dan hal terbaik yang bisa kita lakukan hanyalah meminimalkan dampaknya

Pengalaman dan latar belakang

• Penulis sebelumnya bekerja sekitar 2/3 di kantor dan 1/3 secara remote/hybrid
• Selama 5 tahun terakhir, ia mengelola tim global yang tersebar, dan sudah menjalankan tim remote sejak pertama kali memegang peran manajerial
• Ini bukan perdebatan "remote vs. kerja di kantor". Tidak ada satu cara yang unggul secara universal, dan pendekatan yang tepat bergantung pada tim serta tujuan
• Yang penting adalah saya tidak memilih untuk membangun tim global
  • Seperti banyak pemimpin lainnya, saya secara alami mewarisi masalah ini melalui akuisisi perusahaan
  • Saya bergabung dengan perusahaan ini ketika Getaround mengakuisisi perusahaan Prancis tempat saya bekerja, lalu setelah beberapa akuisisi lagi, saya terus berulang kali menghadapi situasi harus mengelola zona waktu baru dan berbagai perbedaan budaya
• Dalam proses ini, saya sempat mengalami kedua sisi sekaligus
  • Sudut pandang tim yang diakuisisi (yang diintegrasikan ke organisasi yang lebih besar) dan sudut pandang organisasi yang sudah ada (yang mengintegrasikan tim yang baru diakuisisi)
• Kesimpulan yang saya ambil dari semua situasi ini
  • Saya sampai pada kesimpulan bahwa mengoperasikan tim di wilayah yang sedekat mungkin adalah yang paling efektif. Jarak fisik dari kantor sebaiknya berada dalam 3–5 jam
  • Ini bukan semata-mata untuk memperkuat kontrol. Tujuannya adalah menciptakan peluang untuk bertemu langsung dan berkolaborasi pada momen-momen penting
  • Terutama dalam proses integrasi tim setelah akuisisi perusahaan, jarak fisik sangat berpengaruh karena alasan berikut
    • Structured onboarding dapat dilakukan
    • Lebih banyak kesempatan membangun hubungan personal → elemen kunci yang menentukan keberhasilan jangka panjang
• Pada akhirnya, untuk mengoperasikan tim global secara efektif, yang penting adalah meminimalkan perbedaan zona waktu dan menciptakan kondisi agar bisa bertemu langsung saat diperlukan

Masalah utama (dan mengapa lebih serius dari perkiraan)

1. Kolaborasi real-time menjadi tidak mungkin

• Kolaborasi serempak di lokasi yang saling berjauhan pada dasarnya sulit
• Bahkan pertanyaan sederhana pun memerlukan banyak bolak-balik pesan karena perbedaan waktu, sehingga waktu penyelesaiannya membengkak
• Sering muncul situasi di mana konteks sudah berubah sehingga pertanyaan harus diajukan ulang
• Walaupun ada anggota khusus yang ikut rapat dini hari atau larut malam untuk menyelesaikan masalah jangka pendek, pada akhirnya hal itu berujung pada burnout
• Model operasi yang bertumpu pada pengorbanan pribadi tidak berkelanjutan

2. Perbedaan zona waktu menjadi deal breaker

• Selisih 3 jam: setara New York–San Francisco, masih cukup bisa dikelola
• Selisih 6 jam: setara New York–Paris, salah satu pihak harus terus-menerus mengorbankan jadwal
• Selisih 9 jam: seperti LA–Paris, bahkan keputusan sederhana berulang kali tertunda sampai berhari-hari
• Saat konteks berubah, tercipta lingkaran setan karena pertanyaan harus diulang lagi

3. Masalah ekonomi yang lebih rumit dari perkiraan

• Banyak tim terdistribusi dijalankan demi menghemat biaya tenaga kerja
• Namun karena biaya tersembunyi seperti manajemen, QA, dan pengerjaan ulang meningkat, efek penghematan yang diharapkan berkurang drastis
• Bahkan jika memakai agency atau contractor, vendor yang bagus mahal, sementara vendor murah menghasilkan banyak pekerjaan ulang, yang pada akhirnya tetap menaikkan biaya
• Dibutuhkan investasi besar untuk mendapatkan dan mempertahankan engineer yang benar-benar memahami codebase dan budaya organisasi secara mendalam
• Jika ingin membangun tim global yang layak, investasi dalam skala memadai di tiap wilayah sangat penting agar kepemimpinan dan budaya bisa dibangun di masing-masing lokasi

4. Rapat menjadi beban besar

• Saat rapat diperlukan, karena zona waktunya berbeda, selalu ada seseorang yang harus hadir dini hari atau larut malam
• Jika waktu yang berat itu digilir demi keadilan, semua orang akhirnya sama-sama sedikit menderita
• Meskipun rekaman atau catatan rapat dibagikan, sulit menggantikan efektivitas diskusi real-time

5. Struktur tim menjadi aneh

• Ketika tim terpecah berdasarkan zona waktu, silo pun muncul
• Saat mencoba mengurangi ketergantungan antartim, sinergi kolaborasi juga ikut hilang
• Setelah akuisisi dan merger di Getaround, memang muncul fenomena di mana tim backend dan tim mobile bergerak makin terpisah berdasarkan wilayah

6. Perbedaan budaya memperbesar semua masalah

• Jika zona waktu berbeda, biasanya budaya juga berbeda
• Benturan antara budaya komunikasi yang direct dan budaya yang lebih menekankan context menimbulkan salah paham
• Perbedaan cara memberi feedback atau proses pengambilan keputusan membuat alignment dalam tim menjadi sulit
• Benturan juga muncul dari perbedaan ungkapan seperti “Cerita ini terlalu besar. Harus dipecah jadi pekerjaan yang lebih kecil” vs. “Saya penasaran apakah ini bisa dibuat sedikit lebih kecil”

7. Dampak karier yang kurang disadari

• Peluang kepemimpinan terpusat pada zona waktu kantor pusat (HQ)
• Tim di wilayah remote bisa tersisih dari diskusi penting
• Mentoring real-time sulit dilakukan, dan proyek-proyek penting cenderung terpusat pada tim yang dekat dengan kantor pusat
• Bahkan di Getaround, meskipun ada upaya menyeimbangkan antardaerah, tetap ada realitas bahwa HQ lebih diuntungkan

Cara menjalankannya dengan benar

Mulai dulu dari wilayah terdekat (Local)

• Bentuk tim di dekat kantor pusat organisasi atau setidaknya dalam jarak maksimal 3–5 jam
• Jika perlu, orang-orang bisa bertemu langsung untuk berkolaborasi, dan konteks budayanya pun serupa
• Zona waktunya cocok sehingga komunikasi real-time berlangsung alami

Jika memang perlu berekspansi

• Jika karena talenta, posisi pasar, atau alasan lain Anda perlu berekspansi melampaui wilayah sendiri
  • Bentuk tim yang utuh per wilayah. Jangan merekrut orang tersebar di sana-sini
  • Kirim beberapa anggota inti dari kantor pusat selama beberapa bulan
    • Menetapkan best practice
    • Mewariskan budaya organisasi
    • Membangun hubungan saling percaya yang erat
  • Susun struktur agar tiap tim wilayah bisa bekerja semandiri mungkin
  • Atur agar tidak melenceng lebih dari 3 zona waktu dari lokasi yang sudah ada
  • Buat kerangka pengambilan keputusan yang eksplisit yang beroperasi secara asinkron
• Ini pada akhirnya membentuk model ganda
  • Di dalam wilayah yang sama, tim bisa berkolaborasi dengan bebas
  • Antardaerah, kolaborasi dilakukan melalui protokol yang sudah ditentukan
• Ekspansi global pada dasarnya bukan hal yang buruk, tetapi sering dibicarakan hanya sebagai sarana penghematan biaya yang sederhana, padahal realitasnya jauh lebih kompleks
  • Biaya tersembunyi seperti kecepatan, kekompakan tim, dan pertumbuhan karier sering kali lebih besar daripada manfaat yang terlihat di permukaan

Ekspansi global harus dipertimbangkan dengan hati-hati, karena ini bukan sekadar mengubah zona waktu, melainkan mengubah secara permanen cara organisasi berpikir, membangun, dan bertumbuh

[roxie]

Bahkan perusahaan global seperti Google pun tampaknya akan menempatkan insinyur infrastruktur di tiga wilayah atau lebih untuk memastikan keandalan 24/7, ya?

[alucardkang]

Perlu menghapus ilusi tentang engineering global..

Dibutuhkan optimasi proses yang sangat ekstrem, tetapi pengembangan 3 shift berdasarkan satu standar lokal sudah umum di industri game.
Contoh yang paling representatif, studio game besar di Tiongkok melakukan pengembangan 24 jam dengan 3 shift.

Perusahaan game seperti EA dan Ubisoft, yang sudah lama memiliki engineering global, bekerja menyesuaikan zona waktu masing-masing, sehingga keterlambatan kecepatan eksekusi mau tak mau terjadi, tetapi mereka beroperasi dengan kesan bahwa biaya hidup yang murah + biaya tenaga kerja menutupi hal itu. (Sekarang saya tidak tahu situasinya seperti apa karena restrukturisasi besar-besaran)

[kandk]

Pada akhirnya bukannya ini cuma demi mengurangi biaya tenaga kerja?
Mencoba menyuruh orang melakukan pekerjaan yang sama padahal biaya tenaga kerjanya berbeda itu sendiri sudah merupakan benturan budaya..
Mungkin lebih baik memakai model outsourcing saja agar hubungan antara pihak pemberi kerja dan penerima kerja lebih jelas.

[gguimoon]

Saya setuju. pekerjaan berjalan selama 24 jam adalah ilusi para manajer atau eksekutif.