AI note taker melonjak di rapat Zoom, dan karyawan menghindari menghadiri rapat

• AI note taker makin menjadi hal yang umum, dan kenyataan bahwa rapat memiliki lebih banyak robot daripada peserta manusia kini mulai terjadi
• Banyak pekerja tidak ikut rapat secara langsung dan menyerahkan perekaman, pencatatan, serta peringkasan kepada bot AI, yang selain menghemat waktu juga memunculkan etika kerja baru dan isu privasi
• Platform rapat utama seperti Zoom, Teams, dan Google Meet menyematkan fitur AI note taking, sementara berbagai layanan seperti Otter.ai dan Fathom mendukung perekaman rapat melalui agen AI
• AI note taker tidak bisa berbicara, tetapi dapat mencatat sebagai pengganti peserta yang sebenarnya, dan ke depan AI “digital twin” yang lebih maju diperkirakan akan mampu hadir dan bertindak sepenuhnya sebagai wakil
• Ketika perekaman dan pencatatan menjadi hal yang terus-menerus, muncul beragam kekhawatiran dan perubahan seperti privasi, risiko hukum, hilangnya makna informasi, serta peninjauan ulang nilai hakiki rapat

---

Menjadinya AI note taker sebagai hal sehari-hari dan perubahan yang dibawanya

• Seorang peserta rapat mengalami rapat Zoom dengan lebih banyak bot AI daripada manusia
  • Sebagian AI dipakai untuk membantu peserta, sebagian lagi digunakan sebagai wakil hadir bagi orang yang tidak datang
  • Ia mengaku bahwa meski berkata “saya ingin berbicara dengan manusia,” ia sendiri kadang pernah mengirim AI sebagai pengganti

• Sejak pandemi, rapat jarak jauh dan video call menjadi keseharian, sehingga budaya rapat seperti mematikan kamera dan mikrofon, serta kehadiran pengganti terus berubah
• Zoom, Teams, Google Meet, dan lainnya menyediakan fitur pencatatan/ringkasan berbasis AI secara bawaan, sementara berbagai aplikasi seperti Otter.ai juga dipakai sebagai agen rapat AI
• Baru-baru ini ChatGPT juga menambahkan fitur catatan rapat (record mode)

Kehadiran AI sebagai wakil mengubah hubungan antarmanusia dan norma sosial

• AI yang mengambil alih pengalaman dan pencatatan atas nama peserta adalah evolusi yang alami menuju masyarakat di mana segala sesuatu direkam
• Allie K. Miller, CEO Open Machine, menunjukkan bahwa lingkungan yang selalu direkam sedang mengubah perilaku manusia
  • Ia menyarankan, “matikan AI note taker pada 5 menit terakhir rapat”; pada saat itulah orang menjadi lebih jujur dan diskusi yang sebenarnya terjadi
  • Ia menekankan bahwa kita harus selalu mengingat bahwa setiap ucapan bisa direkam dan dibagikan kapan saja

• Pengalaman seperti rapat Zoom yang hanya dihadiri AI note taker, yakni rapat tanpa manusia sungguhan, juga makin umum
• Pengacara Joshua Weaver menunjukkan bahwa alat pencatatan AI meningkatkan risiko hukum seperti penyadapan, privasi data, dan keamanan
  • Di AS, perekaman umumnya dimungkinkan hanya dengan persetujuan satu pihak, tetapi beberapa negara bagian seperti California mengharuskan persetujuan semua peserta
  • Beberapa note taker bahkan tidak muncul di daftar peserta rapat dan secara tak kasat mata hanya mengumpulkan audio

Kelebihan informasi dan pertanyaan tentang hakikat rapat

• Liz Henderson, konsultan strategi dari Inggris, khawatir bahwa rekaman dari AI note taker menumpuk dalam jumlah besar dan sulit dikelola dari sisi privasi
  • Ia mengungkapkan kecemasan setelah mengalami isi percakapannya terbuka di hadapan publik
  • Ia juga menekankan isu kepatuhan pada hukum perlindungan data pribadi Eropa (GDPR) dan hak untuk menghapus data

• Neal Shah, CEO CareYaya, menunjukkan bahwa ketika catatan menumpuk sampai ringkasan dan analisis rapat menjadi sulit, makna informasi pun hilang

• Rapat dengan banyak AI note taker bisa dipandang sebagai sinyal “ketidaksungguhan” peserta
  • Seorang kepala sekolah menegaskan bahwa “rapat yang membutuhkan keputusan penting harus dihadiri langsung oleh semua orang dan mereka harus menyampaikan pendapat”

• Pada akhirnya, para penyelenggara rapat didorong untuk kembali memikirkan apakah rapat sungguhan benar-benar perlu, atau cukup lewat email dan memo

[gji0123]

Bagaimana jika kita membuka forum untuk membahas hakikat rapat? Di forum itu, kita bisa meninjau persoalan etis, sekaligus pendekatan praktisnya (apakah ini akan dipandang sebagai krisis atau dimanfaatkan sebagai peluang, dan bagaimana memanfaatkannya), saya juga penasaran bagaimana dari sisi keamanan informasi, dan bagi para desainer, jika saat menunjukkan referensi integrasi real-time dimungkinkan sehingga cukup mengucapkan kata-kata saja lalu ide itu divisualisasikan dan dibagikan seketika kepada para peserta rapat, bukankah itu bisa menjadi bentuk final DX/AX di industri desain... Secara pribadi ini tampak seperti fenomena yang positif, tetapi dari sisi keamanan, bagaimana cara mengantisipasinya tampaknya akan menjadi isu yang sangat penting.

[geekj]

Rasanya lebih baik tidak mengadakan rapat yang hanya berupa penyampaian informasi satu arah tanpa perlu interaksi.

[GN⁺]

Komentar Hacker News

• Tautan arsip

• Rapat-rapat seperti ini kepadatan informasinya terlalu rendah, jadi meski diringkas AI tetap terasa sama sekali tidak sebanding dengan nilai waktuku. Ini bukan soal elitis, melainkan karena manajer menengah ke atas cenderung terus mengadakan rapat untuk menegaskan keberadaan mereka. Kalau memberi instruksi langsung secara lisan, otoritasnya terasa lebih kuat, sedangkan kalau ditinggalkan dalam dokumen, celah-celahnya jadi terlihat, jadi mereka tidak suka. Menurutku sebagian besar rapat muncul untuk menutupi kemampuan menulis yang berantakan

  • Kepadatan informasinya rendah karena tujuan rapat bukanlah menyampaikan informasi. Intinya adalah mengelola relasi. Kalau seseorang bahkan secara implisit tidak bisa merasakan nuansa seperti ini, akan sulit baginya menjadi manajer. Topik pembahasan yang sebenarnya itu sekunder. Rapat dipakai untuk menegaskan hierarki, mendeteksi loyalitas atau gejala pembangkangan, mempererat ikatan, atau meredam benturan. Itulah sebabnya orang yang benar-benar bekerja membenci rapat, sementara orang yang berorientasi karier justru menyukainya. Memang aku melebih-lebihkan, tapi sengaja supaya jelas. Dan ada situasi yang lebih parah dari ini. Ada juga manajer yang benar-benar mengadakan rapat karena bosan. Bahkan sebelum naik mobil untuk berangkat rapat, mereka sudah menelepon seseorang untuk “update singkat”
  • “Sebagian besar rapat terjadi karena tulisan yang buruk” bukanlah seluruh ceritanya. Ada orang-orang yang memang tidak akan bicara apa pun sampai ditanya langsung. Baru ketika ditanya statusnya dalam rapat, mereka bilang “saya mentok di X”, padahal sebenarnya sudah buntu selama dua hari. Saat ditanya kenapa tidak minta bantuan saja, jawabannya karena ragu-ragu. Rapat juga bisa jadi lingkungan yang membuat orang-orang seperti ini akhirnya bicara
  • Dulu aku mengira rapat kantor punya kepadatan informasi yang rendah. Tapi setelah pertama kali mengalami pertemuan orang tua murid di taman kanak-kanak, pikiranku berubah. Selama 2 jam 30 menit isinya cuma keluhan tak penting, tanpa keputusan berarti atau informasi berguna. Sekarang bahkan saat menyiapkan pesta orang tua murid pun, untuk hal yang seharusnya bisa selesai cepat, sudah berhari-hari isinya cuma Skype, WhatsApp, dan keributan
  • Perbedaan antara eksekutif yang pandai meninggalkan jejak tertulis dan yang sama sekali tidak meninggalkannya itu benar-benar sangat besar. Yang mengejutkan, sering kali justru orang yang hampir tidak pernah meninggalkan memo apa pun yang dianggap sebagai standar. Dalam pengalamanku, eksekutif seperti ini sangat terkait dengan perilaku organisasi yang beracun. Aku tidak paham kenapa begitu banyak pimpinan puncak membiarkan gaya seperti ini
  • Aku juga sudah mengalami banyak rapat yang tidak berguna. Untungnya di sebagian besar tempat kerja, rapat semacam itu banyak dikurangi. Hanya ada satu pengecualian dan itu sangat parah. Sekarang, karena ada AI note taker, bahkan rapat yang bagus pun bisa berubah jadi buang-buang waktu. Kalau bot pencatat AI masuk ke rapat, orang-orang jadi tidak aktif bertanya saat rapat berlangsung, lalu justru mengajukan pertanyaan yang sama lagi 3 jam kemudian. Semua orang tahu kalimat “rapat ini sebenarnya bisa lewat email saja”, tapi sedikit yang sadar bahwa kebalikannya juga benar: “pertukaran email puluhan kali selama 3 hari yang cuma menghabiskan waktu itu sebenarnya bisa selesai dalam satu rapat 30 menit”. Akar masalahnya adalah budaya ketika individu berusaha membuat pekerjaannya sepenuhnya asinkron lalu memaksa semua orang lain menyesuaikan diri

• Pasti ada orang di jajaran manajemen yang melihat fenomena ini dan berpikir “pegawai tidak ikut rapat dan santai-santai saja (jangan-jangan malah main Mario Kart?)”. Padahal dalam kenyataannya, mereka sering juga dinilai dari kehadiran rapat, dan kalau waktu rapat itu pun diambil, mereka malah harus menyesuaikan diri dengan “jadwal yang tidak masuk akal”, jadi makin terdesak waktu. Pada akhirnya mereka cuma sedang berusaha mencuri waktu untuk mengerjakan hal yang benar-benar penting. Jadinya situasinya aneh: rapat ditinggalkan, tenggat tetap harus dipenuhi

  • Karena para manajer sendiri pernah mengalami kontradiksi ini secara langsung, kebanyakan sangat setuju bahwa ada banyak rapat yang dikelola dengan buruk. Tapi ada situasi canggung juga ketika engineer yang tidak hadir rapat datang sebulan kemudian dan bertanya, “keputusan produk penting itu kok bisa diambil begitu?” Sulit juga menjawabnya hanya dengan bilang, ya karena kamu tidak datang ke rapat
  • Sering terlihat di ruang rapat banyak orang hanya menatap laptop dan hampir tidak bicara sepanjang rapat. Secara praktik mereka cuma melakukan pekerjaan masing-masing sambil sesekali kontak mata. Aku juga tidak yakin efektivitasnya. Sekarang aku sudah tidak peduli. Kalau sedang di kantor, 100% berpura-pura sedang bekerja sambil cari-cari rencana liburan. Kalau kerja dari rumah, laptop nyala sementara aku menyiapkan makanan di dapur. Rasanya seperti membuang hidup
  • Para pemimpin senior yang kukenal justru berorientasi pada hasil, dan sadar bahwa memaksakan tingkat partisipasi rapat hanyalah pertunjukan performa manajer menengah. Selama hasilnya ada, baik pegawai maupun manajer sama-sama menang
  • Menurutku ini justru bukti bahwa jauh lebih banyak kasus ketika rapat memang tidak memberi nilai nyata bagi pesertanya. Aku sering melihat penyelenggara mengobrol atau mengulur-ulur waktu hanya demi mencocokkan jadwal yang sudah dibuat. Ada juga orang yang sekadar ingin memenuhi slot kalender
  • Tipe eksekutif atau manajer yang dulu terobsesi dengan keharusan hadir fisik di kantor adalah tipe yang sama dengan yang terobsesi pada rapat seperti ini

• Perusahaanku mulai memakai AI note taker bahkan untuk wawancara. Jujur aku tidak terlalu percaya, tapi terpaksa memakainya. Yang mengejutkan, alat itu mencatat terlalu banyak hal. Ratusan bullet point bermunculan, dan akhirnya membacanya ulang justru lebih melelahkan. Selain itu, karena pelafalan kandidat atau masalah audio, banyak isinya juga salah. Pada dasarnya pekerjaan memasukkan catatan memang hilang, tapi merangkum kesan pribadiku tetap saja harus kutulis ulang sendiri. Secara praktis aku hampir tidak merasakan nilainya. Yang tersisa cuma kesan wow yang tidak terlalu berguna

  • Rasanya seperti meniru pekerjaan manusia tapi hanya memperpanjangnya secara mekanis dengan pengulangan. Tidak ada intuisi khas manusia untuk mengambil inti dan menyaring hal-hal yang tidak perlu

• Semua orang di sini bilang “menulis > berbicara”, tapi fakta pentingnya adalah lebih dari 80% populasi, dan mungkin juga banyak software engineer, benar-benar tidak suka membaca dan menulis. Membaca dianggap seperti PR, dan saat kuliah pun banyak yang terakhir membaca buku hanya versi ringkasannya. Menulis bagi mereka cuma soal memenuhi jumlah kata, bukan sarana komunikasi. Kalau melihat deretan kalimat, mereka tidak peduli isinya, cuma menunggu itu selesai. Itulah kenyataannya. Itulah sebabnya chatGPT dilatih merangkum jadi bullet point, dan orang-orang terobsesi pada PowerPoint. Sangat banyak orang yang benar-benar takut hanya melihat satu paragraf. Dan karena mereka adalah rekan kerja kita, pada akhirnya cara berkomunikasi pun harus disesuaikan

  • Kalau mau melihatnya dengan lebih murah hati, mungkin bukan karena orang membenci menulis dan membaca, melainkan karena di kantor mereka sudah terlalu jenuh dengan baca-tulis. Email, catatan rapat, presentasi, pesan tanpa akhir, ditambah kode dan berbagai dokumen. Semua orang bosan dan lelah. Karena itu ada juga pemikiran bahwa penulisan harus dibuat lebih ringkas dan mendorong orang berpikir. Ada harapan AI bisa berkontribusi ke arah itu
  • Menulis berguna untuk merapikan pikiran dan memaksa struktur linear, sedangkan berbicara memungkinkan eksplorasi ide yang masih mentah dengan lebih bebas. Keduanya punya peran yang sama-sama dibutuhkan dalam kolaborasi. Aku sendiri juga sering mengantuk dalam rapat tak berguna yang tanpa konteks dan hanya mengisi kursi peserta. Ringkasan AI mungkin akan sama saja. Untuk rapat yang tidak berguna, dua-duanya tidak menolong
  • Buatku justru mendengar dan berbicara terasa seperti PR. Dan kebanyakan orang juga tidak pandai melakukannya. Menurutku membaca, menulis, mendengar, dan berbicara masing-masing punya konteks yang berguna. Orang yang tidak suka membaca cuma menunggu cepat selesai; kalau mereka juga tidak suka mendengar, dalam percakapan pun mereka cuma pura-pura menyimak dan tidak ada yang tertinggal. Tulisan punya keunggulan karena bisa dirujuk kembali kapan saja. Juga lebih kecil kemungkinan maknanya terdistorsi seperti permainan telepon rusak
  • Aku setuju bahwa menulis lebih baik daripada berbicara, tapi dalam cara yang kusukai. Catatan rapat jauh lebih baik kalau kutulis sendiri. Dibanding AI yang bikin repot karena salah nama atau keyword, kalau aku sendiri yang salah setidaknya aku bisa bertanggung jawab. Kalau beberapa orang menandai dokumen sambil mencatat secara real-time, kolaborasi rapat, konteks, dan suasananya juga lebih tertangkap. AI mungkin kuat di pekerjaan berulang yang sederhana, tapi bagiku mencatat rapat tidak terlalu membosankan

• Dalam pengalamanku, sebagian besar rapat pada dasarnya adalah “presentasi”. Suasananya seperti dipaksa menonton video secara langsung. Padahal sebenarnya sejak awal informasi itu bisa saja dilihat belakangan secara asinkron, tetapi karena kebiasaan, semua orang dipanggil agar tepuk tangan dan memberi reaksi dalam situasi yang aneh

  • Di perusahaan lamaku yang dulu aku dirikan, kami berusaha mengundang hanya sedikit orang yang benar-benar diperlukan ke rapat. Tapi begitu undangannya beredar, orang lain merasa tersinggung dan bertanya “kenapa aku tidak diajak?”, lalu rapat berisi 4 orang membengkak jadi 15 orang. Banyak dari mereka sebenarnya tidak terlalu terkait atau pembahasannya masih terlalu awal sehingga mereka tidak perlu ikut, tapi kalau tidak diundang mereka tersinggung, dan setelah datang malah bilang rapatnya terlalu banyak. Menjengkelkan
  • Bukan cuma soal kebiasaan, ada juga motivasi untuk membentuk pemahaman bersama dan kesan bahwa semua orang menerima informasi yang sama
  • Seperti yang dibagikan wartawan dalam contoh itu, masalahnya tidak selalu sekadar presentasi. Bahkan dalam beberapa wawancara, ada orang yang hanya mengirim AI note taker dan dirinya sendiri sama sekali tidak muncul di wawancara. Harusnya dibatalkan saja, aku benar-benar tidak paham. Secara umum, orang perlu lebih sering menyorot rapat yang tidak berguna, manusia yang tidak fokus, dan peserta yang hadir tanpa substansi karena multitasking. Kalau aku fasilitatornya, saat terlihat orang tidak fokus atau keterlibatannya rendah, aku akan jujur bertanya apakah ini masih bernilai, lalu kalau tidak perlu akan langsung dihentikan, diganti agenda yang lebih baik, diproses asinkron, atau tidak dilakukan sama sekali. Kalau sudah tidak bernilai, jangan buang waktu
  • Aku pernah langsung melihat seorang VP melakukan presentasi gladi resik untuk para eksekutif. Presentasinya adalah “semua metrik hijau”, tapi keesokan harinya diumumkan PHK dan restrukturisasi
  • Standup meeting juga akhirnya cuma jadi mini presentasi bergiliran, tiap orang mengatakan satu kalimat tentang pekerjaannya tanpa diskusi. Tim yang cukup mengunggah status secara asinkron di Slack, atau bicara hanya antar rekan jika perlu, tingkat kepuasannya jauh lebih tinggi

• Gejala khas rapat yang benar-benar buruk adalah ketika penyampaian informasi itu sendiri menjadi tujuan rapat. Padahal kalau informasinya dibagikan lebih dulu dan rapat dipakai murni untuk kolaborasi dan pemecahan masalah, waktu jadi hemat dan AI note taker pun tidak terlalu diperlukan. Prinsipku adalah “no agenda, no attenda”. Di era kerja remote, rapat maraton yang panjang tanpa agenda yang jelas jadi terlalu sering terjadi dan itu puncak ketidakefisienan

  • Aku sudah menjalankan prinsip ini (no agenda, no attenda) selama 3 tahun. Memang ada yang menerimanya secara defensif, tapi kalau benar-benar dijalankan, kualitas rapat mana pun pasti naik. Tim yang benar-benar bagus tidak menghabiskan 1 jam penuh, fokus sepenuhnya pada isi, lalu setelah selesai langsung merangkum catatan inti; efisien sekali
  • Rapat besar beruntun seperti itu, pemborosan waktu tanpa tujuan dan rencana, sudah merajalela bahkan di era kantor 20 tahun lalu
  • Ungkapan no agenda, no attenda itu bagus sekali
  • Rapat buruk seperti ini justru lebih parah pada masa tatap muka dulu dibanding sekarang

• Benar-benar mimpi buruk. Sepanjang minggu penuh rapat yang definisinya pun tidak jelas, dan semua orang melakukannya demi menyelamatkan diri sendiri. Sekarang bahkan mereka tidak hadir pun, cukup disubstitusi dengan ringkasan AI. Kalau ditulis sebagai prompt yang sebenarnya, mungkin bunyinya seperti: “beri tahu aku kalau ini berdampak padaku, dan kalau ada yang harus kulakukan demi melindungi posisiku, beri tahu juga.” Prinsipku jelas. Rapat itu untuk pengambilan keputusan, dan hanya para pihak yang terkait dengan keputusan itu yang hadir. Agenda dan poin utama dibagikan lebih dulu, dan waktu dipakai hanya untuk keputusan. Kalau butuh 10 menit, ya rapatnya 10 menit. Ngobrol santai, ajang keakraban, presentasi, pelaporan, brainstorming, dan sebagainya dilakukan terpisah dengan label yang jelas. Acara dan kehadiran juga harus punya alasan yang jelas. Aturan seperti ini berjalan sangat baik. CC email yang tidak perlu juga diblok sejak awal; kalau tidak ada permintaan atau jawaban yang dibutuhkan, jangan CC, supaya waktu kerja tanpa gangguan tetap terjaga. Tapi kalau ada lapisan manajer tidak kompeten yang membuat prinsip-prinsip seperti ini mustahil dijalankan, rasanya benar-benar menyedihkan

• Jadi teringat film Real Genius. Para mahasiswa cuma menaruh alat perekam di ruang kuliah, lalu belakangan bahkan profesornya juga cuma memutar rekaman kuliah. Strukturnya aneh sekali. Cuplikan adegan ikoniknya di YouTube

• Akhir-akhir ini aku serius memakai alat AI note taking, dan secara pribadi kurasa memang sangat berguna. Cukup buat akun, lalu robot akan otomatis ikut rapat dan mencatat hampir semuanya. Ini sangat efektif terutama ketika orang-orang dengan latar belakang dan pengucapan yang beragam berkumpul bersama. Rasanya seperti sudah menyelamatkanku ribuan kali. Bahkan hanya dengan melihat ringkasannya atau catatan rapat lengkapnya, rasanya jauh lebih efisien daripada ikut langsung