Cara Menyelamatkan Organisasi yang Kelebihan Beban [Artikel terjemahan]

Masalah yang Dialami Organisasi yang Kelebihan Beban

1. Karena terlalu banyak pekerjaan (tasks) dan gangguan yang terus-menerus (interruptions), lebih banyak waktu habis untuk mengubah prioritas daripada menyelesaikan pekerjaan.
2. Proyek dan pengiriman tertunda, lalu seluruh organisasi masuk ke lingkaran setan kepanikan.
3. Banyak penelitian menunjukkan bahwa ‘kelebihan beban kerja’ berdampak negatif pada kinerja individu maupun organisasi.
4. Stres berlebihan → kemampuan bekerja dan kemampuan belajar menurun.

Penyebab dan Kesalahpahaman tentang Kelebihan Beban di Dalam Organisasi

• Dalam riset psikologi dan manajemen, manusia menunjukkan performa terbaik saat mengerjakan "tugas yang sedikit lebih menantang daripada kemampuan saat ini", tetapi
• di lapangan, volume kerja sering diberikan jauh melebihi kemampuan.
• Penyebab kelebihan beban sering disalahpahami sekadar sebagai kekurangan tenaga kerja atau anggaran:
  • Namun kenyataannya, penyebab yang lebih penting adalah desain alur kerja.
  • Menambah personel saja tidak bisa menyelesaikan masalah, bahkan bisa menambah kekacauan sistem.

Risiko dan Inefisiensi dalam Kondisi Kelebihan Beban

• Saat kelebihan beban, frekuensi perubahan prioritas/peralihan tugas meningkat, sehingga produktivitas turun dan rasa frustrasi bertambah.
• Di dalam organisasi, pola ‘penanganan darurat (expediting)’ berulang terus, sehingga alur kerja secara keseluruhan makin tersumbat.
• Di lingkungan produksi (manufaktur di masa lalu), cara seperti ini sudah ditinggalkan, tetapi di lingkungan kerja berbasis pengetahuan masih tetap ada.
• Tindakan yang menciptakan inefisiensi, seperti menghubungi rekan kerja secara langsung atau menyela pekerjaan, menjadi lebih sering terjadi.

Pentingnya Mengendalikan Alur Kerja

1. Desain kerja harus bersifat ‘dinamis (dynamic)’ agar dapat merespons perubahan dengan cepat.
2. Dalam kondisi kelebihan beban, sistem menjadi lambat dan kecepatan pemrosesan menurun.
3. Analogi arus lalu lintas di jalan tol: semakin banyak kendaraan (pekerjaan), produktivitas keseluruhan↓, waktu pemrosesan↑, dan kemacetan terjadi.
4. Lonjakan pekerjaan mendesak → pekerjaan lain ikut tertunda → lingkaran setan berlanjut.

Arah Solusi dan Panduan Tindakan

• Terapkan ‘prinsip pengendalian alur kerja’:
  1. Kelola situasi pekerjaan secara visual (visual management).
  2. Pantau waktu yang dibutuhkan hingga pekerjaan selesai (cycle time).
  3. Periksa apakah personel kunci mengalami kelebihan beban.
• Menemukan dan mengatasi bottleneck adalah inti:
  • Analisis secara terfokus bagian yang berulang kali macet, tahap pengujian, dan sebagainya.
  • Saat terjadi kelebihan beban total, lakukan pemeriksaan dan perbaikan secara terbalik dari pelanggan → per proses.
• ‘Volume kerja yang tepat’ harus terus diamati dan disesuaikan.