Bagaimana Anda menyortir, memfilter, dan mengelola surel internet?

• Fokus utamanya adalah alur kerja pengarsipan dan pengelolaan surel internet bagi pengguna yang berlangganan banyak mailing list dan meninjau banyak patch
• Khususnya pertanyaan ini ditujukan kepada pengguna Lobsters yang bergabung dalam 20 mailing list dan mereka yang meninjau banyak patch
• Menanyakan apakah ada alur kerja khusus untuk menangani arsip dan label
• Menanyakan alat yang sangat membantu, dengan syarat jika memungkinkan lebih memilih alat FOSS
• Contoh spesifiknya adalah apakah menggunakan alat seperti skrip Sieve

[GN⁺]

Pendapat di Lobste.rs

• Sangat menyukai Sieve
  Di Roundcube juga ada plugin yang memungkinkan mengedit Sieve lewat GUI di WebUI, jadi bagus untuk mempelajari fitur bahasa Sieve, dan kalau perlu file skripnya juga bisa diedit langsung
  Biasanya mendaftar di setiap situs dengan alamat email per domain agar mudah difilter, misalnya seperti [e-mail]

  if address :localpart :is "to" ["lobsters"]  
  {  
    fileinto "Social";  
    stop;  
  }  
  

  Tidak menggunakan mailing list, tetapi kalau mencobanya mungkin akan membuat satu inbox per daftar, lalu mengelompokkannya per thread di klien email dan hanya menampilkan pesan yang belum dibaca
  Untuk spam, aturan dasar seperti memeriksa apakah isi pesan mengandung frasa seperti "my salacious friend" dan menolak inbox umum seperti info@ sudah cukup selama lebih dari 6 tahun, dan karena aturan manualnya cuma 6, untuk penggunaan pribadi terasa tidak ada alasan berinvestasi pada solusi machine learning seperti rspamd

• Kadang mengganti klien email, tetapi selama beberapa tahun alur kerja pengambilan-filtering hampir tidak berubah
  Saat ini sedang mengevaluasi Gnus setelah lama memakai mutt; email diambil dari server penyedia dengan mpop, dipipe ke maildrop, lalu disimpan ke salah satu dari beberapa folder maildir di direktori email lokal
  Folder tujuan ditentukan oleh skrip besar bernama .mailfilter, dan mailing list terutama dicocokkan lewat header List-Id. Selama bertahun-tahun berlangganan daftar, belum pernah melihat mailing list yang tidak menetapkan header RFC2919 ini
  Email pribadi umumnya difilter berdasarkan header From, dan spam ditangani sangat baik oleh penyedia sehingga tidak ada aturan khusus; hanya beberapa kali setahun ada yang masuk ke inbox dan tinggal dihapus manual
  Cara ini hampir sama dengan alur klasik berbasis procmail, tetapi memakai maildrop sebagai pengganti procmail. Waktu itu melihat tulisan bahwa procmail tidak dipelihara lagi, lalu mencari alternatif dan memilih maildrop, yang merupakan bagian dari Courier MTA tetapi juga bisa dipakai secara mandiri
  Kelebihan penyimpanan email lokal berbasis maildir adalah banyak klien email ringan, atau dalam istilah email MUA, bisa dipasang ke struktur direktori maildir yang sama tanpa masalah
  Konfigurasi ini sangat memuaskan dan kegunaannya sudah terbukti selama beberapa tahun. Kekhawatiran terbesar sekarang adalah tren penyedia email yang hanya membuka antarmuka webmail dan bahkan tidak lagi menyediakan POP3 atau IMAP. Di tempat kerja saat ini pertarungan itu sudah kalah, dan memakai MS Exchange on-premises dengan webmail sebagai satu-satunya cara membaca email itu mengerikan

  • Universitas tempat bekerja sekarang memiliki hampir 50 ribu pengguna terdaftar, tetapi tidak mendukung POP3, IMAP, maupun aplikasi autentikasi modern berbasis OAuth
    Hanya webmail, Outlook, atau tidak sama sekali. Terlepas dari tingkat dukungannya, fakta bahwa mereka secara aktif memilih untuk sama sekali tidak mengizinkan klien lain terasa seperti penghinaan terhadap media email itu sendiri
    Bisa saja orang berkata, “kalau cukup banyak orang memakainya, pada akhirnya mereka harus mendukung klien email lain,” tetapi justru itulah intinya. Harusnya bisa memakai cara yang lebih baik daripada webmail dan Outlook

• Dulu mengelola sendiri server email dan server IMAP, dan teman-teman bahkan meng-host backup MX, tetapi akhirnya pindah ke Fastmail demi menyederhanakan hidup
  Email ditata dengan skrip Sieve dan Sieve melalui “filters and rules” milik Fastmail, lalu diambil ke maildir pada perangkat pribadi dengan isync/mbsync
  Di akhir bulan dirapikan secara manual, dan folder dengan sedikit email diarsipkan tiap 6 bulan atau tiap tahun ke archive/<folder>-YYYYMM. Arsip juga disinkronkan secara lokal dan semuanya dibackup, tetapi masih belum ada cara yang bagus untuk review patch

• Mengelola sendiri server email sampai 2020, lalu menyerah karena volume spam masuk yang terus berubah dan berlangganan Fastmail
  Fastmail, kalau dibilang baik-baik, terasa seperti Squirrelmail yang dibuat lebih mewah. Menggunakan fitur Mail filtering mereka untuk memfilter, misalnya mengirim penerima tertentu ke folder tertentu
  Terlepas dari penyedianya, memakai struktur arsip sederhana yang mudah dimuat ke klien email mana pun. Caranya adalah satu folder per tahun, jadi ada folder seperti 2025, 2024, 2023, dan setiap folder berisi kira-kira seribu email
  Saat tahun baru dimulai, email tahun 2026 yang ada di folder Archive dipindahkan ke folder 2026 yang baru. Saat mencari email, hanya dengan melihat foldernya saja sudah bisa terasa apakah itu dari dalam setahun terakhir atau dari 8 tahun lalu, jadi lebih mudah ditemukan

• Menggunakan imapfilter dan imap_tools

• Memakai urutan Postfix → spfpolicyd → https://github.com/fazalmajid/gtldmilter → Procmail
  Tahu bahwa seharusnya memakai Sieve. Untuk kasus khusus juga pernah menulis pemroses email kustom seperti https://github.com/Dirac-Software/mailsink
  Seperti kata Cal Newport, email yang tidak terstruktur seharusnya tidak dipakai untuk alur kerja berulang, dan sangat tidak suka alur kerja berbasis email sehingga cenderung menghindarinya. Karena itu, secara umum setuju dengan tujuan SourceHut, tetapi tidak mempertimbangkannya

• Dulu memakai procmail lalu pindah ke Sieve, dan beberapa tahun terakhir menggunakan skrip penandaan notmuch
  Bagian penandaan ini yang benar-benar menjadi sangat kuat. Tag sementara bisa dipasang pada thread sambil mempertahankan tag-tag lainnya, dan email bisa dilihat dengan banyak cara berbeda tergantung apa yang ingin dilakukan atau ingin dicari
  Jika digabungkan dengan domain email catchall dan mendaftar ke setiap daftar maupun layanan dengan alamat unik, filtering dan penandaan jadi sangat mudah

• Sedikit pertanyaan sampingan, tapi penasaran semua orang pakai apa untuk server email keluar
  Saat ini saya mengoperasikan server email sendiri di DigitalOcean dan sudah mengatur DKIM/SPF/DMARC, tetapi pengiriman email masih agak tidak stabil
  Saya ingin membayar layanan seperti Proton Mail dan memakainya sebagai relay, jadi butuh rekomendasi

  • Awalnya saya mau memakai tier gratis SMTP2GO, tetapi akhirnya beralih ke Postfix + Dovecot biasa
    Dulu pernah ada diskusi email setups di sini, jadi mungkin bisa menemukan satu-dua rekomendasi di sana
  • Saya pernah memakai Postfix dan Dovecot, tetapi sudah lebih dari 5 tahun tidak mengelola server sendiri, jadi saya tidak terlalu tahu apa standar saat ini
    Tepat sebelum benar-benar berhenti meng-host server email sendiri, saya sempat melihat-lihat Roundcube untuk mencoba membuat pengalamannya lebih baik, lalu menemukan Fastmail dan langsung melepas semuanya
  • Pilihan lain adalah meninggalkan DigitalOcean
    Reputasinya buruk karena upaya mereka untuk menghindari spammer tidak cukup memadai. Saya suka Panix; secara default mereka memblokir port keluar 25, tetapi akan membukanya jika diminta, dan jika Anda pelanggan, Anda juga bisa memakai server email keluar mereka sebagai relay. Saya belum pernah mengalami masalah pengiriman
  • OpenSMTPD jauh lebih mudah dikonfigurasi daripada alternatif lain, jadi menurut saya ini titik tengah yang pas untuk smtpd pribadi
    Seperti yang sudah disebutkan, DigitalOcean bukan pilihan yang bagus untuk server email

• Dulu saya menulis skrip Sieve sederhana yang menaruh email dengan header List-ID ke folder masing-masing. Jika foldernya belum ada, folder akan dibuat: https://gist.github.com/epilys/bf190ffb0147aa5ab863f7fa886a27da
  Kekurangannya adalah nilai List-ID pada beberapa newsletter berupa nilai yang sulit dibaca manusia, mirip UUID

• Saya memakai Thunderbird
  Untuk arsip, fitur pengarsipan bawaan sudah cukup. Sepanjang yang saya tahu, email disimpan ke disk sebagai file teks. Anda bisa mengatur metode pengarsipan seperti folder per tahun atau folder per tahun+bulan
  Awalnya saya melakukan itu, tetapi akhirnya saya membiarkan arsip mencerminkan struktur folder akun email apa adanya
  Untuk mailing list, header List-Id adalah yang terbaik. Berdasarkan itu, saya mengirim email ke direktori tertentu. Untuk label, Thunderbird memang mendukung tag, tetapi saya tidak memakainya; folder tujuan saja sudah cukup
  Saya tidak banyak meninjau patch lewat email, tetapi pernah sedikit memakai SourceHut, yang memperlakukan alur kerja email sebagai fitur kelas satu
  Thunderbird punya sistem pemfilteran sisi klien sendiri, dan karena perangkat utama saya pada praktiknya hampir selalu menyala, itu cocok sekali. Seiring waktu, terkumpul puluhan filter yang memindahkan email berdasarkan domain, biasanya top-level domain, atau header List-Id dari daftar email
  Namun, untuk sinkronisasi Thunderbird, praktis hampir tidak ada apa-apa di semua aspek: arsip, email, pengaturan, filter, dan hampir semuanya
  Memang sedang dikerjakan, tetapi terakhir kali saya cek, fokusnya masih pada memodernisasi dan menyatukan backend codebase yang merupakan hasil rekayasa ala zaman Wild West selama lebih dari 20 tahun. Setiap kontributor membuat caranya sendiri dengan SQLite, teks biasa, file JSON, database mork, dan sebagainya, jadi ya semoga beruntung saja :D