Membangun tim yang bahagia dan produktif dengan menggunakan deadline secara efektif

Deadline yang ditetapkan divisi bisnis belakangan ini hampir tidak punya makna. Merilis software sudah terlalu mudah, sehingga biaya untuk setiap rilis menjadi sangat kecil.

Selain event penting yang spesifik per domain (misalnya musim penerimaan siswa untuk pendidikan, musim liga untuk olahraga, Black Friday untuk e-commerce, dan sebagainya), hampir semua deadline adalah ilusi. Berasal dari rasa takut dan kecemasan, dari urgensi palsu (false urgency).

Sebaliknya, jika memang ada sesuatu yang benar-benar mendesak bagi tim, dan manfaat dari menepati deadline itu besar, maka deadline boleh ditetapkan. Tapi tidak berhenti hanya dengan menetapkannya. Agar semua anggota tim bekerja dalam mode yang sama, harus ada sinkronisasi yang kuat tentang mengapa menepati deadline ini penting. Misalnya, bahkan percakapan yang tidak nyaman seperti dana hasil pendanaan yang mulai menipis pun perlu dilakukan.

Karena itu, tidak baik menggunakan deadline sebagai cambuk motivasi. Ada dua cara besar untuk menggunakan deadline dengan baik.

1. Gunakan sebagai batasan yang membantu memunculkan kreativitas

• Saat diberi batasan, kreativitas yang sesuai dengan situasi itu, atau untuk mengatasinya, justru sering muncul dengan baik. Terutama pada tahap awal saat mencari product-market fit, deadline sangat membantu mencegah perencanaan dan desain yang berlebihan.

• Contoh lain, dari pengalaman memimpin tim pengembangan infrastruktur, deadline juga berguna.

  • Pekerjaan pengembangan infrastruktur membutuhkan waktu jauh lebih lama dibanding pekerjaan pengembangan produk pada umumnya, ada jauh lebih banyak hal yang harus ditunjukkan untuk membuktikan nilainya, dan sering kali juga membuka kemungkinan di luar niat awal. Karena itu, pekerjaan infrastruktur sulit dianalisis dari sisi cost-effectiveness.

  • Akibatnya, banyak tim infrastruktur kesulitan meyakinkan lead mereka tentang urgensi pekerjaan seperti menulis ulang seluruh platform selama dua tahun. Tentu saja, pekerjaan seperti ini hampir selalu tidak praktis.

  • Karena itu, saya menetapkan deadline agar tim menunjukkan demo setiap 6 minggu sekali. Tidak harus menampilkan sesuatu yang sepenuhnya berfungsi, tetapi setidaknya dibuat sampai pada level yang bisa menumbuhkan kepercayaan bahwa kami berada di jalur yang benar.

2. Gunakan sebagai alat untuk mengelola "giving"

• Ada tiga jenis orang di dunia.

  • giver membantu orang lain tanpa mempertimbangkan keuntungan pribadi

  • taker ingin mengambil keuntungan tanpa memikirkan orang lain

  • matcher berada di tengah-tengah. Setelah take, mereka ingin give, dan setelah give, mereka ingin take.

• Jika karyawan diurutkan berdasarkan performa di perusahaan, ada banyak giver berperforma tinggi, tetapi juga banyak giver berperforma rendah.

• Saat melihat apa yang membuat perbedaan ini, ternyata top giver tahu cara mengelola giving: kapan harus give, dan kapan harus fokus pada pekerjaan sendiri. Di sini deadline menjadi alat yang berguna.

• Sebagian besar dari kita ingin bekerja dengan giver, dan organisasi yang memiliki banyak giver juga memiliki tingkat perpindahan kerja yang lebih rendah. Dalam organisasi seperti ini, penting untuk mengelola agar para giver tidak menjadi performer rendah, dan deadline bisa digunakan sebagai alat itu

[wonderer]

Untuk poin nomor 1, saya pribadi agak berpandangan negatif. Menurut saya, kreativitas bukan muncul karena tenggat waktu ditetapkan, melainkan karena ada kemampuan untuk mengembangkan secara Lean sehingga kreativitas bisa muncul ketika ada tenggat waktu. Kalau ada organisasi yang berkata, "yah... demi memunculkan kreativitas kita coba pasang tenggat waktu," apakah kreativitas benar-benar akan muncul? Namun, kalau dipikirkan dalam konsep iterasi atau sprint, mungkin bisa dibilang mirip. Tapi bahkan untuk hal ini pun, saya belum pernah benar-benar melihat organisasi yang memanfaatkannya dengan baik...

[kwon5604]

Saya paham tentang giver / taker / matcher, tetapi ketika ini dikaitkan dengan deadline, saya masih belum begitu jelas mengapa hal itu membantu dalam penggunaan deadline...

Apakah maksudnya deadline sebaiknya digunakan sebagai alat untuk meningkatkan performa para giver yang berkinerja rendah dan mencegah mereka mengalami burnout?? Saya penasaran bagaimana orang lain memahaminya.

[kwon5604]

Setelah dibaca lebih detail, isinya jadi agak lebih bisa dipahami. Tapi tetap terasa sayang karena akan lebih mudah dipahami kalau ada contoh yang lebih konkret tentang penggunaan deadline sebagai metode

Ringkasan + opini

1. Ada 2 tipe giver

   • performer rendah

   • performer tinggi

2. Kalau melihat giver berperforma tinggi, mereka tahu cara mengelola kapan dan bagaimana melakukan giving (membantu orang lain)

3. Sebaliknya, giver berperforma rendah kurang baik dalam hal mengelola giving (membantu orang lain) dibanding giver berperforma tinggi (misalnya, terlalu sibuk membantu orang lain sampai pekerjaan sendiri jadi kurang terurus..)

4. Kebanyakan dari kita ingin bekerja dengan giver, dan organisasi yang punya banyak giver juga cenderung punya tingkat perpindahan kerja yang lebih rendah

   • organisasi yang baik punya banyak giver, dan organisasi perlu menjaga agar giver tetap banyak

5. Karena itu, para manajer perlu mempertahankan jumlah giver yang banyak, sambil membantu giver berperforma rendah agar bisa menjadi giver berperforma tinggi

   • kalau giver memang banyak, tentu lebih baik kalau yang banyak itu giver berperforma tinggi..

6. Sebagai caranya, deadline bisa dipakai sebagai alat

7. Di tulisan di atas memang tidak dijelaskan secara spesifik bagaimana cara memakainya, tapi kalau menebak dari isi tulisannya

   • ketika tugas diberikan tanpa deadline, giver berperforma rendah kemungkinan besar akan fokus pada giving itu sendiri dan jadi lebih berisiko tidak menyelesaikan pekerjaannya dengan baik, karena kemampuan mereka mengelola giving milik sendiri relatif lebih rendah dibanding performer tinggi (sebagai premis)
   • untuk mencegah itu, jika di level manajer deadline ditetapkan dengan jelas dan diberi panduan, maka dari sudut pandang giver berperforma rendah, mereka tetap harus melakukan giving tetapi juga harus menyelesaikan pekerjaan sendiri sesuai deadline, sehingga mereka mau tidak mau perlu mengelola jadwal dengan cara menetapkan prioritas sendiri, membuat checklist, dan sebagainya
   • kalau proses seperti ini diulang terus, giver berperforma rendah bisa dibentuk agar mampu mengelola giving mereka sendiri dengan baik seperti giver berperforma tinggi

Kurang lebih saya membayangkannya seperti itu

Saya juga penasaran bagaimana pendapat yang lain soal poin nomor 7 ini hehe :)

[wonderer]

Sepertinya saya jadi membandingkannya dengan kasus yang pernah saya alami. Di tim saya ada seorang anggota yang sangat bersemangat. Orang ini sangat suka membantu orang lain dan penuh energi, jadi sering memulai banyak hal. Masalahnya, karena itu dia kadang berjalan terlalu jauh sendirian atau pekerjaannya membesar secara berlebihan. Akhirnya, banyak hal yang tidak selesai dengan baik atau yang dibuat malah jadi tidak berguna, sehingga situasi di mana hasilnya tidak sebanding dengan energi dan waktu yang sudah dicurahkan terus berulang. Saya rasa ini bukan masalah yang bisa diselesaikan hanya dengan deadline, tetapi secara pribadi saya memang sempat memikirkan bagaimana energi seperti ini bisa diarahkan ke jalur yang tepat, dan rasanya ini cukup bisa menjadi bahan referensi.

[spilist2]

Saya juga memikirkan hal yang mirip untuk poin 7. Rasanya bukan berarti deadline itu sendiri yang menjadi inti, melainkan lebih dekat ke mengelola pekerjaan agar para giver bisa menghasilkan kinerja dalam tugas mereka tepat waktu.

Saya belum sempat menontonnya, tetapi karena ada video yang lebih panjang tentang giver/taker/matcher, saya ingin melihat apakah ada petunjuk tambahan di sana. (Meski mungkin membaca bukunya akan lebih cepat) https://www.youtube.com/watch?v=-egUK2zaZlo

[roxie]

Saya kurang bisa merasakan dengan jelas apa bedanya poin 1 dengan metodologi agile yang umum. Mungkin karena saya cuma membaca ringkasannya..? Kalau ada yang bisa menambahkan sedikit penjelasan, saya akan sangat berterima kasih hehe

Bagi saya, poin 2 terasa sedikit lebih menyentuh. Ini tampaknya bisa menjadi titik awal yang baik untuk memberi skor pada giving. Pembahasan tentang giver, taker, dan matcher yang disebut di poin 2 bisa Anda lihat sedikit lebih detail di sini: https://www.youtube.com/watch?v=YyXRYgjQXX0. Ini adalah video TED yang mengulas hasil penelitian yang sangat menarik, bahwa orang dengan kinerja terendah di dalam organisasi juga seorang giver, dan orang dengan kinerja tertinggi juga seorang giver.

[spilist2]

Berkat Anda saya bisa menonton video yang bagus. Terima kasih atas perkenalannya. Akan lebih baik jika menonton video aslinya langsung, tetapi saya merangkumkannya untuk yang lain. https://www.youtube.com/watch?v=YyXRYgjQXX0

===

Meneliti 30 ribu orang. Insinyur, perawat, tenaga penjualan, dll.

• Distribusinya kira-kira giver 25, taker 19, matcher 56

Taker naik cepat dan hancur cepat

• Karena matcher banyak, strategi mata ganti mata membuat taker runtuh

Giver tersebar di kedua sisi, yaitu performer tinggi dan performer rendah. Giver dengan performa rendah seperti itu karena terlalu sibuk membantu orang lain sehingga tidak bisa mengerjakan pekerjaannya sendiri

Organisasi yang memiliki giver memiliki produktivitas dan tingkat kepuasan yang tinggi dalam banyak hal. Lalu bagaimana membuat organisasi tempat giver bisa menghasilkan kinerja tinggi dan diakui?

1. Jangan biarkan giver burnout

• Giver mudah lelah karena membantu orang lain. Mereka perlu dilindungi

• Jika ada orang yang cenderung membantu orang lain secara berlebihan, kita bisa memberi mereka prinsip. Misalnya, "bukan menjadi Mother Teresa, tapi cukup berbuat baik selama 5 menit".

2. Dorong permintaan bantuan. Budaya di mana menerima bantuan dari giver menjadi sesuatu yang bernilai.

• Jika permintaan yang masuk ditangani, giver bisa menghasilkan kinerja, menerima rasa terima kasih, dan menjadi bahagia

• Dan 75~90% giver saat ingin membantu memulainya dari "pertanyaan". Artinya banyak bantuan dimulai dari bertanya, jadi jika bertanya didorong, orang lain juga akan lebih mudah menjadi giver

• Tetapi biasanya orang tidak bertanya. Karena takut terlihat tidak kompeten, takut tidak bisa mengajukan pertanyaan yang bagus, atau karena orang lain terlihat sibuk sehingga tidak ingin membebani mereka, dll.

3. Jangan masukkan taker ke dalam tim, dan saring mereka. Jika satu taker masuk, beberapa giver akan pergi atau berhenti membantu.

• Matcher mengikuti suasana, jadi jika hanya taker yang disaring, budaya giver bisa dibangun

• Masalahnya, menyaring taker tidaklah mudah. Sesuatu yang disebut "agreeableness" memang merupakan sinyal baik untuk giver, tetapi taker juga bisa bersikap ramah dan giver juga bisa terlihat dingin

• Jangan terburu-buru menilai giver yang terlihat dingin sebagai taker. Mereka adalah orang yang menyampaikan umpan balik penting yang tidak ingin didengar siapa pun, tetapi perlu didengar semua orang

• Untuk menyaring taker yang ramah, pertanyaan yang sering saya gunakan saat wawancara adalah, "Sebutkan empat orang yang secara mendasar meningkatkan karier Anda."

• Biasanya taker terbiasa dijilat, jadi mereka menyebut nama orang yang punya pengaruh dan otoritas tinggi

• Biasanya giver lebih banyak menyebut nama orang-orang yang berada di lapisan bawah struktur kekuasaan

[budlebee]

Terima kasih atas ringkasannya.

Bukankah ungkapan yang lebih tepat adalah bahwa takers lebih mahir menjilat atasan daripada terbiasa dijilat (takers are great at kissing up)?

[spilist2]

Ah benar juga. Tadi maksudnya kissing up / kicking down.. terima kasih

[magicianwoo]

Terima kasih atas rangkumannya yang bagus.

[spilist2]

Sebenarnya poin nomor 2 juga terasa lebih mengena bagi saya. Hehe;

Saya menerima poin nomor 1 sebagai semacam model mental tentang dari sudut pandang apa seorang manajer sebaiknya melihat deadline saat menetapkannya. Kira-kira seperti, "akan lebih baik jika deadline dipandang bukan sebagai alat untuk mencambuk orang agar mengejar jadwal, melainkan sebagai alat yang membantu kita membuat pilihan yang lebih baik di dalam sumber daya yang terbatas"?

Teks aslinya juga tidak terlalu panjang, jadi... saya kurang yakin apakah ada implikasi yang lebih dalam. Kalau dipikir-pikir, mungkin ini juga hanya cara lain untuk mengungkapkan kelebihan dari "merilis dalam potongan-potongan kecil".

[roxie]

Sudah lama saya kepikiran lalu menonton lagi video tersebut, dan yang dikatakan mulai 8:20 benar-benar inti sarinya. "Jangan berpikir untuk merekrut giver, tapi berpikirlah untuk melepaskan taker." Menurut saya ini benar-benar perkataan yang sangat bagus.

[xguru]

Wah, ini tulisan yang bagus. Saya suka penjelasan tentang cara memanfaatkan deadline. Terima kasih atas ringkasannya!