Cara saya membuat 'buku catatan WTF' (2021)

Mengapa "catatan WTF" diperlukan

• Setiap kali bergabung dengan tim baru, buat halaman berjudul "WTF - [nama tim]" dan tulis semua situasi yang terasa "wtf" atau hal-hal yang ingin diubah
• Selama 2 minggu pertama, cukup catat saja. Jangan memberi tahu tim tentang hal-hal yang menurut Anda salah atau langsung mencoba melakukan perubahan
• Ini adalah salah satu teknik yang kuat untuk mendorong perubahan dalam tim dan mengelola diri sendiri

Menangani daftar WTF

• Setelah daftar cukup terisi, coret beberapa item dengan garis tengah
  • Jika ada alasan yang masuk akal
  • Jika tim sudah berupaya menyelesaikannya
  • Jika itu masalah yang tidak terlalu dipedulikan tim
  • Jika bisa diperbaiki dengan mudah
• Perbaiki sendiri hal-hal yang bisa diselesaikan dengan sederhana
• Setelah 2~3 minggu, bicarakan isu yang masih belum terselesaikan dengan anggota tim, lead tim, dan manajer
  • Tujuannya adalah membangun kredibilitas sebagai orang yang penasaran, berempati, sabar, dan menghormati keahlian rekan kerja
• Pahami penyebab munculnya masalah
  1. Tim tidak menyadarinya
  2. Tim sudah terbiasa dengannya
  3. Masalah itu muncul relatif baru-baru ini, tetapi menggantikan masalah sebelumnya yang lebih buruk
  4. Tim tidak tahu cara menyelesaikannya
  5. Pernah mencoba memperbaikinya di masa lalu, tetapi gagal
• Temukan 1~2 masalah yang sudah lama diperhatikan anggota tim dan bisa diselesaikan dengan mudah, lalu selesaikan bersama
  • Usulkan saat retrospektif, dan ajukan action item yang bisa langsung dicoba
  • Dengan begitu, Anda akan dipandang sebagai orang yang membantu menyelesaikan masalah anggota tim

Menangani masalah yang mendasar

• Secara bertahap dekati masalah mendasar yang selama ini enggan ditangani tim
  • Seperti kurangnya kemampuan teknis, masalah hubungan antarmanusia yang rumit, dan sebagainya
• Diskusikan daftar yang telah ditulis selama ini dengan manajer
  • Minta pendapat tentang bagian mana yang perlu difokuskan, dan apakah ada yang terlewat
  • Memunculkan respons positif dari manajer yang merasa berterima kasih karena anggota tim mengangkat hal-hal yang selama ini mereka khawatirkan
  • Bagikan kekhawatiran bersama dan cari solusi agar Anda dipandang sebagai rekan yang dapat diandalkan

Opini GN+

• Sikap yang menyelesaikan masalah tim satu per satu berdasarkan rasa memiliki tujuan bersama terasa mengesankan.
• Namun, tampaknya kemampuan analisis untuk menangkap inti masalah dengan tepat dan kemampuan komunikasi untuk berempati pada perasaan anggota tim adalah hal yang mutlak diperlukan.
• Perubahan sulit terjadi dalam semalam. Perlu terus berusaha, tetapi juga perlu ketenangan untuk tidak memaksakan diri atau terburu-buru.
• Tulisan yang penuh wawasan tentang cara beradaptasi di lingkungan yang asing sambil berkontribusi pada tim. Isinya tampak sangat membantu bagi karyawan baru.

[GN⁺]

Komentar Hacker News

Singkatnya:

• Saat menjadi anggota tim yang baru, pada awalnya sulit menilai kegunaan produk karena kita yang lama sudah terlalu terbiasa dengannya. Namun, masukan dari anggota tim baru yang punya sudut pandang segar sangat berharga.
• Dengan mengamati bagian yang menyulitkan anggota tim baru dan saat mereka meminta bantuan, kita bisa mendapatkan banyak insight.
• Jika berusaha menjadi orang yang selalu menyelesaikan masalah di dalam tim, hasilnya justru bisa jadi bumerang karena beban kerja dapat menjadi berlebihan.
• Menulis catatan kerja adalah kebiasaan yang baik, tetapi jika mencoba mengendalikan orang lain, kita justru bisa kehilangan kepercayaan.
• Saat beradaptasi dengan lingkungan baru, sebaiknya fokus pada observasi dan pertanyaan selama minggu pertama, lalu mencatat bukan hanya hal yang perlu diperbaiki tetapi juga bagian yang sudah berjalan dengan baik.
• Penting juga untuk tidak langsung mencoba memperbaiki masalah, melainkan meluangkan waktu untuk memahami mengapa hal itu bisa terjadi.
• Membuat file "Bagaimana cara melakukannya?" untuk mencatat cara menyelesaikan masalah dapat membantu pekerjaan.
• Saat bekerja bersama karyawan baru atau rekan yang menangani tugas yang belum familier, sebaiknya dorong mereka untuk membuat catatan. Orang yang tidak mencatat cenderung tidak bertahan lama.
• Untuk memprioritaskan hal-hal yang perlu ditingkatkan, dibutuhkan pemahaman dan kesepakatan dari manajer. Memaksakannya terlalu dini bisa berisiko.
• Ide biasanya tidak muncul saat dibutuhkan, jadi membiasakan diri mencatatnya lalu menanganinya satu per satu dapat membantu meningkatkan produktivitas.