- Karena tidak adanya sistem TI dan pengelolaan yang buruk, sebuah perusahaan keluarga mengalami krisis besar
- Setelah server dan sistem jaringan terpusat diperkenalkan, kontrol internal dan efisiensi pengelolaan data meningkat
- Sejumlah karyawan, khususnya orang dekat presiden direktur sebelumnya, menentang keras sistem baru dan mencoba menyingkirkan server
- Pada akhirnya terjadi insiden penghancuran server dan penghapusan data, tetapi data tetap terselamatkan berkat cadangan rahasia eksternal
- Di tengah perlawanan internal untuk menutupi kebenaran dan rasa tidak berdaya pemilik, masalah itu pada akhirnya tidak pernah benar-benar terselesaikan
Pendahuluan: Insiden yang Membawa Kembali Ingatan
- Enam belas tahun lalu, seorang teman meminta penulis menangani masalah krisis manajemen yang serius di perusahaan keluarganya
- Setelah pemilik perusahaan meninggal mendadak, keluarga dan para karyawan menghadapi kekacauan dalam kondisi sama sekali tanpa sistem TI
- Dalam lingkungan di mana pengetahuan dan data tersebar, seperti pekerjaan yang ditangani masing-masing lewat PC pribadi dan laptop, transparansi manajemen sangat kurang
- Bisnis memiliki arus kas yang besar, tetapi pembukuan selalu tak pernah lepas dari kondisi merugi
Penerapan Sistem TI Baru
- Untuk menyelesaikan masalah, diperkenalkan infrastruktur jaringan seperti router, switch, server, serta server dengan beberapa disk
- Pada server berbasis NetBSD, beberapa peran dibagi menggunakan mesin virtual XEN
- NAS (untuk berbagi file, dengan Samba), Archivista (pengarsipan dan manajemen dokumen), Squid (cache proxy), DansGuardian (filter konten), dan lain-lain untuk memaksimalkan efisiensi kerja dan kontrol
- Antarmuka Archivista diterjemahkan sendiri ke dalam bahasa Italia untuk meningkatkan kemudahan penggunaan
- Para karyawan pada umumnya puas dengan penerapan sistem terpusat baru, dan berkat otomatisasi manajemen dokumen serta OCR, efisiensi kerja meningkat pesat
- Beberapa staf akuntansi dan manajer lama menunjukkan sikap skeptis terhadap perubahan ini
Perlawanan Internal dan Konflik
- Manajer yang merupakan tangan kanan presiden direktur sebelumnya sangat menentang sistem baru dan penguatan kontrol
- Orang tersebut menunjukkan peningkatan konsumsi yang tajam dan pola pengeluaran yang tidak masuk akal, serta enggan transaksi tidak wajarnya terungkap melalui sentralisasi data
- Manajer tambahan mencoba memformat server dengan Windows, dan kurangnya pengalaman dari pihak pemilik semakin memperparah kebingungan
- Penulis dengan tegas menolak upaya itu. Percobaan ini merupakan niat untuk meruntuhkan sistem transparansi itu sendiri, baik audit maupun transparansi oleh pemilik
Krisis dan Pembalikan Dramatis
- Setelah dibujuk, orang tersebut terkejut mengetahui bahwa penulis memiliki hubungan kekeluargaan dengannya, lalu membatalkan upaya tersebut
- Namun, dalam beberapa hari, insiden berulang terjadi pada server hingga akhirnya server hancur total dan tidak dapat beroperasi lagi
- Data hilang akibat pencabutan fisik hard disk oleh orang dalam, tetapi berkat sistem cadangan yang dipasang diam-diam di luar sepengetahuan pemilik, pemulihan data penuh dimungkinkan
- Pencadangan dilakukan dengan perangkat PCEngines Alix yang lambat tetapi sangat andal (menggunakan NetBSD/drive USB), dan hingga kini masih digunakan untuk keperluan lain
Kesimpulan dan Pelajaran
- Para pemilik mempertimbangkan apakah akan menempuh langkah hukum untuk menyelesaikan masalah, tetapi waktu berlalu tanpa hasil yang jelas
- Setelah itu, penulis menerima tawaran pekerjaan tetap dengan gaji tinggi, tetapi menolaknya
- Pada dasarnya, normalisasi mustahil dilakukan karena suasana internal yang cenderung mengabaikan masalah dan kekuatan-kekuatan yang menghambat perubahan nyata
- Pada akhirnya, penulis menyadari bahwa sebagian situasi bermasalah memang mustahil diselamatkan
- Ia mengalami sendiri bahwa dalam lingkungan dengan runtuhnya kepercayaan internal yang parah dan kecurangan struktural yang merajalela, bahkan seorang pemecah masalah pun tidak bisa membenahi segalanya
Catatan Penulis
- Beberapa pembaca mengemukakan kemungkinan keterlibatan kejahatan terorganisasi, tetapi itu tidak benar
- Bagian terburuk justru ada pada penyalahgunaan wewenang internal, penyalahgunaan kepercayaan, dan tindakan yang tidak pantas, dan demi privasi serta konteks, hal itu tidak dijelaskan lebih lanjut
Pesan Terakhir
- Perlu juga mengakui bahwa di dunia ini ada masalah yang benar-benar tidak bisa diselamatkan
- Penulis adalah seorang pemecah masalah, tetapi menekankan bahwa ketika ada orang-orang di sekitar yang pada dasarnya menolak penyelesaian masalah, tidak semua masalah bisa diselesaikan
1 komentar
Komentar Hacker News
Saya pernah bekerja di organisasi nirlaba. Ada korupsi yang legal dalam skala sangat besar. Kami pernah diaudit oleh sebuah lembaga pemerintah, tetapi lembaga itu sangat dibatasi dalam operasinya oleh lobi dari industri organisasi nirlaba. Setelah audit selesai, kepala lembaga mengatakan lewat siaran pers bahwa mereka seharusnya bisa mempublikasikan hasil bukan hanya tentang tindakan ilegal, tetapi juga tentang hal-hal yang diharapkan warga dari organisasi nirlaba. Ia menekankan bahwa orang-orang perlu tahu dengan jelas berapa banyak dana amal yang benar-benar dipakai untuk tujuan sebenarnya, dan berapa banyak yang dihabiskan seperti hadiah untuk dewan direksi dan staf. Intinya, korupsi pada akhirnya terus bertahan dengan menemukan jalur yang legal
Saya penasaran apa yang dimaksud dengan "NFP space". Saya sudah mencoba mencari di Google, tetapi yang muncul hanya klub lokal atau perusahaan bernama NFP, bukan organisasi lobi yang sangat kuat
Saya selalu mencium bau korupsi, kelalaian, atau semacam penipuan dalam NGO besar atau badan amal. Ini mengubah cara pandang saya terhadap semua organisasi terkait
Saya pernah melihat situasi seperti ini sebelumnya. Itulah sebabnya saya menganggap backup offsite sangat penting. Dulu juga pernah ada orang yang sengaja ingin menghapus data untuk menghindari tanggung jawab, dan saya bisa menyediakan datanya dari backup. Terlepas dari niat orangnya, sering kali ada orang yang menghancurkan apa yang mereka warisi, lalu ketika masalah muncul, menyalahkan pendahulunya
Saya selalu tertarik dengan betapa mudahnya korupsi bisa terjadi. Saya kira akuntansi akan memeriksa, tetapi saya sering melihat perusahaan tempat orang membuat rekening lalu menguras uang, dan tak seorang pun tahu selama bertahun-tahun. Saya pernah membuat tagihan otomatis untuk sebuah perusahaan, dan selama beberapa bulan mereka bahkan tidak sadar ada data yang hilang. Namun saya tetap dibayar dalam jumlah besar. Saat itu saya sadar bahwa apa pun isi invoice-nya, saya mungkin bisa dibayar hampir tanpa diperiksa
Ketika Robert McNamara datang ke Ford, akuntansinya berantakan sampai-sampai invoice ditimbang berdasarkan beratnya, lalu dibayar begitu saja jika rasio jumlah terhadap beratnya sesuai perkiraan
Ada buku terbaik tentang topik terkait yang ditulis Dan Davies: https://www.inkwellmanagement.com/books/lying-for-money
Biasanya, makin besar nilainya, makin besar juga jumlah setara error pembulatan. Baru-baru ini saya punya pengalaman menarik dengan vendor; mereka lupa menagih beberapa ribu dolar dan baru teringat beberapa bulan kemudian ketika saya meminta kenaikan kuota
Rasanya saya melewatkan sesuatu. Belakangan perusahaan berjanji akan memberikan apa pun untuk menyelesaikan masalah, tetapi dia menolak, lalu sesudah itu mengeluh bahwa dia tidak mendapat dukungan yang diperlukan seperti alat dan sebagainya. Saat seseorang berkata "minta sebanyak yang kamu mau", itu seharusnya mencakup semua alat, termasuk kepemilikan atas proses
Rasanya memang ada yang hilang. Dugaan saya, orang yang menimbulkan masalah itu punya hubungan istimewa dengan para pemilik. Para pemilik tidak ingin benar-benar menyingkirkannya dari perusahaan, jadi maksudnya mereka tidak akan memberinya alat/hak akses yang diperlukan
Saya kira maksudnya mereka membeli dia keluar (
buy out)Menarik untuk dibaca. Akhir-akhir ini kalau ada orang meminta nasihat teknis dari saya, saya akan memberi saran dengan sungguh-sungguh. Tetapi kalau mereka hanya mengikuti sebagian saran saya dan tetap bersikeras memakai cara yang salah untuk sisanya, saya cuma bilang “semoga berhasil!” lalu pergi
Catatan penulis: banyak pembaca terkejut dengan tingkat keseriusan kejadian ini dan berspekulasi bahwa mungkin ada keterlibatan kejahatan terorganisasi. Situasinya memang sangat bermasalah dan tidak jujur, tetapi tidak terkait dengan kejahatan terorganisasi. “Bagian terburuk” yang saya sebut merujuk pada dinamika internal lain, penyalahgunaan kepercayaan, ketidakpantasan, dan sebagainya, dan karena privasi pribadi serta bobot ceritanya, saya tidak akan menjelaskannya lebih rinci
Italia. Uangnya bukan masalah, tetapi mereka tetap tidak memakai perusahaan konsultan. Meski dikatakan tidak ada keterlibatan kejahatan terorganisasi, nuansanya sulit dipercaya
Saya harap poin penting seperti tahunnya tidak dihilangkan. Saya juga penasaran dengan tool yang dipakai saat itu (metode sinkronisasi/backup rumahan). Secara pribadi saya juga penasaran kenapa dipindahkan ke freebsd. Apakah untuk kegunaan lain? Sekarang saya akan membuat struktur NAS dengan sinkronisasi jarak jauh memakai nextcloud/owncloud dan rsync/syncthing. Kalau saya, dalam situasi seperti ini saya akan mengambil posisi direktur dan mempekerjakan MSP lokal agar semuanya dikerjakan sesuai yang saya inginkan. Dengan begitu, bisa ada tenaga eksternal yang dapat dipercaya. Di militer dan diplomasi juga ada prinsip XO yang direkrut dari HQ dan hanya melapor ke HQ
Di industri kesehatan juga pernah ada kasus data pasien penting hilang atau salah ditangani karena tidak adanya sistem dan pengelolaan yang memadai. Beberapa rumah sakit selama bertahun-tahun hanya memakai catatan kertas lalu menghadapi krisis ketika data penting terhapus karena kesalahan staf. Setelah itu, mereka mengadopsi sistem digital terintegrasi untuk membuat mekanisme pelacakan/backup data dan memulihkan kepercayaan pasien serta para pemangku kepentingan
Saya penasaran kenapa ada jeda baris di setiap kalimat
Pilihan formatnya benar-benar aneh dan membuatnya sulit dibaca. Menambahkan di setiap kalimat bukan praktik umum, tetapi isi tulisannya sendiri adalah cerita yang bagus
Mungkin ini awalnya ditulis untuk LinkedIn. Rasanya juga cocok dengan kesan hanya menekankan pelajaran tanpa benar-benar mencapai apa pun
Mengingatkan saya pada guru makalah riset saya waktu SMA