- Setelah pendiri meninggal, perusahaan keluarga itu hampir tidak memiliki kontrol informasi dan visibilitas akuntansi; meski arus kas besar, akun-akunnya menunjukkan defisit dan kekhawatiran akan kebangkrutan meningkat
- Sistem baru memusatkan penyimpanan file, pengarsipan dokumen, dan kontrol penggunaan internet dengan menjalankan XEN VM, Samba NAS, Archivista, Squid, dan DansGuardian di server berbasis NetBSD
- Ketika sentralisasi dimulai, seseorang yang sebelumnya punya pengaruh meminta kata sandi admin dan penghapusan server; ia secara khusus menunjuk “server itu” dan menekan agar mekanisme kontrol dihilangkan
- Beberapa hari kemudian, setelah kerusakan UPS, salah sambung listrik, dan putusnya jaringan, server ditemukan dalam kondisi disknya hilang; namun data saat itu tetap tersimpan berkat backup eksternal terpisah
- Teknisi bisa membangun sistem, tetapi di tengah ketidakpercayaan dan tekanan internal organisasi, tanpa wewenang dan kerja sama yang diperlukan, ia tidak bisa menyelamatkan semua masalah
Ketiadaan kontrol yang terungkap setelah pendiri meninggal
- Sekitar 16 tahun lalu, pendiri sebuah perusahaan keluarga yang mengelola dan memiliki beberapa perusahaan tiba-tiba meninggal
- Ketika orang yang memusatkan semua pengambilan keputusan dan informasi pada dirinya menghilang, keluarga yang tersisa berada dalam situasi sulit untuk menjalankan bisnis
- Salah satu putranya memutuskan keluar dari bisnis keluarga dan fokus pada kariernya sendiri
- Anggota keluarga lain tetap terlibat dalam operasional sehari-hari
- Istrinya yang sudah lanjut usia dan pensiun mengambil alih perusahaan, tetapi situasinya berada di luar kapasitasnya
- Masalah terbesar adalah tidak adanya arus informasi
- Perusahaan tidak memiliki sistem digital yang memadai
- Karyawan menggunakan PC atau laptop pribadi masing-masing
- Data akuntansi dan administrasi tersebar di perangkat individual, dan kadang dibawa pulang setelah jam kerja
- Dari sudut pandang pemilik, meski arus kas besar masuk, akun selalu defisit, dan kekhawatiran bahwa “jika terus begini, dalam beberapa tahun bisa bangkrut” makin besar
Membangun server pusat dan sistem manajemen dokumen
- Solusinya adalah membangun sistem TI formal yang membuat pengelolaan data menjadi transparan dan dapat dilacak
- Pembelian router, switch, beberapa perangkat jaringan, serta server dengan beberapa disk segera disetujui
- Untuk sistem operasi, dipilih NetBSD sesuai kebiasaan saat itu
- Beberapa VM dikonfigurasi dengan XEN
- Satu VM berperan sebagai NAS berbasis Samba agar PC menyimpan file di repositori pusat
- VM lain menjalankan Archivista
- Karena antarmuka Archivista saat itu belum memiliki lokalisasi bahasa Italia, pekerjaan penerjemahan langsung dilakukan agar mudah digunakan pengguna
- Seperti yang umum saat itu, proxy caching Squid dan filter konten DansGuardian juga ditambahkan
- Koneksi internet sangat lambat dan sering kolaps ketika mendapat beban
- Menurut log, banyak beban muncul dari penggunaan rekreasional seperti mengunduh film pada jam kerja perusahaan
- Tidak ada sistem pengawasan, dan penggunaan internet juga tidak dikendalikan
Penolakan yang dipicu sentralisasi
- Setelah sistem berjalan, pelatihan karyawan dilakukan, dan banyak karyawan menilai positif bahwa file terkumpul di tempatnya dan manajemen dokumen menjadi terpusat
- OCR, pengarsipan, dan manajemen dokumen terpusat adalah faktor yang sangat memangkas waktu kerja dan meningkatkan efisiensi
- Beberapa staf akuntansi tetap skeptis
- Orang yang paling keras menentang adalah mantan tangan kanan pendiri yang telah meninggal
- Ia berpendapat sistem baru tidak diperlukan
- Perubahan gaya hidup yang mendadak dan pembelian yang tidak sesuai dengan gajinya merupakan sinyal peringatan
- Perusahaan tidak memiliki sistem pengawasan dan banyak transaksi tunai
- Setelah sistem stabil, seseorang yang mengaku sebagai penanggung jawab teknis untuk rangkaian produk perangkat lunak yang digunakan perusahaan menghubungi dan meminta seluruh diagram konfigurasi server serta kata sandi admin
- Ia berasumsi server itu Windows, tetapi konfigurasi sebenarnya adalah NetBSD dan VM Linux yang berjalan di atas NetBSD
- Dengan alasan tidak ada waktu, ia mengatakan akan menghapus server tersebut keesokan harinya dan memasang Windows
- Penghapusan server akan fatal bagi seluruh alur kerja baru
- Tawaran untuk menyediakan server terpisah dalam beberapa jam pun ditolak
- Engineer menilai ini sebagai upaya untuk menghapus sistem file terpusat dan mekanisme kontrol
Tekanan yang menuntut “server itu”
- Para pemilik panik karena kurang pengalaman dan gagal merespons situasi, bahkan meminta opsi untuk membiarkan orang itu menghapus server terlebih dahulu lalu menanggung biaya hardware baru dan pekerjaan setelahnya
- Engineer menolak tawaran itu
- Server baru dan sistem file terpusat adalah mekanisme kontrol yang memungkinkan pemilik dan auditor melihat data akuntansi
- Ia menilai ribuan euro setiap hari menghilang melalui “transaksi”
- Orang yang menentang itu akhirnya mengatakan bahwa yang ia butuhkan bukan “sembarang server”, melainkan server itu
- Ia menekan dengan nada bahwa jika tidak bekerja sama, akan sulit bekerja di wilayah tersebut
- Engineer menjawab bahwa ia tidak punya klien di wilayah itu dan juga tidak menginginkannya, serta akan bekerja dengan benar untuk teman-temannya daripada mencari klien baru
- Dalam percakapan itu, engineer mengungkapkan bahwa lawan bicaranya adalah orang yang sudah mengenalnya sejak kecil
- Lawan bicara baru menyadarinya belakangan dan mengubah sikap
- Ia meminta maaf, mengatakan akan mencari solusi lain, lalu menutup telepon
- Setelah itu ia tidak pernah menghubungi lagi
Disk yang hilang dan backup yang selamat
- Ia memberi tahu para pemilik bahwa masalah sudah selesai, tetapi dalam beberapa hari terjadi serangkaian “kejadian sial” pada server
- UPS rusak
- Server “tidak sengaja” tercabut lalu disambungkan kembali secara keliru
- Akhirnya server tidak lagi merespons di jaringan
- Ketika server dibuka, hard disk sudah hilang
- Untungnya, backup terpisah yang hanya diketahui para pemilik sudah berjalan
- Data server dibackup ke luar lokasi ke perangkat PCEngines Alix kecil yang dipasang diam-diam di rumah pemilik
- Perangkat ini terdiri dari NetBSD dan 2 drive USB
- Hardware dan disknya lambat, tetapi bekerja dengan andal
- Perangkat tersebut kini menjalankan FreeBSD dan masih beroperasi untuk menyediakan layanan di tempat lain
- Engineer menyerahkan data hingga saat itu kepada para pemilik dan menanyakan langkah berikutnya
- Para pemilik berpikir selama berhari-hari hingga berminggu-minggu
- Pada akhirnya mereka mengatakan mungkin bisa menyelidiki apakah ada dasar untuk melaporkan pencurian
- Setelah itu ia tidak pernah mendengar lagi tentang perkara tersebut
Tawaran yang ditolak dan batasan yang tersisa
- Setelah itu, perusahaan mengajukan tawaran bernilai besar agar ia mengelola infrastruktur jaringan dan merombak prosedur internal
- Mereka mengatakan akan membayar cukup besar hingga ia bisa menerima konsekuensi membeli rumah jauh dari sana dan harus melepas klien lain
- Seorang kenalan bersama menyarankan bahwa karena arus kas besar tetapi kontrol kurang, terlalu banyak orang memanfaatkan perusahaan, sehingga jika ia mengambil pekerjaan itu akan sangat membantu
- Engineer langsung menolak tawaran tersebut
- Ia harus meninggalkan arah pekerjaan dan hidupnya sendiri
- Ia harus menjalani pertarungan yang tidak ia nikmati, dan mungkin tidak bisa ia menangkan
- Ia menilai bahwa terkadang orang-orang tidak jujur juga bisa menang
- Menurut kabar yang ia dengar kemudian, para pemilik perlahan mundur
- Belakangan ada permintaan lain, dan ketika persiapan sudah selesai pun kembali terhalang
- Pada akhirnya ia tidak punya pilihan selain pergi
- Ia tidak diberi alat dan wewenang untuk melakukan pekerjaan yang diperlukan
- Para pemilik kewalahan dan tidak siap, sehingga sering tunduk pada tekanan dari orang-orang yang merugikan mereka
- Pembaca menduga adanya keterlibatan kejahatan terorganisasi, tetapi situasinya hanya sangat bermasalah dan tidak jujur, bukan kejahatan terorganisasi
- “Bagian terburuknya” adalah dinamika internal, penyalahgunaan kepercayaan, dan perilaku yang tidak pantas
- Karena privasi dan beban penceritaan, detailnya tidak diungkap
- Teknisi bisa menyelesaikan masalah, tetapi ketika pihak-pihak terkait mencoba melindungi masalah alih-alih memperbaikinya, ia tidak bisa menyelesaikan semua masalah
1 komentar
Komentar Hacker News
Dulu saya pernah bekerja di organisasi nirlaba, dan tingkat pencarian kepentingan pribadi yang terjadi dalam batas hukum itu luar biasa
Suatu kali kami diaudit oleh sebuah lembaga pemerintah, tetapi lembaga itu sendiri menanggung banyak batasan operasional akibat lobi dari sektor nirlaba
Setelah audit selesai, kepala lembaga tersebut merilis siaran pers yang intinya: “Kami seharusnya bisa memublikasikan bukan hanya pelanggaran hukum yang jelas, tetapi juga temuan terkait standar yang diharapkan warga dari organisasi nirlaba. Orang-orang perlu tahu berapa banyak dari donasi yang benar-benar dipakai untuk program inti, dan berapa banyak yang pada praktiknya kembali kepada direksi serta karyawan seperti hadiah.” Itu merangkum pokok masalahnya dengan baik
Penyimpangan akan terus terjadi; ia hanya akan mencari jalur yang legal
Kira-kira strukturnya: trust → polis asuransi jiwa seumur hidup besar yang disesuaikan → asuransi jiwa mendanai trust dan asuransi jiwa baru untuk generasi berikutnya → sisa trust lama yang tidak bisa ditarik secara efisien dari sisi pajak didonasikan ke badan amal yang dikendalikan keluarga → badan amal itu mendukung organisasi nirlaba yang dikendalikan keluarga
Dalam pengaturan seperti ini, organisasi nirlaba pada akhirnya menjadi semacam wadah kas istimewa, dan menjadi sarana untuk mendorong kepentingan pribadi lewat posisi nyaman sebagai staf atau anggota dewan, atau kadang lewat kegiatan amal yang selaras dengan tujuan ekonomi keluarga
Apa yang terlihat sebagai penyimpangan di sini justru merupakan nilai sebenarnya, sedangkan apa yang terlihat sebagai amal lebih mirip biaya yang dibayar sebagai pengganti pajak atas tumpukan uang itu
Masalah sebenarnya adalah perilaku semacam ini juga menjadi mungkin di badan amal yang beroperasi dengan menggalang donasi dari orang biasa
Karena itu, cara pandang saya terhadap organisasi semacam ini secara keseluruhan sudah banyak berubah
Yang membuat batasan adalah pegawai negeri dan politisi terpilih, bukan pelobi yang bisa memaksa mereka melakukan sesuatu
Jika para pengambil keputusan korup dan tidak bertindak sesuai kepentingan publik, merekalah yang harus dimintai pertanggungjawaban
Baik di HN maupun di dunia nyata, saya hampir tidak pernah melihat orang yang “melacak seorang senator mendukung RUU apa, lalu mengirim surat setelah melihat ia mendukung RUU buruk”, atau memilih melawan pada pemilu berikutnya; dan kenyataannya kebanyakan orang memang tidak melakukan itu
Demokrasi bukan hanya soal memilih, tetapi juga mengawasi tindakan orang yang kita pilih dan meminta pertanggungjawaban mereka, dan warga gagal dalam hal itu
Jika Anda terus memilih tanpa melacak apa yang dilakukan wakil Anda, Anda secara aktif ikut memperburuk keadaan
Tentu saja di banyak negara lobi harus diatur jauh lebih ketat atau dilarang, tetapi sekalipun lobi dilarang, jika Anda tidak melacak tindakan para wakil, mereka tetap bisa bertindak demi kepentingan sendiri dan mengorbankan kepentingan warga
Akar masalahnya bukan lobi itu sendiri, melainkan korupsi dan ketiadaan akuntabilitas
Saya pernah melihat situasi seperti ini sebelumnya, dan karena itu backup eksternal benar-benar penting
Saya juga pernah memulihkan dari backup dan menyediakan data yang sengaja hendak dihapus seseorang untuk menghindari tanggung jawab
Kisah ini juga menunjukkan pola yang sering terjadi bahkan ketika orang tidak sengaja menghancurkan data. Sebagian orang meruntuhkan semua yang mereka warisi, lalu menyalahkan pendahulu atas masalah yang muncul akibatnya
Saya pernah mewarisi codebase yang buruk dan berusaha sebaik mungkin memperbaikinya, tetapi waktu terbatas; setelah saya pergi, orang berikutnya langsung menyalahkan saya atas bagian buruk yang masih tersisa
Selalu menarik melihat betapa mudahnya korupsi muncul
Saya mengira akuntansi akan memeriksa ulang dan semacamnya, tetapi saya sudah melihat terlalu banyak perusahaan tempat seseorang membuat akun dan uang keluar begitu saja tanpa ada yang tahu selama bertahun-tahun
Saya juga pernah membuat invoice otomatis untuk beberapa perusahaan, dan mendapati bahwa jumlah yang cukup besar tetap dibayarkan meskipun data untuk beberapa bulan hilang
Rasanya uang tetap akan keluar meskipun isi invoice hampir sembarang saja
Baru-baru ini ada satu vendor yang selama beberapa bulan begitu saja lupa menagih ribuan dolar, lalu baru teringat ketika kami meminta kenaikan kuota
Baru-baru ini mantan manajer kota La Cañada-Flintridge di California didakwa atas tuduhan penipuan; modusnya adalah mengirim invoice klaim kompensasi kerusakan properti kota kepada perusahaan asuransi mobil dalam format surat resmi berlogo kota, lalu mengambil uangnya untuk dirinya sendiri
Beberapa tahun lalu, seseorang juga mengirim invoice ke FB, Google, dan lainnya lalu mengeruk 100 juta dolar
Rasanya ada sesuatu yang terlewat
Belakangan mereka pada dasarnya mengatakan kepada orang itu bahwa mereka akan memberinya apa pun yang ia mau agar masalahnya diselesaikan, dan ia menolak, lalu mengeluh bahwa ia tidak diberi alat yang diperlukan
“Sebutkan hargamu” semestinya mencakup alat dan wewenang yang diperlukan, termasuk kepemilikan atas proses
Jika menebak secara kasar, orang yang “menyebabkan masalah” itu mungkin punya hubungan istimewa dengan para pemilik, dan para pemilik tidak ingin sepenuhnya mengeluarkannya dari bisnis
Jadi keluhan bahwa ia tidak diberi alat yang diperlukan bisa berarti ia tidak diberi wewenang untuk menyingkirkan orang itu
Ketika diminta nasihat teknis, saya sekarang pun tetap berusaha memberi saran yang baik
Tetapi begitu seseorang berkata, “Kami akan mengikuti sebagian saran Anda, tetapi untuk hal yang lain ini kami ingin melakukannya dengan cara yang salah,” biasanya saya berkata, “Kalau begitu semoga sukses,” lalu mundur
Catatan penulis: Karena seriusnya insiden ini, banyak pembaca menduga ada keterlibatan kejahatan terorganisasi, tetapi bukan itu kasusnya
Memang situasinya sangat bermasalah dan tidak jujur, tetapi “bagian terburuk” yang saya isyaratkan adalah dinamika internal lain, penyalahgunaan kepercayaan, dan tindakan-tindakan yang tidak pantas; demi melindungi privasi dan mengurangi beban tulisan ini, saya tidak akan menuliskannya lebih rinci
Beberapa wilayah berbahasa Italia terkenal karena organisasi kejahatan terorganisasi, jadi rasanya tidak ada yang akan terkejut jika ini juga kasus seperti itu
Malah sulit membayangkan kalau bukan begitu
Perlu diberi tahu kapan waktunya, supaya bisa memperkirakan teknologi apa yang tersedia saat itu; entah kenapa bagian sepenting itu dihilangkan
Saya juga penasaran alat apa yang dipakai untuk sinkronisasi dan backup ke rumah pemilik
Secara pribadi, saya juga penasaran kenapa pindah ke FreeBSD. Saya ingin tahu apakah itu untuk aplikasi atau penggunaan lain
Ini cerita yang sangat keren, dan kalau memakai cara masa kini, rasanya akan memakai fitur kolaborasi di Nextcloud/ownCloud, lalu melakukan sinkronisasi ke NAS eksternal, misalnya di rumah pemilik, dengan rsync/Syncthing
Soal keputusan, kalau saya mungkin akan menerima posisi direktur dan menyewa MSP lokal untuk bekerja dengan cara yang saya inginkan
Dalam situasi seperti ini, sering kali yang dibutuhkan hanyalah mata dan telinga tepercaya di luar struktur internal yang korup
Militer dan organisasi diplomatik juga memakai prinsip serupa: ada XO yang direkrut dan dikendalikan oleh kantor pusat, terpisah dari struktur staf lokal, dan XO ini melapor ke kantor pusat, bukan ke struktur lokal
Untuk backup, saya memakai sinkronisasi berbasis rsync, dan mempertahankan riwayat dengan hard link serta rsync di atasnya
Ada juga skrip Perl yang mengotomatiskan semuanya, tetapi namanya sudah lama saya lupakan
Bagian lainnya saya pahami dan sepenuhnya setuju. Hanya saja waktu itu saya masih muda, dan sejujurnya saya lebih tertarik membangun sesuatu bersama klien-klien sehat yang benar-benar ingin membuat hal baik, daripada mencoba menyelamatkan situasi yang nyaris tidak tertolong
ALIX saya ubah ke FreeBSD untuk pekerjaan lain, dan dukungan read-only native FreeBSD sangat cocok untuk beban kerja baru itu
Italia, ya. Uang bukan masalah, tapi tidak memakai perusahaan konsulting, dan katanya tidak ada kaitan dengan kejahatan terorganisasi? Ya, tentu saja ;-)
Saya penasaran apakah bisa dijelaskan kenapa panggilan telepon yang katanya bisa membuat pihak lawan mengubah sikap itu tidak dilakukan
Saya menduga karena menghormati almarhum atau karena ada rahasia yang dipendam
Orang yang hendak saya telepon adalah seseorang yang sangat dekat dengan saya, dan jika ia tahu apa yang terjadi, ia akan sangat kecewa
Pada masa sulit, orang itu sangat bangga pernah membantu orang yang saat itu justru mengancam saya
Selain itu, orang dekat saya itu sedang mengalami masalah kesehatan serius, tetapi masih memiliki wibawa, sehingga pada akhirnya saya memilih untuk tidak menambah penderitaan yang pada saat itu tidak akan ada gunanya
Kenapa ada baris baru di setiap kalimat?
Menaruh baris baru di setiap kalimat bukan cara yang lazim. Tapi tulisannya sendiri menarik
Nuansa “pelajaran” yang tidak perlu, padahal sebenarnya tidak mencapai sesuatu pun, juga sangat cocok