Budaya Dokumentasi Amazon
(justingarrison.com)- Sebagian besar rapat dimulai dengan membaca dokumen dalam diam
→ Tergantung rapatnya: 6-Pager, PR/FAQ, ide satu halaman, penjelasan untuk mencari solusi atas suatu masalah, service review yang berisi chart/grafik/bullet item, dan sebagainya
→ Jika tidak ada dokumen, maka tidak ada rapat
→ Di alat penjadwalan ada kotak centang untuk membuat dokumen secara otomatis
→ Saat ingin catch-up soal peluncuran service/fitur baru dan semacamnya, orang cenderung mencari dokumen alih-alih bertanya ke PM
- Yang menarik bukan format dokumennya, melainkan cara dokumen itu digunakan
→ Awal rapat dimulai dengan membaca dokumen selama 10 hingga 30 menit
→ Untuk dokumen 6-Pager yang paling panjang, penjadwalan dilakukan agar ada cukup waktu untuk membaca dan berdiskusi
→ Saya pernah bekerja di perusahaan yang juga banyak menulis dokumen, tetapi kebanyakan orang datang tanpa membacanya, atau walaupun sudah membaca, isinya terlupakan seiring waktu
- Kelebihan membaca dokumen terlebih dahulu dalam rapat
→ Semua informasi tentang rapat ada di dalam dokumen
→ Orang tidak perlu meluangkan waktu terpisah khusus untuk membaca dokumen
→ Isi dokumen tersimpan segar di benak semua orang
- Kelebihan yang ditemukan saat dijalankan
→ Presenter tidak perlu gugup karena harus presentasi di depan banyak orang
→ Dokumen membantu menghilangkan bias terhadap penulisnya
→ Dokumen dibaca dengan suara hati pembacanya sendiri, sehingga hambatan komunikasi suara hilang (aksen, vocal tic, disabilitas)
→ Saat memahami inti rapat, tidak ada gangguan seperti “layar saya kelihatan?”, kebisingan latar, atau panggilan terputus
→ Ada sangat banyak dokumen dari sekarang hingga masa lalu. PR/FAQ untuk EKS/Lambda juga bisa diperiksa
→ Tidak perlu menjaga informasi dokumen tetap hidup di luar rapat. Feedback dan diskusi terjadi saat rapat, dan komentar bisa ditanggapi secara asinkron. Jika perlu diskusi lebih lanjut, dokumen direvisi lalu rapat baru dijadwalkan untuk dibaca dan didiskusikan lagi
→ Jika waktu rapat sedikit bertabrakan, selama dokumen dibagikan lebih awal, tidak masalah membaca dokumen dulu lalu terlambat 10~20 menit ke rapat
→ Membaca dokumen di rumah adalah cara yang baik untuk sambil berolahraga selama 10~20 menit
- Rapat berbasis dokumen punya keterbatasan
→ Jika tidak pandai menulis, itu bisa merugikan saat menyampaikan ide (di Amazon memang ada banyak pelatihan penulisan dokumen, tetapi tetap saja sulit)
→ Jika tidak ada dokumen, maka tidak ada rapat
→ Dokumen bisa menciptakan arena yang adil, tetapi juga menjadi hambatan masuk. Bahkan untuk ide/fitur/iterasi kecil pun, dokumen tetap harus ada lebih dulu.
→ Dokumentasi yang kaya memang membantu memahami sesuatu, tetapi menelusuri silsilah sebuah service juga bisa membingungkan
-
Karena proses berbasis dokumen ini, Amazon bisa menjadi perusahaan remote work yang sangat baik. Karyawan di berbagai zona waktu mendapatkan konteks yang sama. Diskusi dalam rapat memungkinkan feedback loop yang cepat, tetapi jika catatan dan pertanyaan tidak terdokumentasi, kemungkinan partisipasi asinkron menjadi terbatas
-
Amazon menggunakan banyak alat, sehingga mencari dokumen bisa jadi sulit. Alat seperti Command E membantu.
4 komentar
Sepertinya akan bagus jika ada contoh untuk melihat seperti apa dokumennya.
Saya sangat relate dengan isinya
Terutama
Pendekatan yang benar-benar luar biasa!! Terima kasih sudah merangkumnya!!!
"Amazon melarang PowerPoint dalam rapat internal, dan sebagai gantinya, penyelenggara rapat menyiapkan beberapa halaman penjelasan yang tersusun rapi lalu membagikannya kepada semua peserta rapat. Rapat tidak dimulai sampai semua orang selesai membacanya.
Tulisan ini menjelaskan, di antara berbagai cara mengadakan rapat, mengapa harus lewat tulisan, dan mengapa PowerPoint serta cara para teknisi duduk melingkar lalu berdiskusi tidak berhasil"