Saya Baik-Baik Saja, Bantengnya Mati (2004)

• Laporan status proyek lebih efektif bagi manajer jika menyampaikan kesimpulan lebih dulu daripada latar belakang yang panjang, karena informasi yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan bisa tersampaikan lebih cepat
• Alur yang disarankan adalah punchline → status saat ini → langkah berikutnya → penjelasan, dan kalimat pertama harus hanya berisi fakta tanpa embel-embel
• Pendekatan ini awalnya terasa canggung, tetapi membantu mengurangi penjelasan yang ambigu yang terlambat mengungkap inti masalah dan menghemat waktu pelaporan
• Putra berusia 17 tahun, Raj, sesaat setelah kecelakaan langsung berkata, “Dad, I’m OK; the bull is dead,” sehingga keselamatannya dan inti situasi langsung diketahui
• Laporan proyek juga menjadi lebih jelas bila menempatkan fakta terpenting di awal, seperti struktur piramida terbalik dalam jurnalisme

---

Laporan status yang langsung menyampaikan kesimpulan

• Laporan status proyek tim engineering dirangkum dalam empat tahap
  • Punchline: sampaikan fakta terlebih dahulu. Contohnya, “Milestone 4 tidak selesai tepat waktu dan Task 8 tidak bisa dimulai sesuai rencana” atau “persetujuan piagam (charter approval) diterima sesuai rencana”
  • Status saat ini: jelaskan dampak fakta tersebut terhadap proyek. Contohnya, “Karena milestone yang terlewat, jalur kritis (critical path) tertunda 5 hari”
  • Langkah berikutnya: jelaskan solusi yang mungkin dan peluang pemulihan. Contohnya, “Selama 2 minggu ke depan, 3 hari bisa dikejar, tetapi tetap akan terlambat 2 hari”
  • Penjelasan: tambahkan penyebab dari punchline tersebut. Contohnya, “Dari keterlambatan 5 hari itu, 2 hari terjadi karena masalah antarmuka hardware terlambat ditemukan, dan 3 hari karena membantu tim dukungan pelanggan menangani masalah produksi”
• Cara pelaporan yang umum adalah menjelaskan panjang lebar mengapa sesuatu berjalan salah lalu baru sampai ke inti, tetapi pendekatan ini menempatkan informasi yang paling penting di bagian paling depan
• Awalnya terasa tidak nyaman, tetapi setelah terbiasa, anggota tim lebih menyukai pendekatan ini karena pesannya menjadi lebih jelas dan waktu yang dibutuhkan untuk menyampaikan inti berkurang

Kasus “Saya baik-baik saja, bantengnya mati”

• Larut malam, orang tua cemas karena putra mereka yang berusia 17 tahun, Raj, yang belum lama mulai mengemudi, belum pulang di tengah badai, lalu telepon pun datang
• Kalimat pembuka, “Dad, I’m OK; the bull is dead,” adalah punchline yang lebih dulu menyampaikan keselamatan dirinya dan inti kecelakaan
• Setelah itu ia mengatakan, “Mobilnya rusak tetapi masih bisa dikendarai,” sehingga diketahui memang ada kecelakaan, tetapi mobilnya tidak hancur total
• Setelahnya, ia menyampaikan secara berurutan lokasi kecelakaan, bahwa seseorang di dekat sana telah memanggil polisi, dan bahwa ia mengambil beberapa foto di lokasi kejadian
• Urutan ini sama seperti gaya piramida terbalik dalam jurnalisme, yang menulis kesimpulan, fakta penting, lalu detail
• Sebaliknya, jika status proyek dilaporkan seperti tulisan akademik—urutan pernyataan masalah, latar belakang, faktor pengaruh, lalu kesimpulan—pendengar mudah lelah sebelum sampai ke inti
• Dalam laporan proyek, punchline harus disampaikan lebih dulu agar penjelasan yang tidak perlu berkurang dan informasi yang dibutuhkan bisa tersampaikan dengan cepat

[GN⁺]

Opini Hacker News

• Sejak kecil saya belajar berbicara dengan cara seperti ini. Biasanya ayah saya baik, tetapi kalau ia terlalu cepat menarik kesimpulan saat saya sedang bicara, ia cepat marah
  Misalnya, kalau saya berkata “aku pergi ke tempat teman-teman dan mereka semua sedang merokok”, ia menyimpulkan bahwa saya juga merokok lalu marah, dan saya tidak bisa meyakinkannya sebaliknya sampai ia tenang. Jadi saya jadi terbiasa berkata lebih dulu seperti “aku tidak merokok. Tapi teman-temanku merokok”, dan kalau begitu tidak masalah
  Saat menyampaikan kondisi saya sendiri seperti dalam tulisan itu, saya juga berbicara dengan cara serupa, tetapi saya tidak yakin apakah ini sifat kepribadian yang positif. Justru terlihat lebih dekat ke masalah kecemasan. Untuk contoh dalam tulisan itu, rasanya jauh lebih alami dan berguna mengatakan “aku menabrak banteng, aku baik-baik saja, bantengnya tidak”

  • Saya selalu kesal ketika di film, meskipun para tokohnya digambarkan terbiasa dengan suatu sarana komunikasi, bagian paling pentingnya selalu terputus. Tapi mereka tidak pernah mengulanginya. Naskah yang benar-benar buruk
    Salah satu hal yang saya suka dari Contact adalah ketika transmisi radio Ellie hampir berubah menjadi derau, ia terus mengulang bahwa ia siap diluncurkan sampai tepat sebelum peluncuran sebenarnya
    Kalau film murahan yang umum, polanya akan seperti “kresek… adalah pembunuhnya! Aku menemukan mayat Sarah. Jangan percaya dia!” lalu “apa dia mendengar perkataanku? Semoga saja sekarang dia tidak sedang membunuh orang-orang”
  • Ini terdengar sangat mirip dengan cara akademisi menulis sambil memikirkan calon peninjau di masa depan. Mereka berusaha agar tidak ditolak terlalu dini atau dinilai secara klise bahkan sebelum makalahnya dibaca dan dipahami
    Sering kali tidak cukup hanya mempertahankan ide dari sudut kritik yang jelas tetapi keliru; harus juga memperhatikan urutan kalimat dengan benar dan apakah kita menyentuh saklar psikologis tertentu pada peninjau yang mungkin langsung membawanya ke logika penolakan yang mudah. Melakukan ini dengan baik benar-benar sebuah keterampilan, dan tidak berhenti pada kemampuan hard science untuk menghasilkan kontribusi. Kita harus bisa menjual dan membingkainya dengan cara yang tepat
  • Contoh ini, kalau bukan dimaksudkan sebagai lelucon, implementasinya cukup buruk. Kalau dikatakan “aku baik-baik saja, mobilnya tidak baik-baik saja”, itu sudah menyampaikan informasi yang relevan tanpa pertanyaan lanjutan. Banteng adalah bagian yang kurang penting
    Saya suka komunikasi seperti ini karena sangat berguna, baik dalam keadaan darurat sungguhan maupun sekadar situasi aplikasi perusahaan tidak berfungsi. Kalau dimulai dari kabar buruk, lawan bicara bisa langsung mulai membayangkan yang terburuk, jadi secara umum ini juga mengurangi kecemasan
    Misalnya, “data aman, ini bukan pembobolan, dan kita sedang terkena DDoS” lebih baik daripada “terjadi DDoS besar yang berdampak pada layanan X, Y, Z, tetapi kami tidak menduga ada pembobolan atau kehilangan data”
  • Contoh spesifik itu sebenarnya tidak terlalu bagus dari sudut pandang komunikasi yang jelas. Sebab ia memicu pertanyaan yang jelas tetapi bukan inti. Tentu saja sebagai clickbait itu bekerja dengan baik
    Meski begitu, ide dasarnya valid dan berguna. Jika fakta paling penting diletakkan di depan, pendengar jauh lebih mudah memahami konteks dan penjelasan berikutnya, dan bisa menghentikan saya kalau saya mulai melantur
    Masalah yang sering terlihat dalam komunikasi adalah orang memulai dari konteks yang bertele-tele. Akibatnya kita berpikir “kenapa ini diceritakan ke saya?”, dan sulit menilai apa yang penting serta relevan bagi saya
  • Karena ibu saya terlalu mudah khawatir, saya juga berbicara seperti ini
    Beberapa tahun lalu saya mengirim pesan, “aku baik-baik saja, tapi sepertinya mobilnya hancur total. Bisa datang ke [lokasi kecelakaan]? Aku butuh tumpangan pulang”
    Ibu saya, seperti biasanya, pada akhirnya tetap sangat terkejut, tetapi sebenarnya saya hanya sedikit memar dan mobilnya memang dinyatakan total loss

• Tulisan itu membandingkan cara memulai dari latar belakang dengan “pendekatan akademis”, tetapi makalah akademis sebenarnya tidak dimulai seperti itu. Makalah dimulai dengan abstrak yang memberikan gambaran sangat singkat tentang keseluruhan isi

  • Benar. Dalam makalah ilmu komputer, kita diajari untuk memperkenalkan kontribusi sangat awal, biasanya dalam 2–3 paragraf pertama. Mungkin ada sedikit istilah yang belum didefinisikan, tetapi harus cukup agar pembaca bisa mengikuti. Kesimpulan inti tidak boleh baru muncul 3 halaman kemudian. Tentu saja sisa makalah berfungsi mengisi detailnya
    Ada juga saran praktis yang sering diberikan kepada mahasiswa pascasarjana: baca abstrak, baca kesimpulan, baca pendahuluan, lalu baca sisanya
  • Walau bukan makalah itu sendiri, percakapan dengan peneliti pada umumnya memang jelas mengalir seperti itu. Jangan tanya bagaimana saya tahu. Bagaimanapun, abstrak adalah semacam elemen metadata, dan justru ditulis karena alasan itu, karena bagian makalah lainnya tidak ringkas
  • Benar. Abstrak yang baik biasanya mirip ringkasan eksekutif, sangat singkat dan mudah dibaca
  • Di sebagian bidang, sebelum penjelasan latar belakang ada pendahuluan tersendiri, dan di sana masalah serta kontribusi makalah dijelaskan secara singkat. Cara ini mengikuti urutan penjelasan→kesimpulan, tetapi hanya menjelaskan sebanyak yang diperlukan untuk memahami kontribusinya, lalu bagian latar belakang berikutnya membahas penelitian terdahulu lebih mendalam
  • Jangan membosankan; langsung masuk ke refrain

• Saya jadi bertanya-tanya apakah memang begitu. Memulai dengan “Aku baik-baik saja” memang bagus, tetapi setelah itu seharusnya “terjadi kecelakaan”, lalu “mobilnya baik-baik saja” atau “aku menabrak banteng atau ditabrak banteng, dan bantengnya mati”

  • Mungkin ini perbedaan budaya, tetapi cara berkomunikasi seperti ini terasa sangat membingungkan. Tanpa konteks, “bantengnya mati” hampir tidak bermakna sampai-sampai tidak berguna
    “Aku baik-baik saja dan aman, terjadi kecelakaan lalu lintas, lokasinya di sini, tidak mendesak” adalah informasi yang paling penting dan bisa ditindaklanjuti bagi orang tua. Banteng dan apakah ia hidup atau mati tidak relevan. Ini terbaca seperti dua robot yang mencoba bicara ringkas tetapi gagal berkomunikasi. Sekali lagi, mungkin ini perbedaan budaya
  • Bagi Raj, yaitu orang yang baru saja tanpa sengaja membunuh banteng, “bantengnya mati” mungkin merupakan bagian yang sangat penting dari ceritanya
    Mungkin ini soal sudut pandang. Ia berusia 17 tahun, sudah larut malam, dan baru saja mengalami kecelakaan lalu lintas yang membuat seekor banteng mati, jadi kemampuannya untuk mempertimbangkan sudut pandang orang tua mungkin agak terbatas
    Meski begitu, menurut saya ia melakukannya dengan baik dan ini cerita yang bagus. Syukurlah ia selamat dan beruntung. Sayang sekali untuk bantengnya, RIP
  • Tidak, itu bukan dilakukan dengan baik. Itu membingungkan tanpa perlu, dan dengan melemparkan rasa penasaran yang belum terselesaikan tanpa informasi kepada dia dan istrinya, justru bertentangan langsung dengan inti tulisan. Alasannya adalah konteks adalah segalanya
    Saat menyusun laporan status proyek dengan cara seperti ini, konteksnya sudah cukup, dan audiens menginginkan informasi baru ketimbang konteks tambahan. Tentu saja, kalau keseimbangannya berubah, hasilnya juga berbeda
    Memulai dengan “Aku baik-baik saja” sudah tepat secara konteks. Konteksnya adalah panggilan tak terduga dari anak pada jam yang mengkhawatirkan, jadi keselamatan adalah prioritas utama. Namun setelah itu melempar teka-teki tentang banteng adalah omong kosong yang tidak berguna dalam konteks yang sama
    Selain itu, bagian “sedikit marah” juga kurang bagus. Ia marah karena putranya mengalami kecelakaan lalu lintas? Apakah itu sebelum atau sesudah ia tahu penyebab kecelakaan? Di mana konteksnya, dan mengapa tidak disajikan dengan struktur yang ia paparkan beberapa paragraf sebelumnya?
  • Anekdot itu sendiri bukan contoh yang bagus. “Bantengnya mati” memang tragis, tetapi kurang relevan. Mirip seperti “Milestone 4 terlewat. Joel menghilang.” Siapa Joel? Pergi liburan? Mengundurkan diri? Dipecat karena menyebabkan milestone gagal? Meninggal?
  • Jadikan potongan-potongan informasi sebagai node, buat graf dengan edge berupa “X adalah prasyarat Y” atau “tanpa X, Y tidak bermakna”, lalu lakukan topological sort terhadapnya

• Apa yang terjadi pada banteng itu? Mengakhiri tulisan dengan membiarkan pembaca menggantung melemahkan argumennya. Semua bagian menariknya hilang. “James Bond selamat, menggagalkan rencana penjahat, dan mendapatkan perempuan” bukanlah sebuah film. Saya rasa saya tidak mau bekerja atau bergaul dengan orang yang berkomunikasi seperti ini

  • Saya rasa justru itu poinnya. Beberapa hal… bukan film
    Menurut saya penulis tidak mengusulkan agar semua komunikasi dilakukan dengan cara ini. Saat bercerita, tidak apa-apa mempertahankan ketegangan. Namun ketika mengalami kecelakaan, apakah ketegangan memang harus dipakai sebagai alat dalam komunikasi kepada orang yang kita cintai?
    Dalam komunikasi kerja, ada yang lebih dekat ke yang pertama dan ada yang lebih dekat ke yang kedua. Namun kebanyakan, selama 95% waktu, default-nya adalah gaya naratif yang membangun ketegangan
    Kita perlu memilih dengan lebih sengaja, dan dalam situasi tertentu memakai struktur piramida terbalik untuk menghilangkan ketegangan dari komunikasi
  • Sampai batas tertentu benar. Nasihat asli dari atasannya di awal tulisan—mulai dari “kesimpulan utama” tanpa adjektiva, lalu status saat ini, langkah berikutnya, dan penjelasan—adalah nasihat yang sangat baik. Masalahnya, ketika menceritakan kisah putranya, ia pada dasarnya sepenuhnya melewatkan tahap ke-4, yaitu penjelasan
    Nilai dari nasihat asli itu bukan terutama perbedaan tingkat kepentingan tiap tahap, melainkan bahwa urutannya mencegah kejadian yang sebenarnya dipoles atau dikaburkan. Itu memaksa tim mengakui fakta dengan jelas tanpa bias
    Namun jika cerita diakhiri tanpa penjelasan, ada bagian besar yang diperlukan untuk memahami apa yang terjadi yang hilang
  • Komentar ini naik ke atas, jadi saya tulis di sini jawaban yang sebelumnya saya berikan untuk komentar serupa
    Pertanyaan ini begitu mengganggu saya sehingga pada 2004 saya mengirim pertanyaan dengan surat kertas sungguhan—atau mungkin email, tetapi demi efek dramatis anggap saja saya menempelkan perangko pada surat kertas dan berjalan 20 mil menanjak ke kantor pos
    Pertanyaan itu dimuat di majalah, dan jawaban Tuan Kapur juga dimuat di majalah. Namun dengan kemampuan pencarian saya, saya tidak bisa menemukan jawaban waktu itu
    Sayangnya saya tidak ingat jawabannya, jadi akhir menggantung ini terus berlanjut
    https://www.computerworld.com/article/2567061/no-bull-approa...
  • Dari konteksnya, apa yang terjadi tampaknya cukup jelas. Putranya mengalami kecelakaan lalu lintas dengan menabrak banteng menggunakan mobil, bantengnya mati, mobilnya rusak, dan putranya baik-baik saja
    Ini bukan alur film James Bond, tetapi sepertinya justru itulah poinnya. Tidak semua peristiwa perlu memiliki narasi penuh aksi. Beberapa hal terjadi begitu saja, dan kita perlu menyampaikan status dengan cara yang tidak memicu reaksi emosional kuat. Sebab reaksi seperti itu mengganggu penanganan situasi
    Ini hampir kebalikan dari film, yang biasanya memang bertujuan memicu reaksi emosional

• Cara menyampaikan kesimpulan utama terlebih dahulu hanya bekerja ketika lawan bicara tahu apa yang sedang saya bicarakan. Dalam kasus ini, tidak ada konteks sebelumnya tentang “banteng itu”, jadi pendengar tidak tahu apa arti sebenarnya dari “bantengnya mati”. Apakah benar ada banteng sungguhan yang mati, atau itu metafora untuk hal lain
  Laporan yang benar adalah sesuatu seperti “Aku baik-baik saja, tapi terjadi kecelakaan. Aku menabrak banteng dan membuatnya mati.” Hanya saja ini jauh kurang menarik sebagai judul

  • Menurut saya inti cerita ini adalah bahwa putranya tidak panik dan menggunakan prosedur
    Mudah mengatakan ia mengucapkannya dengan salah, tetapi dibandingkan dengan panggilan telepon dalam keadaan panik, itu cukup baik
    Prosedur seperti ini membantu menimpa respons alami terhadap situasi. Orang sering berpikir mereka akan tetap tenang dalam krisis, tetapi panik membuat orang melakukan hal-hal aneh

• Ini memang enak dibaca, tetapi saya tidak yakin memasukkan “bantengnya mati” adalah contoh yang baik dari komunikasi efektif yang menghilangkan hal tidak perlu. “Mobilnya rusak tetapi masih bisa dikendarai” adalah contoh yang baik, tetapi informasi bahwa banteng yang belum dijelaskan itu mati sekarang tidak relevan, jadi justru menjadi hal tidak perlu
  Karena tidak ada penjelasan, penerima menjadi bingung dan fokus pada informasi yang secara teknis tidak relevan ini. Tidak ada detail lebih lanjut yang diberikan
  Tetap saja tulisannya bagus dan intinya masih valid. Hanya saja menurut saya contohnya tidak sempurna

  • Seperti penulis, saya langsung menyimpulkan bahwa ia mengalami kecelakaan lalu lintas dengan seekor banteng dan bantengnya mati. Hampir seperti cerita 6 kata
    http://www.sixwordstories.net

• Apakah hanya saya yang merasa tulisan ini melewatkan bagian akhirnya? Perlu penjelasan bagaimana banteng itu mati

  • Bukan hanya kamu. Ini benar-benar cliffhanger. Rasanya seperti kesimpulan yang kehilangan lelucon sebenarnya
  • Karena hal ini sangat mengganggu, pada 2004 saya mengirim pertanyaan, mungkin lewat surat kertas sungguhan, atau mungkin email
    Pertanyaan itu dimuat di majalah, dan jawaban Tn. Kapur juga dimuat di majalah. Namun dengan kemampuan pencarian saya, saya tidak bisa menemukan jawaban waktu itu
    Sayangnya saya tidak ingat jawabannya, jadi akhir yang menggantung di tepi tebing itu berlanjut
    https://www.computerworld.com/article/2567061/no-bull-approa...

• Tidak, mengatakan “saya baik-baik saja, dan bantengnya mati,” lalu dilanjutkan dengan “mobilnya rusak, tapi masih bisa jalan” bukanlah cara yang efektif untuk menyampaikan apa yang terjadi. Tujuan komunikasi bukan membuat lawan bicara mengisi banyak bagian kosong dan memecahkan teka-teki

  • Sebagai tulisan blog, itu justru menyampaikan idenya dengan efektif. Karena meninggalkan kesan emosional yang sangat kuat
    Saya membaca tulisan ini lebih awal hari ini dan menyukainya, lalu saat memikirkannya lagi, saya belakangan juga menyadari hal yang aneh. Tentu saja bodoh jika melemparkan potongan data di depan dengan mengatakan “detailnya nanti,” padahal setelah itu tidak akan pernah dibahas lagi. Meski begitu, kalimat “bantengnya mati” begitu kuat sampai masih tertinggal di kepala saya
    Saat menulis email, saya sangat menyukai BLUF, yaitu menaruh kesimpulan di paling depan, dan ini bisa dilihat sebagai perluasannya
  • Meski begitu, itu memang cara tercepat untuk menyampaikan status saat ini

• Untuk hal seperti laporan status proyek, ini terlihat bagus. Bagus karena langsung ke inti
  Tapi dalam hidup, saya kurang yakin. Bukankah orang cenderung mengecilkan cedera dirinya saat berbicara kepada orang lain? Dalam “saya baik-baik saja, dan saya mengalami kecelakaan,” “baik-baik saja” punya rentang makna yang luas, dari “sama sekali tidak apa-apa” sampai “akan hidup dengan masalah punggung dan masalah hukum seumur hidup, tapi setidaknya masih hidup”
  Sebaliknya, jika “saya baik-baik saja, dan pacar saya mencampakkan saya. Mau pergi minum bir?” rentang kemungkinannya jauh lebih sempit
  Jika seseorang memutuskan untuk membuka dengan mengatakan dirinya baik-baik saja, berarti jelas ada sesuatu yang cukup buruk terjadi. Jadi “saya mengalami tabrakan ringan, tidak ada yang terluka, dan sepertinya saya akan sedikit terlambat” akan lebih baik

• Ini mengingatkan saya pada sesuatu. Dalam kisah investigasi kriminal fiksi, Mrs Marple mengumpulkan semua petunjuk lalu mengundang semua orang ke sesi rangkuman besar terakhir untuk mengungkap si pembunuh
  Episode Inspector Columbo dimulai dengan adegan pembunuhan itu sendiri, dan pelakunya juga terlihat jelas. Setelah itu kita mengikuti Columbo mengumpulkan petunjuk dan menemukan motifnya
  Kita cenderung bertindak seperti Mrs Marple ketika seharusnya bertindak seperti Columbo

  • “Kita harus seperti Columbo” juga merupakan prinsip hidup umum yang bagus
  • Prinsip piramida adalah salah satu dari sedikit hal yang berasal dari McKinsey yang saya percayai