- Anmeldung yang harus dilakukan setelah pindah rumah di Berlin adalah prosedur yang mengharuskan pengisian formulir kertas dan penyerahan saat kunjungan terjadwal ke Bürgeramt, sehingga dibuat alat yang mengubahnya menjadi formulir web yang mudah digunakan bahkan di ponsel
- Formulir baru ini bukan sekadar unggahan PDF sederhana, melainkan formulir web interaktif yang menyesuaikan alur berdasarkan jawaban, serta menyediakan validasi kolom, pintasan keyboard, dan alat aksesibilitas
- Detail alamat c/o yang terlewat dari formulir dan panduan resmi ditangani dalam langkah terpisah, untuk melengkapi situasi yang mudah terlewat oleh pendaftar pertama kali seperti masalah nama pada kotak surat
- Data pribadi tidak dikirim ke server dan diproses di browser, sementara komponen VueJS dan PDFLib digunakan untuk langsung menghasilkan PDF lengkap saat tombol “save form” diklik
- Formulir Abmeldung dan tax ID request juga sudah didigitalkan, dan dengan memanfaatkan API surat·faks atau kode QR·URL pendek, ketergantungan pada kertas dalam prosedur administrasi bisa semakin dikurangi
Alasan prosedur Anmeldung diubah menjadi formulir web
- Jika pindah rumah di Berlin, Anda harus mendaftarkan alamat Anda, dan prosedur ini disebut Anmeldung
- Harus mengisi formulir kertas
- Harus membuat janji di Bürgeramt lalu menyerahkannya secara langsung
- Formulir Anmeldung yang ada terasa ambigu dan membingungkan, sehingga alih-alih sekadar mengunggah formulir kertas ke internet, formulir itu dibuat ulang sebagai formulir web yang berjalan seperti percakapan
- Formulir web menyesuaikan pertanyaan dan panduan yang diperlukan berdasarkan jawaban pengguna
- Berfungsi di ponsel
- Mendukung autofill, keyboard angka, validasi kolom, pintasan keyboard, dan alat aksesibilitas
- Pada tahap terakhir, pengguna bisa mengunduh formulir yang telah selesai, dan juga diberi opsi untuk mencari janji temu atau menyewa bantuan
- Formulir resmi hanya bisa memuat maksimal 2 orang, jadi untuk mendaftarkan seluruh keluarga harus mengisi formulir yang sama berulang kali, tetapi alat ini menangani pekerjaan berulang itu sebagai gantinya
Detail alamat yang terlewat oleh formulir resmi
- Penanganan alamat c/o diperbaiki dengan menjadikannya langkah terpisah
- Apartemen di Jerman tidak memiliki nomor unit, dan jika tidak ada nama di kotak surat, surat tidak akan dikirim
- Jika nama tidak bisa ditempel di kotak surat, Anda harus menambahkan “c/o” pada alamat
- Cara ini secara resmi diperbolehkan, tetapi tidak tercantum dalam formulir maupun panduan resmi
- Bürgeramt juga menginginkan informasi lokasi seperti “lantai 2 kanan”, tetapi hal itu tidak tampak jelas hanya dari kolom “Straße, Hausnummer, Zusätze” di formulir, sehingga saat berkunjung orang bisa ditanyai dalam bahasa Jerman
Implementasi penyelesaian PDF di dalam browser
- Semua data pribadi diproses di dalam browser, sehingga data pribadi tidak keluar dari komputer
- Implementasinya dibuat seperti alat lain milik All About Berlin, dengan komponen VueJS yang sederhana
- PDFLib mengisi PDF di browser
- Saat pengguna mengisi formulir, formulir PDF kosong dan pustaka JS diunduh di latar belakang
- Ketika tombol “save form” ditekan, prosesnya langsung berjalan sehingga terasa sangat cepat
- Dengan
navigator.languages, daftar bahasa yang didukung pengguna diambil, lalu negara yang kemungkinan pernah ditinggali pengguna disarankan di bagian atas daftar negara- Contohnya
en-CA,fr-CA,de-DE - Ini adalah cara memperkirakan budaya pengguna ketika biaya salah tebak rendah
- Contohnya
Lebih banyak formulir administrasi dan pemrosesan tanpa kertas
- Ada rencana untuk mendigitalkan lebih banyak formulir administrasi
- Formulir Abmeldung dan tax ID request sudah selesai
- Alat pengisian formulir ini digunakan ratusan kali setiap bulan
- Sekarang mengubah formulir baru hanya memerlukan beberapa hari
- Untuk kasus ketika kertas sulit dihilangkan sepenuhnya, API surat·faks juga dipertimbangkan
- Biaya mengirim surat lewat LetterXPress API adalah 0.85€, dan pengguna bisa menerima formulir yang sudah selesai beberapa hari kemudian untuk dibawa saat janji temu
- Biaya mengirim faks lewat Simple Fax API adalah 0.07€ per halaman, dan beberapa urusan administrasi bisa diproses seolah-olah “sepenuhnya digital”
- Ada juga cara untuk melewati kertas
- Selama periode COVID, orang mengisi informasi secara online lalu menunjukkan kode QR di lokasi tes
- Jika Bürgeramt juga menggunakan kode QR atau URL pendek, formulir kertas mungkin tidak lagi diperlukan meskipun tetap ada janji temu tatap muka
1 komentar
Komentar Hacker News
Tidak, itu sepenuhnya keliru. Cara yang “benar” untuk mendigitalisasi administrasi ala Jerman adalah seperti ini: anggaran digitalisasi ditetapkan, lalu pemerintah daerah membuka tender publik. Teman/sepupu/mantan rekan kerja pejabat tinggi menjalankan perusahaan layanan IT sebagai usaha sampingan, dan sudah jelas siapa yang akan memenangkan kontraknya
Orang itu menyerahkan pekerjaannya ke pabrik subkontrak, lalu biaya dan jadwal proyek membengkak menjadi lebih dari dua kali rencana awal. Produk jadinya hanya frontend yang kaku tempat pengguna mengisi formulir, dan formulir yang dikirim diteruskan lewat email ke pegawai negeri tingkat bawah. Mereka mencetaknya, lalu memasukkan informasi yang sama lagi ke perangkat lunak lain di komputer kantor, lalu mencetaknya lagi. Setelah itu pengguna harus membuat janji untuk datang ke kantor pemerintah agar mendapat tanda tangan dan stempel secara langsung, dan formulir final dikirim ke instansi administrasi berikutnya melalui faks
Frontend-nya berjalan di Raspberry Pi di suatu tempat di gedung kantor, dan demi menghemat energi, server juga dimatikan saat semua pegawai pulang. Jadi hanya bisa diakses pada hari kerja pukul 08.00 sampai 13.00
Pegawai negeri yang ingin menyelesaikan masalah tertentu harus membuat proyek dan membuka tender publik. Tender ini harus mengikuti standar hukum yang sangat formal untuk mencegah korupsi, sehingga urusan dokumennya memakan waktu luar biasa lama. Sebagian proyek bahkan secara hukum wajib melalui tender UE, yang membuatnya lebih parah
Beberapa orang pintar “menyelesaikan” masalah ini dengan membuat kerangka kontrak dasar bersama perusahaan konsultan seperti McKinsey, dan akibatnya perusahaan-perusahaan ini bergiliran mengambil proyek sambil memenuhi syarat seperti “harga terendah menang”
Pada akhirnya, selama 20 tahun, tiap negara bagian federal dan pemerintah daerah bersikeras memakai solusi masing-masing, gagal mendigitalisasi ratusan kali mulai dari fitur kecil sampai layanan inti, dan sekitar 3,5 miliar euro mengalir ke perusahaan konsultan, tetapi nyaris tidak ada yang benar-benar berfungsi sampai akhir
Masalah terbesar lembaga pemerintah adalah menemukan vendor perangkat lunak yang baik yang benar-benar peduli dan memberikan nilai. Hampir tidak ada cara untuk menilai siapa yang akan bekerja dengan baik dan siapa yang akan memeras biaya. Lembaga pemerintah terlalu mudah dieksploitasi, dan ketika pekerjaan bermasalah, tidak ada yang mau bertanggung jawab
Masalah terbesarnya adalah secara hukum, penawar dengan harga terendah sering kali harus menang. Jika memilih perusahaan yang bagus, vendor dengan harga terendah bisa menggugat
Vendor termurah menyerahkan hasil yang terlambat dan rusak, lalu bisa mendapat uang tambahan dengan dalih memperbaikinya. Ada insentif untuk menghasilkan sesuatu yang biaya pemeliharaannya tinggi dan arsitekturnya terlalu rumit, yang pada dasarnya dirancang untuk rusak
Semua orang jadi sengsara, tetapi masalahnya tidak dianggap sebagai akibat tender yang rusak atau vendor yang buruk. Maka muncullah proyek perbaikan lanjutan, dan proyek itu kembali dimenangkan oleh vendor buruk yang sama
Jika ingin melihat seberapa besar biaya dan kegilaannya, lihat einmalzahlung200.de. Satu formulir untuk mengajukan bantuan 200 euro untuk biaya pemanas/COVID menelan biaya jutaan euro, dengan perusahaan konsultan terlibat di dalamnya. Bebannya pun tidak sanggup ditangani, tetapi dipuji sebagai generasi berikutnya hanya karena tidak perlu mencetak kertas
Bukan berarti Jerman tidak punya talenta atau perusahaan yang bisa menghasilkan kualitas baik; prosesnya yang rusak. Masalah lain adalah undang-undang perlindungan data pribadi, yang merupakan keunggulan penting di Jerman, tetapi di dalam birokrasi sering dipakai sebagai alasan dan senjata untuk menghambat kemajuan
Administrasi publik dibuat tidak berdaya, dan dana publik terasa seperti dirampas oleh perusahaan konsultan serta vendor buruk
Saat mengajukan SPT, Elster tidak otomatis menyembunyikan formulir yang tidak perlu saya serahkan; saya sendiri harus menyingkirkan 12 halaman yang tampak acak
Terakhir kali saya menelepon kantor pajak, petugasnya juga bilang tidak bisa menjawab pertanyaan tertentu. Katanya ia harus mengambil berkas cetak saya dari lemari di ujung koridor, jadi saya diminta menelepon lagi nanti. Setelah 27 tahun, levelnya masih seperti ini
Bravo! Bürgeramt pada umumnya benar-benar terasa seperti lelucon. Di Berlin, setelah pindah pun butuh berbulan-bulan untuk mendaftarkan tempat tinggal, dan waktu tunggunya memang sepanjang itu. Kota-kota lain juga tampaknya mirip
Sekarang saya tinggal di kota lain dan KTP saya sudah kedaluwarsa selama berbulan-bulan. Secara hukum ini pelanggaran ringan, tetapi di seluruh kota tidak ada satu pun jadwal kosong. Bisa saja datang langsung pagi-pagi, tetapi ketika saya tiba 30 menit sebelum buka, ada 30 orang berjongkok menunggu dari koridor sampai keluar pintu. Di hari lain, saya datang 1 jam sebelum buka dan sudah ada 12 orang yang menunggu
Ini bukan fenomena baru-baru ini, melainkan kegagalan manajemen selama puluhan tahun, dan semua penanggung jawabnya seharusnya dipecat. Tentu saja, dalam praktiknya itu mustahil
Seharusnya ada semacam Menteri Urusan Waktu yang punya wewenang untuk menindak omong kosong seperti ini, bukan hanya birokrasi Jerman tetapi juga sistem kesehatannya. Mendapatkan janji dokter dengan cepat di sini hampir seperti keberuntungan. Keduanya sudah mencapai tingkat tidak bermartabat: membuat orang duduk di tempat yang muram dan membuang waktu bertahun-tahun. Menunggu seharusnya pengecualian, bukan default, dan harus ada metrik serta konsekuensi untuk itu
Saya juga harus membawa mobil ke Straßenverkehrsamt, tetapi ada kontradiksi: tanpa pelat nomor saya tidak bisa membawa mobilnya, dan untuk mendapatkan pelat nomor saya harus membawa mobilnya. Bahkan jika itu bisa diselesaikan entah bagaimana, saya masih harus membuat pelat fisik dan mengambil asuransi sementara, tetapi perusahaan asuransi Jerman mengatakan mereka tidak bisa memberikan asuransi pelat nomor sementara karena saya bukan pelanggan lama. Akhirnya saya menyewa truk pengangkut kendaraan dan membawanya pulang
Setelah sampai rumah, proses mendapatkan pelat nomor benar-benar mudah. Saya membuat janji di situs web otoritas kendaraan Belanda untuk pukul 14.00 keesokan harinya dan mendapatkan pelat sementara. Cukup menulis nomor di karton lalu menempelkannya di tempat pelat nomor, menelepon perusahaan asuransi termurah untuk mendapatkan asuransi sementara tanpa masalah, lalu menyetir mobilnya untuk diperiksa
Pilih satu atau beberapa cabang yang diinginkan, lalu buka tiap kalender di browser yang berbeda. Kalau membuka beberapa di satu browser, ini tidak berjalan baik karena tiap sesi mengingat pilihan terakhir
Setelah itu, refresh setiap 30 menit dan periksa kalendernya. Slot janji cukup sering dilepas, tetapi cepat terisi lagi. Kalau beruntung, Anda bisa mengetahui kapan janji yang dibatalkan masuk ke sistem. Di cabang saya, waktunya setiap hari pukul 10 pagi, dan sekitar waktu itu slot untuk 1–2 minggu kemudian juga sering muncul
Setelah tahu kapan slot dibuka, periksa setiap hari pada jam itu, pesan slot paling awal yang bisa didapat, lalu ulangi beberapa hari lagi dan ganti jika ada slot yang lebih baik. Namun, janji lama harus selalu dibatalkan
Ini merepotkan dan seharusnya tidak perlu, tetapi saya tidak pernah pergi ke Bürgeramt tanpa janji, dan metode ini selalu berhasil sejauh ini
Meski begitu, saya cukup terkejut secara positif dengan hal-hal yang bisa diurus secara digital di Kiel. Schleswig-Holstein, Niedersachsen, Hamburg, dan Bremen punya BUMN bernama Dataport yang banyak menangani teknologi lembaga publik. Tidak seefisien perusahaan biasa, tetapi tampaknya cukup berguna. Saya tidak tahu apakah ada yang serupa di wilayah lain Jerman
Tentu saja, pemerintah Irlandia kemudian membuat sistem reservasi, tetapi kualitasnya begitu konyol buruk sehingga bot langsung mengambil semua janji dan menjualnya kembali di Facebook Marketplace. Sepertinya mereka bahkan tidak terpikir untuk memakai CAPTCHA. Saya baru bisa mendapatkan janji setelah membuat scraper sendiri
Kadang-kadang, meski tanpa janji, Anda bisa langsung masuk. Karena tidak banyak pekerjaan, stafnya menunggu dengan senang hati, dan mereka juga cukup ramah
Apartemen di Jerman tidak memiliki nomor unit, dan jika tidak ada nama di kotak surat, petugas pos tidak bisa mengantarkan surat; masalah ini juga menyebabkan kegagalan pengiriman ke arah sebaliknya
Seorang teman di Jerman pernah mengirim paket kepada saya, dan tidak menuliskan nomor apartemen karena mengira tukang pos akan mencari kotak surat yang cocok dengan nama saya. Akibatnya paket itu dikembalikan begitu saja ke Jerman. Birokrasi Austria juga sama tanpa ampun seperti Jerman; hanya aturan yang harus diikutinya saja yang berbeda
Namun 3 hari kemudian petugas pos mengetuk pintu dan bertanya apakah paket ini milik kami
Ini memang bukan kota besar, tetapi juga bukan desa tempat semua orang saling mengenal, melainkan kota berpenduduk 20 ribu orang; jadi saya terkesan mereka berusaha mencari alamatnya. Tentu saja kode pos memang sangat mempersempit area
Sebaliknya, jika dikirim dari Inggris ke Norwegia, saya yakin kantor pos Norwegia akan langsung menolaknya karena tidak 100% sesuai aturan
Namun di Vienna, 2-14 berarti satu bangunan besar yang membentang dari nomor jalan 2 sampai 14. Gedung saya kecil dan secara fisik jelas terlihat sebagai nomor jalan 2, tetapi pada akhirnya surat itu tidak pernah saya terima
Tentu saja, dua hari kemudian surat itu kembali ke kotak surat saya, dan saya kehilangan 2 euro
Padahal hanya butuh satu perangko, tetapi kedua sisi sudah distempel sehingga tidak bisa dipakai ulang. Selain itu, saya memasukkannya ke kotak pos “kode pos lain”, bukan kode pos terdekat
Entah OCR yang mengacaukannya atau manusia yang mengacaukannya, tetapi yang pasti ada satu orang yang mengacaukannya. Yaitu saya
Ini memang memecahkan masalah yang cukup spesifik, tetapi setidaknya kita bisa menertawakan birokrasi yang rusak parah tanpa harus mengalaminya sendiri
Mereka membuat pengisi formulir digital untuk formulir yang dirancang buruk dan harus dihadapi semua warga Berlin, lalu menjelaskan apa yang mereka lakukan agar formulir itu lebih jelas dan lebih mudah diisi
Dalam organisasi negara Jerman dan budaya perusahaan tradisional, digitalisasi dipandang sebagai ancaman, bukan aset. Beberapa tahun lalu pacar saya saat itu bekerja di sebuah perusahaan otomasi industri besar Jerman, dan ia menderita karena proses kerja yang sangat tidak efisien: bolak-balik copy-paste antara Excel dan skrip VB
Karena sedang bosan saat lockdown, saya mengganti kekacauan Excel itu dengan skrip Python dan menyederhanakan semuanya. Pacar saya membawanya ke kantor dan dengan bangga menunjukkannya kepada atasannya, berharap mendapat pengakuan, tetapi atasannya berkata, “Kalau kamu masih ingin bekerja di sini, jangan bawa hal seperti ini ke perusahaan. Kami tidak membutuhkannya dan tidak ada masalah dengan cara kerja sekarang.” Saat itu saya menyadari bahwa budaya inovasi perangkat lunak Jerman saat ini benar-benar rusak
[1]: https://allaboutberlin.com
Jika kelak berubah menjadi “textform”, yaitu hanya membutuhkan dokumentasi, prosesnya bisa sepenuhnya digital
Sayangnya, dari kota-kota besar yang saya cek—Frankfurt, Darmstadt, Kassel, Gießen, Marburg, Wiesbaden—tidak ada yang menggunakan layanan ini; yang menyediakannya hanya daerah kecil seperti Bad Vilbel[1] atau Limburg[2]
[1]: https://onlineantrag.ekom21.de/olav/zuziehen?mbom=6440003
[2]: https://www.limburg.de/redirect.phtml?extlink=1&La=1&url_fid... "Voranmeldung eines Zuzugs"
Berbeda dengan bagian “Bürgeramt juga ingin tahu bahwa Anda tinggal di lantai 2 sebelah kanan”, pemerintah Swedia menerapkan register unit hunian nasional yang mengidentifikasi setiap apartemen dan sejenisnya dengan nomor unik
Ada metode penomoran apartemen yang presisi berdasarkan nomor lantai dan urutan pintu masuk di tiap lantai
Meski Anda tinggal di bukit curam sehingga harus turun dua lantai untuk sampai ke rumah, dan jendelanya menghadap ke sisi berlawanan gedung, itu tidak masalah. Sistem penomorannya juga menangani kasus seperti itu
https://www.lantmateriet.se/en/real-property/property-inform...
https://www.lantmateriet.se/globalassets/fastigheter/fastigh...
Ini hanya catatan kecil, tapi saya akan menghindari mengatakan “selesai” ketika sebenarnya belum ada yang selesai dan pengguna masih harus mengirimkannya sendiri. Bagi orang yang mudah terdistraksi, itu bisa terlihat seolah semua proses sudah beres
Saya justru akan mengatakan “Peringatan: ini belum selesai”
Entah ini resmi atau tidak, semoga ini mengarah pada digitalisasi berbagai bagian birokrasi Jerman
Selama 3 bulan terakhir saya menunda urusan dokumen. Selain itu, untuk janji tertentu harus mengajukan lewat email beberapa bulan sebelumnya, butuh berminggu-minggu untuk mendapat balasan, dan jika masih ada korespondensi tambahan, perlu beberapa minggu lagi
Saya suka Jerman dan saya juga suka birokrasi, tetapi saya tidak suka kurangnya digitalisasi
Negara-negara anggota UE harus memecahkan masalah yang sama, jadi masuk akal jika sistemnya dibangun lebih erat bersama-sama. Mengapa harus selalu menemukan ulang roda? Belanda cukup bagus dalam digitalisasi. Sebaliknya, kalau sistemnya tidak mempertimbangkan situasi saya, arahnya memang menjadi lebih sulit untuk meminta seseorang di dunia nyata memeriksa masalahnya
Pajak cukup mudah, layanan kesehatan juga lumayan, dan beberapa dokumen seperti registrasi mobil juga bisa diurus. Namun prosedur lokal yang aneh di tingkat Région, Département, dan kota masih punya jalan panjang
Paspor Jerman saya kedaluwarsa beberapa tahun lalu, dan untuk mendapatkan yang baru di Berlin saya harus menunggu berbulan-bulan. Karena pekerjaan, saya pergi ke Boston dengan paspor AS, lalu mengurusnya di kedutaan Jerman di sana, dan selesai dalam 48 jam. Berlin adalah puncak ketidakmampuan
Di negara kami katanya KTP atau paspor baru keluar dalam 4 minggu, tetapi itu tidak pernah terjadi
Untuk contoh dari AS, lihat buku bagus Jennifer Pahlka, Recoding America, yang membahas betapa sulitnya mendigitalisasi proses pengajuan SNAP di California, dan lain-lain. Ia adalah mantan deputi CTO AS dan kini pendiri organisasi nirlaba Code For America. [0]
Salah satu bagian yang saya ingat: seorang pegawai negeri menggambarkan kebijakan pemerintah yang rumit sebagai sesuatu yang “dimuntahkan” di atas formulir permohonan yang sukar dipahami. Dalam kelas penyusunan kontrak, saya mencuri ungkapan ini dan menyebut klausul bertele-tele seperti “Fragment 1” sepanjang 357 kata yang minggu lalu saya minta mahasiswa tulis ulang sebagai barf clause. [1]
[0] https://www.amazon.com/Recoding-America-Government-Failing-D...
[1] https://toedtclassnotes.site44.com/#guar-wow-1
Beberapa tahun lalu kami juga membuat sesuatu yang serupa, lengkap dengan aplikasi iOS, panduan prosedur, dan contekan bahasa Jerman: https://amty.io
Semua orang yang baru datang ke Berlin merasakan penderitaan ini, tetapi yang lebih buruk adalah mendapatkan janji. Ini bukan hanya untuk Anmeldung, melainkan hampir semua hal yang harus dilakukan di sini
Janji bisa dicari di sini: https://allaboutberlin.com/tools/appointment-finder