Kepatuhan Jahat Lewat Pemesanan Ruang Rapat
(clientserver.dev)- Setelah Larry Page menjadi CEO Google pada 2011, ia mencoba memperbaiki budaya rapat, tetapi sebuah tim yang mengikuti nilai bawaan Google Calendar secara harfiah mengungkap celah dalam pengelolaan ruang rapat
- Google yang tumbuh cepat telah menjadi organisasi dengan 30.000 karyawan, dan Page ingin mengurangi jumlah proyek agar dapat berfokus pada “more wood behind fewer arrows”
- Rancangan reformasi rapat mencakup penunjukan pengambil keputusan, pembatasan peserta hingga 10 orang, serta pemangkasan rapat 1 jam menjadi 50 menit agar ada waktu istirahat
- Tim Calendar mengubah durasi rapat bawaan menjadi 25 menit·50 menit, tetapi dalam praktiknya rapat sering berlanjut sampai orang berikutnya mengetuk pintu
- Sebuah tim di kantor NYC memesan slot kosong 10 menit terakhir setiap jam untuk stand-up, sehingga menggeser rapat yang sudah ada dan memperlihatkan jelas jarak antara kebijakan dan perilaku nyata
Reformasi rapat Larry Page dan nilai bawaan Calendar
- Pada 2011, Larry Page menggantikan Eric Schmidt sebagai CEO Google, dan saat itu Google sedang tumbuh cepat menjadi perusahaan dengan 30.000 karyawan
- Seiring organisasi membesar, proyek menjadi lebih ambisius dan memakan waktu lebih lama, sementara kegagalan juga terasa lebih besar
- Salah satu langkah awal Page adalah menghentikan proyek yang tidak cocok secara taktis maupun strategis, lalu berfokus pada lebih sedikit hal
- Arah ini dirangkum dengan frasa “more wood behind fewer arrows”
- Sebagai contoh, Google berupaya menutup Google Buzz untuk berfokus pada Google+
- Selanjutnya, Page mencoba mengubah cara rapat lewat email ke seluruh perusahaan
- Setiap rapat perlu memiliki pengambil keputusan
- Peserta harus dibatasi hingga 10 orang atau kurang
- Orang yang hadir dalam rapat harus menyampaikan pendapat; jika tidak, mereka tidak perlu hadir
- Rapat 1 jam seharusnya hanya berlangsung 50 menit agar orang bisa ke toilet atau beristirahat sebentar
- Setelah itu, sebagian ungkapan dilunakkan menjadi lebih seperti atribut “rapat yang berorientasi pada pengambilan keputusan”, tetapi kejanggalan bahwa tidak semua rapat diadakan untuk mengambil keputusan tetap ada
- Dalam sesi Q&A, seseorang bertanya apakah durasi rapat bawaan Google Calendar harus diubah menjadi 25 menit·50 menit alih-alih 30 menit·60 menit, dan Page menjawab “yes”
- Tim Calendar menerapkan perubahan ini, tetapi di dunia nyata rapat yang seharusnya berakhir pukul 2:50 sering kali tidak selesai, dan biasanya berlanjut sampai peserta rapat berikutnya mengetuk pintu
Tim NYC yang memesan slot 10 menit terakhir
- Sebuah tim di kantor NYC menyadari bahwa stand-up mereka selesai dalam sekitar 10 menit
- Ketika rapat 50 menit menjadi nilai bawaan, kalender ruang rapat kadang menyisakan 10 menit terakhir pada setiap jam
- Tim ini mulai memesan stand-up di slot kosong 10 menit yang tersisa di kalender ruang rapat, tanpa bersaing dengan rapat berdurasi 30 menit
- Dalam praktiknya, pada pukul 2:50 seseorang mengetuk pintu ruang rapat dan berkata bahwa ia “sudah memesan ruang rapat”
- Orang di dalam menjawab, “Tidak, sekarang baru 2:50”
- Orang di luar meminta mereka mengecek kembali kalender ruang rapat, lalu mengatakan bahwa rapat yang ada dipesan untuk 50 menit dan timnya memesan 10 menit terakhir untuk stand-up
- Pada akhirnya, orang-orang di dalam keluar dari ruang rapat
- Cara ini adalah kepatuhan jahat yang mengikuti pemesanan yang ditampilkan di Calendar secara harfiah, dan mempertemukan ekspektasi “itu hanya nilai bawaan, sebenarnya kami berniat memakai 1 jam” dengan fakta kalender bahwa “pemesan saat ini adalah kami”
- Tim ini melakukan tindakan yang sama dua kali, dan tidak diketahui tim mana itu maupun apa motivasinya
2 komentar
Kepatuhan yang berniat jahat? Strategi yang sangat keren.
Komentar Hacker News
Di U of M, masalah ini diselesaikan dengan membuat kelas secara resmi dimulai 10 menit lebih lambat dari waktu yang diumumkan.
Misalnya, kelas pukul 10–11 sebenarnya berlangsung pukul 10:10–11, dan tak seorang pun datang sebelum 10:10.
Secara teknis ini hal yang sama, tetapi tepat pada jam bulat punya efek titik acuan yang cukup kuat, sehingga berada di ruang rapat pada 11:01 terasa jauh lebih terlambat daripada masih berada di sana pada 10:51.
Sepingat saya, jika waktu yang ditulis presisi seperti 10:00, itu berarti benar-benar mulai tepat waktu.
Saya dengar asalnya dari masa ketika orang tidak bisa mengetahui waktu secara akurat dengan mudah; setelah mendengar lonceng tepat waktu, mahasiswa diberi waktu untuk berjalan ke ruang kuliah.
PR wajib dikumpulkan dalam keadaan distapler, dan tugas juga bisa mendapat nilai minus.
Jika pada langkah pembuktian Anda menulis “Saya tidak tahu cara melakukan X”, nilainya 0, tetapi jika menulis sesuatu yang salah, bagian itu dikurangi nilainya.
Meski begitu, dia profesor yang baik dan kelasnya juga menyenangkan.
Saat saya kuliah, praktik ini sebagian besar sudah dihapus, dan kadang waktu mulai secara eksplisit ditulis “sine tempore”.
Alat kalender internal secara default menjadwalkan rapat mulai 5 menit lebih lambat dari jam bulat/setengah jam dan berakhir pada jam bulat/setengah jam, meski bisa diubah jika perlu.
Kita tidak bisa berteleportasi ke ruang rapat, jadi ini wajar, dan jika bekerja di perusahaan seperti itu, kebijakan ini 100% patut disyukuri. Para senior yang rapat seharian juga jadi punya waktu untuk ke toilet.
Jika perusahaan Anda belum melakukan ini, layak dipertimbangkan; jika Anda senior, sebaiknya dorong penerapannya. Banyak alat kalender punya opsi buffer rapat default, jadi tinggal diaktifkan.
Ini lebih dekat ke penegakan yang teliti daripada “kepatuhan jahat”.
Kalau benar-benar kepatuhan jahat, tim yang sama akan memesan ruangan yang sama berturut-turut untuk rapat 50 menit dan rapat 10 menit.
Justru perusahaan mengoptimalkan kapasitas ruang rapat dan menghemat uang, dan waktu istirahat yang diinginkan CEO juga dipaksakan.
Satu-satunya yang “jahat” adalah tim yang menolak keluar pada menit ke-50, dan mereka bahkan tidak patuh.
Pihak yang paling bersalah tampaknya Page: dari luar ia membuat keputusan yang keren dan progresif, tetapi masalahnya bawahan tidak bisa menentang intervensi bodoh dari atas atau mengabaikan kebijakan buruk.
Pihak kedua yang bersalah adalah orang-orang dalam cerita itu sendiri, yaitu mereka yang tetap memakai ruangan pada waktu yang tidak dipesan setelah rapat 50 menit berlalu.
Itu memang hal yang wajar. Dalam praktiknya selalu terjadi, dan bahkan jika dipesan 2 jam pun akan sama. Namun intinya, mereka berada di ruangan yang sudah dipesan, dan pemesanan itu bukan milik mereka.
Menggunakan slot yang tidak dipesan itu pada dasarnya hanya tindakan memesan rapat.
Scoutmaster saya punya teori seperti ini: arti “9:30” berbeda-beda bagi tiap orang—bagi seseorang bisa berarti 9:25, bagi yang lain 9:45—tetapi 9:32 hanya punya satu arti.
Jadi ia sering memakai waktu yang aneh, seperti berkumpul pukul 6:07 hari ini.
Batas kecepatan di bagian berkelok Quito Road antara Bicknell Road dan Pollard Road adalah 25 mph, tetapi pada tikungan yang lebih tajam dipasang rambu kecepatan yang disarankan dengan angka seperti 17, 19, 21, atau 22 mph untuk menarik perhatian pengemudi dan membuat mereka melambat.
Perkiraan waktu tiba untuk perjalanan berkemah selalu seperti 9:59am, dan dengan begitu orang-orang datang sekitar pukul 9 sekian, atau paling lambat sekitar 10:10.
Jika perkiraan waktu tiba 10:00, orang-orang menafsirkannya sebagai “sekitar jam 10-an” lalu muncul pukul 10:45.
Kalau aku ada di ruangan itu, aku justru akan merasa lega
Rapat di perusahaan besar sering berlarut-larut kalau tidak ada faktor penghenti paksa seperti orang mengetuk pintu
Aku punya kode yang harus ditulis, tapi orang-orang marketing dan sales, padahal belum ada produk untuk dijual, malah memanjang-manjangkan pembicaraan yang tidak begitu berarti, sehingga setengah hari kerja dalam seminggu habis terkurung dalam rapat berjam-jam
Suatu hari setelah makan siang, saat kembali bersama rekan-rekan, kami melewati toko jam, lalu masuk dan membeli jam kukuk yang tidak terlalu mahal, kemudian menggantungnya di dinding satu-satunya ruang rapat besar
Setiap 15 menit jam itu berdengung, dan tepat sebelum pergantian jam akan berbunyi klik-klik lalu berkicau CUCKOO, CUCKOO sebanyak yang diperlukan. Orang-orang marketing dan sales benar-benar membencinya, tetapi rapat menjadi lebih singkat dan lebih jarang
CEO sangat menyukai jam itu, dan kalau aku lupa memutar pernya, CEO atau manajer akan memutarnya sebagai gantinya
Jadi ketika aku memimpin rapat, aku selalu memberi batas waktu 45 menit. Entah orang-orang berterima kasih atau membencinya, tapi bagiku itu efektif
Sekarang aku bekerja 100% remote, jadi aku punya fleksibilitas untuk secara mental mengabaikan bagian rapat yang tidak relevan denganku, dan memakai waktu itu untuk menulis komentar HN
Aku jauh lebih sering mengalami rapat 1 jam yang lebih panjang dari yang perlu, dibanding rapat yang terlalu pendek
Di organisasi yang banyak rapat, sangat menyebalkan kalau orang yang memimpin rapat menariknya sampai habis waktu atau bahkan lebih
Beberapa menit itu hampir tidak pernah menghasilkan sesuatu yang cukup bernilai untuk mengimbangi beban harus memilih apakah berlari ke rapat berikutnya, datang lebih terlambat, atau menyempatkan toilet/air/camilan
Kalau agendanya selesai, rapatnya juga selesai
Kurang lebih, kalau memang harus terkurung di sini, sekalian saja pergi ke toilet dan mengambil kopi lagi
Biasanya pada titik itu, karena ruangan pengap dan rapat terlalu panjang, orang-orang sudah mulai mengulang hal yang sama
Ketika seseorang berdiri, membuka pintu, dan bergerak, lalu satu-dua kelompok melakukan percakapan sampingan, biasanya sisa rapat pun cepat selesai
Solusi untuk masalah “rapat 50 menit selalu melebar jadi 1 jam” adalah memulainya pada jam seperti 9:10am, sehingga ada titik akhir psikologis yang rapi pada 10am
Kalau dijadwalkan jam 9, tentu saja tidak ada yang akan berhenti pada 9:50am
Katanya “tentu saja tidak ada yang akan berhenti pada 9:50am”, tapi aku akan melakukan persis itu
Seperti yang ditunjukkan tulisan itu dengan tepat, rapat akan terus berlangsung terlepas dari jam dinding, sampai orang berikutnya datang dan mengusir mereka. Itu hukum universal gedung perkantoran
Aku beberapa kali mengalami rapat yang dijadwalkan 9:00 baru benar-benar mulai 9:10
Kalau dijadwalkan 9:10, mungkin baru akan mulai 9:20
Namun sepertinya mereka mengakhiri kebiasaan itu pada 2018
https://record.umich.edu/articles/university-updating-start-...
Ini mudah dipaksakan karena tim-tim sebelah mengetuk pintu pada batas 30 menit. Kita juga tidak bisa menyalahkan atau kesal kepada mereka
Dalam kasus ini aku setuju dengan Larry
Harus ada seseorang yang menjalankan rapat, dan dalam waktu yang ditentukan harus keluar hasil yang diharapkan, misalnya keputusan
Kalau sudah 45 menit berlalu dan belum makin dekat ke jawaban, sepertinya lebih tepat menugaskan hal yang perlu diselidiki lalu berkumpul lagi
Kepatuhan jahat dalam konteks ini adalah hal baik, karena menciptakan kondisi di mana rapat selesai dan semua orang bisa pergi ke toilet
Contohnya kelas, briefing, rapat seluruh perusahaan yang umum, standup, dan seminar makan siang
Kalau belum pernah mengalami standup yang selesai dalam 45 detik karena semua orang melaporkan “tidak ada blocker, tidak ada request”, berarti standup itu diisi terlalu banyak orang atau organisasinya sedang berada di bawah tekanan berlebihan
Tidak harus selalu keputusan konkret, tetapi harus ada hasil yang nyata. “Para siswa mempelajari teknologi X” adalah hasil yang nyata
Dua dari 10 peserta berbicara selama 30 menit dan tidak ada apa pun yang dicatat, itu bukan
Anehnya, aku lebih sering melihat orang enggan merekam atau mendokumentasikan, dan menurutku itu sama sekali bukan alur yang baik
Beberapa rapat hanyalah forum untuk membahas topik agar semua orang punya pemahaman yang sama
Aku tidak suka ketika kebijakan yang tertulis diperlakukan sebagai “sekadar kertas” dan diabaikan, jadi orang-orang seperti itu adalah pahlawanku
Kalau sifatnya sementara atau masa transisi, aku paham. Itu bisa terjadi
Tetapi kalau aturan sudah lama ada dan mengabaikannya pada dasarnya menjadi standar, aturannya harus diubah atau mulai dipatuhi
Ketika orang terbiasa dengan omong kosong, semuanya berubah menjadi omong kosong
Alasan aturan seperti itu tidak dihapus adalah karena takut melukai perasaan seseorang. Tapi perasaan kita juga selalu terluka, jadi pada akhirnya ini soal perasaan siapa yang diperhatikan
Pada akhir 90-an, di tempatku bekerja ada seorang manajer yang justru membuat orang lega kalau dia menjadwalkan rapat
Dia menjadwalkan rapat selama 50 menit, dan apa pun yang terjadi, tepat pada menit ke-50 dia mengakhirinya, lalu berdiri dan keluar dari ruangan
Pernah sekali aku melihat seorang eksekutif yang lebih senior sedang berpidato panjang lebar, tetapi dia tetap mengatakan dengan sopan namun tegas bahwa waktunya sudah habis, menutup folio yang selalu dibawanya ke rapat, lalu keluar dari ruangan
Aturan bahwa “semua orang dalam rapat harus menyampaikan pendapat, atau kalau tidak seharusnya tidak berada dalam rapat” di beberapa perusahaan tempat saya pernah bekerja akan menghilangkan sisa waktu terakhir untuk memperbaiki sistem, melakukan refactoring, dan pemeliharaan
Bahkan, saya pernah meminta manajer untuk menambahkan saya ke rapat rutin bulanan berdurasi 2 jam dengan lebih dari 50 orang supaya saya bisa melakukan refactoring
Ini juga bisa dibilang semacam malicious compliance
Mengundang semua orang hanya karena mungkin diperlukan adalah masalah nyata di sebagian besar perusahaan besar tempat saya pernah bekerja atau berkolaborasi
Kalau perlu dalih rapat untuk mencegah orang lain mengambil waktu Anda, sudah saatnya mencari pekerjaan baru. Itu benar-benar kondisi yang sangat disfungsional
Mungkin karena kantornya berbeda, tetapi rapat 25 menit/50 menit cukup umum, dan kalau seseorang sudah memesan ruangan, itu 100% dihormati
Itu dianggap bukan soal ketelitian, melainkan sopan santun dasar untuk menepati janji di kalender rapat