Kepatuhan yang Berniat Jahat dengan Memanfaatkan Reservasi Ruang Rapat
(clientserver.dev)- Setelah Larry Page menjadi CEO, Google mengalami tantangan pertumbuhan dan penurunan efisiensi kerja
- Bersamaan dengan penghapusan proyek yang tidak perlu, ia memperkenalkan pedoman baru untuk memperbaiki budaya rapat
- Salah satu kebijakan utamanya adalah membatasi durasi rapat hingga 50 menit, tetapi dalam praktiknya aturan ini tidak dijalankan dengan baik
- Karena itu, sebuah tim secara resmi memesan ruang rapat untuk sisa waktu singkat 10 menit dan benar-benar memanfaatkannya
- Tindakan tim yang bertindak sesuai aturan ini menjadi anekdot yang menyingkap ironi budaya organisasi dan kebijakan
Pertumbuhan dan Perubahan di Google
- Pada 2011, Larry Page menjabat sebagai CEO Google menggantikan Eric Schmidt
- Pada masa ini Google mengalami pertumbuhan pesat hingga memiliki 30 ribu karyawan, sehingga proyek-proyek membesar dan kemungkinan gagal juga meningkat
- Sebelumnya Yahoo! menjadi bahan ejekan di Google karena struktur pengambilan keputusannya yang lambat, tetapi Google juga mengalami masalah pengambilan keputusan yang makin melambat
Langkah Reformasi Larry Page
-
Larry Page memangkas banyak proyek yang tidak strategis maupun taktis demi meningkatkan efisiensi
- "Lebih banyak pohon dengan lebih sedikit anak panah" — menekankan prinsip pemusatan kemampuan
- Contoh: merapikan Google Buzz lalu fokus ke Google+
-
Mengumumkan rencana pembaruan budaya rapat
- Setiap rapat harus memiliki "pengambil keputusan"
- Dibatasi maksimal 10 peserta
- Jika tidak semua orang berpartisipasi, tidak perlu hadir dalam rapat
- Rapat 1 jam dipersingkat menjadi 50 menit untuk memberi waktu istirahat
- Seiring waktu, kebijakan ini dilonggarkan agar lebih banyak diterapkan hanya pada "rapat yang berpusat pada keputusan"
Realitas Kebijakan Durasi Rapat
- Durasi rapat default di Google Calendar juga diubah menjadi 25/50 menit
- Namun di lapangan, rapat sering tidak berakhir tepat waktu, hingga peserta rapat berikutnya harus mengetuk pintu sementara rapat masih terus berjalan
- Bahkan saat sudah pukul 2:50, ruangan belum dikosongkan dan terjadi gesekan dengan tim yang memesan berikutnya
Insiden Reservasi Ruang Rapat 10 Menit
-
Sebuah tim di kantor NYC memesan 10 menit terakhir yang tersisa di ruang rapat untuk stand-up meeting mereka
- Berkat kebijakan rapat 50 menit, sisa slot 10 menit seperti ini sering muncul
- Mereka memanfaatkan celah singkat ini untuk menjalankan rapat secara efisien
-
Contoh kejadian nyata
- Pada pukul 2:50, seseorang mengetuk pintu dan berkata, "Ini waktu reservasi kami"
- Pengguna sebelumnya bersikeras, "Masih pukul 2:50, jadi ini masih waktu saya"
- Lalu dibuktikan bahwa "10 menit itu memang reservasi kami" dan mereka mengambil alih ruangan
- Terjadilah suasana keluar ruangan dengan penuh ketidakpuasan
- Orang-orang menyaksikan bahwa "jika kebijakan benar-benar ditegakkan, situasi canggung seperti ini bisa terjadi"
Kesimpulan dan Catatan
- Maksud kebijakannya baik, tetapi dalam lingkungan kerja nyata hasilnya menjadi tidak realistis
- Identitas maupun motivasi tim yang benar-benar mengeksekusi reservasi singkat itu tetap menjadi misteri
- Anekdot ini menunjukkan jarak antara eksekusi, kebijakan, dan budaya di perusahaan besar
2 komentar
Kepatuhan yang berniat jahat? Strategi yang sangat keren.
Komentar Hacker News
Rapat seharusnya berakhir pada 2:50, tetapi kenyataannya tidak begitu. Di University of Michigan, masalah ini diselesaikan dengan secara resmi memulai kelas 10 menit lebih lambat dari waktu yang diiklankan. Artinya, kelas yang tertulis 10-11 sebenarnya berlangsung 10:10-11. Orang-orang jadi datang pukul 10:10, dan ini memberi efek patokan yang cukup besar. Perbedaan persepsi saat sesuatu tidak berakhir tepat waktu terasa cukup besar
Di University of Finland dan banyak universitas Eropa lainnya juga ada tradisi “academic quarter” (seperempat akademik). Jika tertulis mulai pukul 10, praktiknya dimulai pukul 10:15. Jika tertulis tepat 10:00, maka benar-benar dimulai saat itu. Ini berasal dari kebiasaan lama ketika orang belum punya jam, sehingga mahasiswa bisa berpindah kelas setelah mendengar bunyi lonceng
Di Michigan State, profesor matematika Wade Ramey mengunci pintu kelas setelah perkuliahan dimulai sehingga yang terlambat tidak bisa masuk. Tugas juga harus dijepit dengan stapler, dan kesalahan kadang tidak hanya mengurangi nilai tetapi bahkan diberi nilai negatif. Meski seketat itu, saya menikmati kelas dosen tersebut
Kebiasaan yang disebut di atas itulah yang disebut 'academic quarter'. Biasanya 15 menit
Di Jerman dan tempat lain juga ada tradisi universitas “c.t.” (cum tempore, dengan waktu), yang berarti mulai 15 menit terlambat. Bagi saya itu sudah menjadi kebiasaan yang menghilang, tetapi waktu yang secara jelas ditandai “s.t.” (sine tempore, tepat waktu) benar-benar dimulai tepat waktu
Sekarang di perusahaan big tech pun rapat sering disetel untuk selalu mulai 5 menit setelah jam atau setengah jam, lalu pasti selesai tepat pada jam atau setengah jam berikutnya sebagai buffer bawaan. Ini memberi waktu untuk berpindah ruang rapat dan memenuhi kebutuhan biologis. Jika perusahaan Anda belum menerapkannya, cukup aktifkan opsi buffer yang biasanya sudah tersedia di alat kalender
Di St Andrews University ada konsep “Academic hour”, di mana kelas selalu mulai 5 menit terlambat dan selesai 5 menit lebih awal. Misalnya, kelas 10 sampai 11 sebenarnya 10:05-10:55. Tujuannya memberi waktu perpindahan antar kuliah dan menstandarkan waktu persiapan
UC Berkeley juga punya kebiasaan seperti ini. Saat jadi mahasiswa baru, tidak ada yang memberi tahu soal ini, jadi pada hari pertama semua orang datang lebih awal, lalu profesor bertanya kenapa semua sudah ada di sana dan apakah kami tidak tahu kelas baru dimulai 10 menit kemudian; itu cukup mengejutkan
Saya rasa Larry Page mungkin juga mendapat ide dari sistem ini. Di UMich, apa yang disebut ‘Michigan time’ resmi diakhiri pada 2018, tetapi saya suka sistem seperti itu
Tim kami juga saat pandemi menetapkan 5 menit pertama semua rapat sebagai waktu istirahat biologis. Praktiknya, rapat mulai pada :05 atau :07, dan kalau rapat sebelumnya molor sampai saat itu, tidak terasa canggung meski seseorang meminta orang lain segera keluar
Kebiasaan waktu mulai terbatas itu hilang sekitar 2017
Selama bertahun-tahun saya mengatur rapat saya agar mulai 5 menit lebih lambat, tetapi Google Calendar tidak punya ini sebagai fitur bawaan sehingga repot harus menyesuaikannya manual setiap kali
Ini solusi yang terlalu jelas
Di sekolah dan perusahaan tempat saya pernah berada, kalau rapat atau kelas dimulai secara longgar, orang penting datang terlambat dan akhirnya 5-10 menit pertama terbuang. Para pemimpin lalu membuang waktu dengan mengulang atau merangkum pembukaan “untuk orang yang baru masuk”. Saya selalu berusaha datang tepat waktu, dan sangat kesal ketika waktu diulang untuk orang yang telat. 25 tahun lalu, saya pernah dicopot dari posisi relawan penting karena terlambat sekali. Sejak itu saya tidak pernah terlambat lagi. Bahkan saat memakai transportasi umum, saya selalu menyisakan lebih dari 30 menit dan datang sangat awal
Menurut saya ini bukan “malicious compliance”, melainkan “pedantic enforcement” (penegakan aturan yang kaku). Kalau benar-benar ‘malicious compliance’, mereka akan memesan rapat 10 menit tepat setelah rapat 50 menit di ruangan yang sama
Ini sekadar istilah clickbait. Justru perusahaan menghemat uang berkat optimalisasi ruang rapat, dan kebijakan CEO soal waktu istirahat benar-benar diterapkan. Pelaku yang benar-benar bertindak buruk adalah tim yang tetap tidak mematuhi aturan 50 menit dan mencoba melewati batas waktu sampai akhir
Ini bahkan bukan kekakuan. Kelompok itu justru tampak sebagai satu-satunya pihak yang masuk akal di perusahaan. Masalah sebenarnya adalah Page. Kalau kebijakan aneh turun dari atas, bawahan sulit menentangnya secara terbuka. Pihak kedua yang salah adalah orang-orang yang memakai ruang rapat eksklusif lebih dari 50 menit. Itu gejala yang bisa dipahami, tetapi tetap masalah ketika seseorang memakai ruang yang sudah dipesan kelompok lain seolah miliknya sendiri
Menurut saya kesimpulan yang benar adalah memesan rapat 50 menit terpisah dan rapat 10 menit terpisah. Menggunakan ruangan yang tidak dipesan begitu saja bukanlah 'malicious compliance'
Menurut teori seorang pemimpin pramuka, setiap orang memaknai “9:30” secara berbeda. Bagi sebagian orang artinya 9:25, bagi yang lain 9:45. Tetapi “9:32” menunjuk satu waktu yang jelas bagi semua orang. Karena itu pemimpin itu sering menentukan jam aneh seperti “hari ini kita berkumpul pukul 6:07”
Kalau saya ada di ruang rapat itu, saya justru akan lega. Rapat di perusahaan besar tidak akan selesai tanpa pemicu paksa, jadi ada orang yang mengetuk pintu justru membantu
Di startup, rapat pemasaran dan penjualan terlalu panjang, jadi saya sendiri membeli jam kukuk di toko jam dan memasangnya di ruang rapat. Jam itu berbunyi setiap 15 menit, dan akibatnya rapat jadi lebih singkat serta jumlah rapat pun berkurang. CEO dan staf administrasi kantor juga sangat menyukai jam itu
Sudah lama saya merasa konsentrasi menurun pada rapat yang lebih dari 45 menit. Karena itu saya selalu membatasi rapat yang saya adakan menjadi 45 menit. Sekarang saya 100% remote, jadi saya menerapkannya dengan mengabaikan bagian yang tidak saya butuhkan dan memakai waktu itu untuk menulis komentar HN
Dalam artikel itu, penyusup ruang rapat digambarkan seperti penjahat, tetapi saya berada di pihak mereka. Jauh lebih sering rapat berlangsung terlalu lama tanpa alasan daripada benar-benar perlu selama itu. Di organisasi yang rapatnya banyak, kalau kebiasaan molor sampai habis waktu atau melewati waktu terus dibiarkan, itu masalah. Akibatnya orang terlambat ke rapat berikutnya atau harus mengorbankan waktu istirahat biologis
Tinggal tetapkan agenda rapat dengan jelas dan patuhi aturan dengan ketat. Begitu selesai, rapat langsung ditutup
Saya juga pernah mengalami standup meeting 90 menit. Dalam situasi seperti itu, orang yang mendorong agar selesai dalam 10 menit benar-benar pahlawan
Di sebuah perusahaan, setelah 70-80 menit beberapa karyawan dengan berani keluar dari ruang rapat untuk menciptakan waktu istirahat. Biasanya pada titik itu percakapan kelompok kecil justru lebih produktif, dan akhirnya rapat benar-benar selesai lebih cepat
Orang-orang sebenarnya ingin bermalas-malasan di rapat daripada bekerja sungguhan. Makin lama rapat, makin mereka tetap digaji tanpa melakukan apa pun. Rapat sering tidak benar-benar perlu, dan merupakan cara terburuk untuk menyampaikan informasi
Kadang di rapat video saya pernah pura-pura ada yang mengetuk pintu lalu memaksa rapat selesai
Saya suka rapat gaya pomodoro. Itu jadi ujian kemauan dan daya tahan
“Masalah rapat 50 menit yang selalu berubah jadi 1 jam” bisa diatasi dengan memulai pada jam ganjil seperti 9:10AM. Dengan begitu ada titik akhir yang jelas di 10:00; kalau mulai jam 9, sering kali orang tidak berhenti setelah 50 menit dan malah berlanjut sampai 10
Ada orang yang selalu bergerak tepat sesuai waktu, dan ada pula budaya orang terlambat. Saya sendiri akan benar-benar selesai tepat 9:50
Di University of Michigan pun kebiasaan itu terbentuk secara alami, dan saya menyukai sistem seperti itu. Saya dengar itu resmi dihapus pada 2018
Tim kami juga membangun budaya semua rapat dimulai 5 menit lebih lambat dan harus selesai tepat tiap jam atau setengah jam (rapat 55 menit). Karena tim sebelah akan mengetuk pintu tepat pada waktunya, tidak ada yang mengeluh soal itu
Sebenarnya itu bukan solusi. Kecuali kelompok berikutnya masuk dan mengusir mereka, rapat biasanya tetap saja berlanjut
Bahkan ketika diberi saran untuk memulai 9:10AM, pada praktiknya beberapa rapat yang katanya mulai jam 9 baru benar-benar mulai 9:10. Kalau dijadwalkan 9:10, barulah dimulai 9:20
Benar seperti yang dikatakan, rapat akan tetap memanjang sampai titik akhir yang dijadikan patokan
Saya pernah benar-benar mengusir Larry Page dari ruang rapat. Saya jadi menghormatinya karena dia mau mengosongkan ruangan tanpa rasa berhak istimewa
Saya lebih bersimpati pada posisi Larry Page. Menurut saya, seseorang harus memfasilitasi rapat dan memastikan ada hasil yang diharapkan, seperti keputusan, dalam waktu yang ditentukan. Kalau setelah 45 menit belum ada jawaban, lebih baik beri pekerjaan rumah lalu berkumpul lagi nanti. Justru 'malicious compliance' seperti inilah yang menciptakan budaya rapat selesai tepat waktu dan semua orang sempat ke toilet
Tidak semua pertemuan harus bertujuan mengambil keputusan. Ada juga briefing, all-hands, standup, diskusi, lunch-and-learn, dan bentuk pertemuan lain dengan “tujuan” yang berbeda, jadi alokasi waktu dan ruang juga perlu disesuaikan
Menurut saya rapat tanpa hasil itu bernilai rendah. Tidak harus keputusan tertentu, tetapi perlu “hasil yang terlihat”. Kalau dua orang bicara 30 menit dan tidak ada yang tercatat di mana pun, itu tidak ada artinya. Belakangan ini suasananya justru orang makin enggan meninggalkan jejak informasi, dan itu masalah
Ada juga rapat diskusi yang memang tidak perlu menghasilkan keputusan. Organisasi tetap butuh ruang untuk menyelaraskan arah secara keseluruhan
Saya tidak suka ketika kebijakan tertulis berubah menjadi standar sosial yang semua orang abaikan. Kalau aturan dibiarkan lama, menurut saya aturannya harus diubah, atau kalau tidak, ditegakkan secara konsisten
Pada akhir 1990-an, ada seorang manajer perempuan yang selalu menjadwalkan rapat 50 menit dan akan berdiri lalu pergi tepat pada menit ke-50. Bahkan ketika atasan sedang bicara, dia tetap menutup folio-nya dengan sopan tetapi tegas lalu meninggalkan ruang rapat
Dulu ada kebijakan bahwa “semua orang harus memberi input dalam rapat”, dan dalam situasi seperti itu saya bahkan tidak punya waktu untuk coding atau refactoring di sela-sela. Malah kadang saya sengaja ikut rapat besar dua jam yang sebenarnya tidak saya perlukan hanya untuk mendapatkan waktu coding. Itu juga semacam malicious compliance
Cara yang lebih baik adalah memberi orang wewenang untuk menolak undangan rapat kalau memang tidak perlu. Mengundang terlalu banyak orang hanya karena “siapa tahu diperlukan” adalah masalah kronis di perusahaan besar
Saya juga pernah bersekongkol dengan developer lain untuk sekadar membuat rapat 2 jam bernama “dev sync”, padahal sebenarnya tidak ada rapat apa pun
Saya bertanya-tanya kenapa tidak sekalian saja melewatkan rapat dan melakukan refactoring. Kalau Anda perlu memakai rapat sebagai alasan agar orang lain tidak merebut waktu Anda, itu berarti budaya perusahaan sudah terlalu tidak efisien. Dalam lingkungan seperti itu, sudah waktunya serius mempertimbangkan pindah kerja