Mulailah rapat 5 menit setelah jam penuh, bukan tepat waktu

• Penulis yang bekerja sebagai engineering manager di Google menjalankan timnya agar semua rapat dimulai 5 menit lebih lambat dari jam penuh, bukan tepat waktu
• Kebiasaan memulai rapat 5 menit setelah jam penuh (:05, :35) lebih efektif mengurangi kelelahan akibat rapat beruntun
• Dibanding upaya mengakhiri rapat 5 menit lebih awal untuk rapat berikutnya, ketika waktu selesai resmi jatuh tepat di jam penuh, tekanan sosial untuk tidak melewati jam penuh bekerja secara alami
• Istirahat singkat meningkatkan fokus dan rasa tenang para peserta, dan pada praktiknya para peserta juga datang sesuai waktu mulai yang baru
• Cara ini menyebar secara alami ke seluruh organisasi, dan karena bukan aturan yang dipaksakan, kebiasaan ini lebih mudah dipertahankan
• Perubahan kebiasaan kecil dapat meningkatkan efisiensi dan suasana tim

---

Eksperimen menunda waktu mulai rapat 5 menit

• Penulis yang bekerja sebagai engineering manager di Google menjalankan timnya agar semua rapat dimulai 5 menit lebih lambat dari jam yang dijadwalkan
  • Contoh: rapat jam 1 dimulai pukul 1:05, rapat jam 1:30 dimulai pukul 1:35
• Ini lebih efektif dibanding mencoba mengakhiri rapat 5 menit lebih awal
  • Rapat sering kali tidak selesai tepat waktu sehingga berbenturan dengan rapat berikutnya
  • Sebaliknya, jika waktu mulai diundur, istirahat singkat akan tercipta secara alami

Tekanan sosial dan efek pada manajemen waktu

• Ada tekanan sosial bahwa rapat harus selesai tepat di jam penuh (atau setiap 30 menit)
  • Karena itu, rapat tidak menggerus waktu mulai rapat berikutnya
• Berkat tekanan ini, istirahat singkat pun terjamin, dan peserta bisa mengikuti rapat berikutnya dengan lebih lega

Respons peserta dan perubahan nyata

• Para peserta menghormati jadwal baru dan datang tepat waktu
  • Berbeda dari kekhawatiran awal, hampir tidak ada yang datang lebih terlambat seperti pukul 1:07
• Meski awal rapat mundur, pada kenyataannya rapat sebelumnya juga sering tidak dimulai tepat waktu, sehingga hampir tidak ada kehilangan waktu yang nyata

Penyebaran di dalam organisasi dan otonomi

• Cara ini menyebar secara sukarela ke seluruh organisasi
  • Bukan aturan milik tim tertentu, melainkan praktik yang terbentuk secara alami
• Karena bukan aturan wajib, cara ini bisa diterapkan secara fleksibel sesuai jadwal masing-masing
  • Karena waktu rapat berikutnya milik rekan kerja tidak selalu pasti, sebagian besar rapat pun berakhir tepat waktu

Kesimpulan: nilai dari kebiasaan kecil

• Seperti kode yang baik, tim yang baik juga dibentuk oleh detail yang cermat
• Perubahan sederhana berupa memberi jeda 5 menit di antara rapat beruntun dapat meningkatkan kualitas hari kerja
• “Jika mencobanya sendiri, Anda bisa merasakan hari Anda menjadi lebih baik”

[roxie]

Pendekatan yang unik dan cerdas ya.

[kimjoin2]

Sepertinya bagus.

[GN⁺]

Opini Hacker News

• Pada masa pandemi, perusahaan kami pernah bereksperimen dengan ‘memulai rapat 5 menit setelah tepat waktu’
  Hasil analisis data menunjukkan, pada awalnya rapat memang selesai tepat waktu, tetapi setelah beberapa minggu mulai molor lagi
  Manajer keluar tepat waktu, tetapi IC (Individual Contributor) cenderung tetap tinggal dan melanjutkan rapat
  Dalam survei juga, manajer menyukai cara ini, tetapi IC menanggapinya negatif
  Pada akhirnya itu karena para manajer dengan jadwal padat menginginkan sedikit waktu istirahat, dan kami pun akhirnya kembali ke cara semula

  • Saya juga punya pengalaman serupa. Apakah rapat selesai tepat waktu atau tidak ternyata tidak terlalu berarti
    Ketika IC melanjutkan diskusi detail, saya justru menganggapnya sebagai tanda kolaborasi yang baik
    Sebagai manajer, saya akan bertanya, “Apakah saya perlu tetap di sini?” dan biasanya mendapat jawaban “tidak”
    Pada akhirnya, ini seperti ada dua rapat yang berlangsung berurutan, dan masalahnya ada pada struktur kalender
  • Sangat wajar jika IC tetap tinggal lalu membahas topik detail lebih dalam
    Yang tertangkap oleh data pada dasarnya adalah fenomena seperti ‘obrolan lorong setelah rapat’
  • Saat bekerja di Google, beberapa manajer senior ingin hanya rapat yang mereka hadiri saja yang dimulai 5 menit terlambat
    Bagi orang yang seharian hanya rapat, ini terasa seperti kebijakan ruang jeda pribadi yang masuk akal
    Sebaliknya, ada juga manajer yang memang selalu datang 5 menit terlambat, dan itu cukup menjengkelkan
  • Topik ini mengingatkan pada tulisan Paul Graham, Maker’s Schedule, Manager’s Schedule
    Menarik melihat bagaimana perbedaan kepadatan jadwal melahirkan preferensi seperti ini
  • Jika bertanya apa itu IC, itu berarti Individual Contributor, yaitu engineer praktis non-manajerial

• Saya berada di kubu “rapat harus mulai tepat waktu”
  Pada akhirnya orang akan belajar untuk datang tepat waktu
  Upaya penyesuaian psikologis justru hanya menciptakan permainan waktu

  • Tetapi kepemimpinan terikat rapat sepanjang hari, jadi terlambat 5 menit bukan soal ‘belajar’ melainkan soal prioritas
    Upaya untuk mengoreksi itu berarti mengabaikan kenyataan
  • Pada awal 90-an, kepala divisi baru datang membawa timer dapur dan membatasi rapat menjadi 22 menit
    Awalnya kacau, tetapi segera terbentuk budaya rapat singkat dan produktif
    Bahkan 30 tahun kemudian, saya masih merasa cara itu tetap efektif
  • Masalahnya, jika peserta inti datang terlambat, rapat tidak bisa dimulai
    Karena itu terbentuk budaya di mana semua orang jadi terlambat
    Ketika seorang SVP memulai tepat waktu, saya pernah masuk 49 detik terlambat dan ternyata sudah ketinggalan isi rapat
  • Tim kami membuat aturan untuk mengakhiri rapat 5 menit lebih awal
    Sebaliknya, tim lain punya kebiasaan memulai 5 menit terlambat, dan itu justru membuat semua orang makin terlambat
    Pada akhirnya, budaya “mulai tepat waktu dan selesai tepat waktu” jauh lebih efisien
  • Beberapa orang mencoba menggeneralisasi pengalaman pribadinya lalu menerapkannya ke semua orang, tetapi itu tidak selalu menghasilkan dampak positif

• Sudah beberapa kali dicoba, tetapi ‘mulai 5 menit terlambat’ punya masalah UX kalender
  Sebagian besar aplikasi kalender tetap menampilkannya secara visual tepat di jam, sehingga menimbulkan kebingungan
  Separuh masuk tepat waktu, separuh masuk 5 menit kemudian, dan di antaranya muncul waktu terbuang
  Pada akhirnya ada yang pergi ambil kopi, ada yang mengobrol, lalu malah melewatkan rapat yang dimulai 5 menit kemudian

  • Solusinya adalah menjadwalkan rapat tepat di jam, tetapi benar-benar memulainya 5 menit kemudian sebagai kebijakan tingkat organisasi
    Di akademia Eropa, konsep seperti ini sudah lama ada — Academic Quarter

• Perusahaan kami juga memulai 5 menit terlambat, dan pada akhirnya rapat selesai 5 menit terlambat

  • Inti masalahnya adalah rapat back-to-back
    Jika rapat selalu mengisi penuh durasi yang dijadwalkan, itu seperti bau tak sedap organisasi
    Budaya rapat yang baik justru seharusnya sering selesai lebih awal
  • Cara seperti ini awalnya terasa segar, tetapi segera kembali ke titik semula karena efek adaptasi
  • Akan bagus jika software rapat saat waktunya habis bisa otomatis mengeluarkan semua orang
  • Tetapi cara ini jadi tidak berarti jika semua orang mengikutinya
    Jika mulai 5 menit terlambat tetapi tidak selesai 5 menit lebih awal, pada akhirnya semua akan bergeser 10 menit
  • Pada akhirnya orang menganggap datang 5 menit terlambat itu wajar, lalu rapat mulai 10 menit terlambat dan selesai 10 menit terlambat

• Saya berharap Microsoft Teams menampilkan penghitung biaya rapat
  Jika jumlah peserta dikalikan gaji rata-rata lalu biayanya naik per detik, rasanya rapat akan berkurang

  • Tetapi biaya waktu kerja individual milik IC juga harus diperhitungkan
    Walaupun rapat tampak seperti pemborosan uang, tanpa rapat sering kali orang justru bergerak ke arah yang salah
    Pada akhirnya yang penting adalah menemukan jumlah rapat yang tepat dan efisiensinya
  • Seorang teman benar-benar membuat situs dengan fitur seperti ini — howmuch.poiesic.com
  • Microsoft punya alat berbayar bernama Viva Insights, dan ini juga bisa dibuat sendiri lewat MS Graph Data Connect
    Tetapi tentu saja itu juga butuh biaya
  • Saya pernah memakai sistem seperti ini dulu, dan tidak ada efeknya
    Orang-orang cepat terbiasa berpikir “perusahaan memang menghabiskan banyak uang”, lalu menjadi kebal
    Pada akhirnya, rapat adalah tempat percakapan untuk mengambil keputusan, jadi kesadaran biaya saja tidak cukup untuk mengubahnya

• Saya pernah berada di lingkungan dengan disiplin rapat yang lemah, tetapi satu-satunya yang efektif adalah mulai tepat waktu dan selesai tepat waktu
  Orang yang masuk terlambat bisa melihat rekaman atau catatan
  Ada juga kisah bahwa Steve Jobs menekan lawan negosiasinya dengan Lucasfilm lewat cara seperti ini

  • Meski begitu, jika ada rapat back-to-back, jeda 5 menit tetap diperlukan
    Waktu jeda fisik seperti untuk berpindah tempat atau ke toilet memang secara realistis dibutuhkan

• Menurut saya, solusi terbaik tetaplah budaya menepati waktu

  • Tetapi jika rapat beruntun, lokasinya jauh, atau orang butuh jeda biologis, itu memang tidak realistis
    Dalam situasi begitu rasanya orang bahkan perlu menggandakan diri sendiri
  • Pada akhirnya orang harus dituntut hadir tepat waktu
    Kalau tidak, mulai 5 menit terlambat akan berkembang menjadi budaya datang 10 menit terlambat

• Ada engineering manager yang berkata, “toh walau mau selesai jam 1:55, tetap saja akan sampai jam 2:00”,
  itu hanyalah bentuk kurangnya rasa hormat terhadap waktu orang lain
  Jika benar-benar ingin memberi rekan waktu istirahat, maka waktu itu harus benar-benar diamankan

• Menurut pengalaman saya, untuk menjalankan rapat dengan baik dibutuhkan dua hal

  1. Menetapkan durasi rapat sedikit lebih pendek dari waktu alami
  2. Sangat disiplin dalam mengelola waktu selama rapat
     Artinya, rapat 60 menit dijalankan hanya 50 menit, dimulai tepat waktu dan diakhiri tepat waktu
     Beberapa menit pertama dipakai untuk salam pembuka dan fokus, lalu 10 menit terakhir dipakai untuk kesimpulan dan perapian
     Dengan begitu akan terbentuk ritme rapat yang lebih longgar, dan transisi ke rapat berikutnya jadi lebih alami

• Saya bekerja di universitas, dan kelas juga punya struktur serupa
  Modelnya 50 menit kuliah lalu 10 menit waktu perpindahan
  Rapat komite besar dimulai tepat waktu, waktu tiap agenda ditetapkan, dan bila perlu diperpanjang lewat voting
  Namun tidak seperti rapat perusahaan, jika atasan terlambat sering kali rapat memang tidak bisa dimulai

  • Alasannya, tujuan rapat sering kali adalah melapor kepada atasan
    Tim bisa bekerja tanpa rapat, tetapi atasan perlu mengetahui situasi tim