- Sistem produktivitas berbasis satu file teks yang dipertahankan selama 14 tahun, dengan jadwal, tugas, dan catatan rapat dikelola di satu tempat
- Setiap malam, jadwal kalender untuk hari berikutnya ditambahkan ke bagian akhir file teks untuk membuat daftar tugas harian, lalu setelah selesai ditinggalkan sebagai catatan
- File tersebut telah berkembang menjadi lebih dari 51.690 baris dan digunakan sebagai riwayat menyeluruh pekerjaan, termasuk catatan riset, notulen rapat, dan catatan pencapaian
- Melalui tag (#idea, #annual, dll.) dan fitur pencarian, ide, item laporan tahunan, serta hal-hal untuk perbaikan pengajaran dapat dengan mudah ditemukan
- Contoh bagaimana kendali atas pekerjaan dan keberlanjutan bisa diperoleh dengan file teks sederhana alih-alih aplikasi yang rumit
Sistem produktivitas yang disederhanakan, dimulai sejak masa kuliah
- Sudah mencoba berbagai aplikasi to-do dan pelacak, tetapi jadwal, catatan, dan ide tersebar di banyak sistem sehingga tidak efisien
- Pada akhirnya mulai mengelola semua pekerjaan dengan satu file teks, dan metode ini telah dipakai terus selama 14 tahun
- Pendekatan ini tetap bisa diskalakan meski beban kerja bertambah, dan kini menjadi alat produktivitas inti
Menyusun daftar harian yang terhubung dengan kalender
- Satu-satunya alat eksternal adalah kalender online, dan semua rencana dimasukkan ke kalender, terlepas dari apakah waktunya tetap atau tidak
- Setiap malam, jadwal dan tugas untuk hari berikutnya ditambahkan ke akhir file teks agar rencana harian menjadi jelas
- Jadwal mencakup rapat, keperluan, dan pekerjaan riset; pekerjaan yang berlebihan akan dipindahkan ke tanggal lain atau dipecah menjadi bagian lebih kecil
- Melalui proses ini, menjadi mungkin memprediksi dengan lebih akurat berapa banyak pekerjaan yang realistis diselesaikan dalam sehari
Berfungsi juga sebagai catatan
- Daftar tugas harian segera berubah menjadi catatan pelaksanaan kerja, sehingga bisa ditelusuri kapan dan apa yang dikerjakan
- File saat ini berlanjut sejak awal pekerjaan 9 tahun lalu dan mencakup 51.690 baris catatan
- Semua aktivitas sebagai profesor, isi rapat, dan ide ditumpuk dalam satu file
- Dalam contoh, rapat sepanjang hari, konsultasi mahasiswa, tinjauan makalah, dan ide riset dicatat secara rinci
Skalabilitas lewat pencarian dan tag
- Efisiensi pencarian ditingkatkan dengan menggunakan aturan penulisan dan singkatan yang konsisten
- Contoh: dengan mencari “meet with”, bisa melihat lebih dari 3.000 catatan rapat
- Item seperti ide, laporan tahunan, dan perbaikan pengajaran dikelompokkan dengan tag seperti #idea, #annual, dan #nextui
- File teks memiliki fleksibilitas dan aksesibilitas yang tinggi, sehingga perkembangan hari itu bisa langsung dipahami
- Menggunakan editor Ultraedit, tetapi editor lain pun dapat memberikan fungsi yang sama
Pengelolaan email dan rutinitas harian
- Email dibedakan dengan flag Merah/Oranye/Kuning
- Merah: perlu ditangani segera, Oranye: ditangani nanti, Kuning: menunggu balasan
- Di akhir hari, email Oranye dan Kuning ditinjau untuk menentukan perlu tidaknya tindak lanjut
- Fokusnya bukan mengosongkan inbox, melainkan pengelolaan berbasis prioritas
- Rutinitas harian disusun dalam urutan berikut
- Memeriksa daftar tugas yang ditulis hari sebelumnya
- Menjalankan jadwal dan mengerjakan tugas tambahan pada waktu yang tidak terjadwal
- Meninjau flag email
- Menyalin dan menambahkan jadwal hari berikutnya
Kelebihan dan keterbatasan sistem
- Di pagi hari, bisa langsung mengetahui apa yang harus dikerjakan
- Tidak perlu mengingat jadwal atau pekerjaan lanjutan di kepala
- Catatan lama mudah ditelusuri sehingga produktivitas harian bisa diukur
- Tidak ada daftar tugas tertunda yang terus menumpuk
- Bisa diakses dari semua perangkat melalui Remote Desktop
- Saat beban kerja terlalu tinggi, volume pekerjaan bisa disesuaikan dengan melepas flag email atau menghapus item kalender
- Beberapa pertanyaan atau peluang riset mungkin terlewat, tetapi efektif untuk menjaga beban kerja yang berkelanjutan
Kesimpulan
- Sistem berbasis file teks sederhana ini menggantikan aplikasi produktivitas yang rumit dan membuktikan efisiensi jangka panjangnya
- Penulis berharap mendapatkan umpan balik dan berbagi ide dari orang-orang yang telah mencoba pendekatan ini
Belum ada komentar.