Teknik Napoleon: Cara Meningkatkan Produktivitas dengan Menunda Pekerjaan

• Teknik produktivitas yang dengan sengaja menunda tugas yang kemungkinan besar akan selesai dengan sendirinya tanpa perlu respons langsung, sehingga menghemat waktu dan energi
• Berasal dari anekdot bahwa saat Napoleon bertugas di Italia, ia membiarkan surat-surat tetap belum dibuka selama 3 minggu, dan 4/5 di antaranya akhirnya tidak lagi memerlukan balasan
• Dapat diterapkan pada berbagai tugas non-urgens seperti email, isu teknis, dan manajemen proyek
• Perlu waspada terhadap penerapan yang keliru seperti efek burung unta, menunda-nunda, dan Hukum Parkinson
• Sangat efektif untuk tugas yang berulang dan sepele, dan risikonya dapat diminimalkan bila disertai penetapan tenggat yang jelas

---

Gambaran umum Teknik Napoleon

• Teknik Napoleon adalah cara menunda masalah untuk jangka waktu tertentu jika masalah itu bisa selesai tanpa intervensi langsung
  • Misalnya, jika balasan email yang tidak mendesak ditunda sekitar satu hari, ada kemungkinan pengirim menyelesaikan masalahnya sendiri
• Metode ini bertujuan meningkatkan efisiensi kerja dan kualitas penilaian
• Fokusnya bukan pada sekadar menunda, melainkan mengurangi pekerjaan yang tidak perlu melalui “menunggu” yang disengaja dan strategis

Asal-usul Teknik Napoleon

• Berasal dari kisah saat Napoleon ditempatkan di Italia dan memerintahkan sekretarisnya, Bourrienne, untuk tidak membuka semua surat selama 3 minggu
• Setelah diperiksa 3 minggu kemudian, 4/5 surat itu sudah terselesaikan dengan sendirinya sehingga balasan tidak lagi diperlukan
  • Sebagiannya sudah mendapat jawaban, sebagiannya adalah pertanyaan duplikat atas permintaan yang sudah disetujui, dan sebagian lagi berupa keluhan terkait logistik, gaji, atau pakaian yang ternyata sudah ditangani lewat perintah sebelumnya
  • Termasuk juga permintaan tambahan pasukan atau promosi dari beberapa jenderal, dan dengan membiarkannya tetap belum dibuka, ia bisa menghindari tugas tidak menyenangkan untuk menolak permintaan tersebut
• Ralph Waldo Emerson memperkenalkan kisah ini dalam buku tahun 1850, "Representative Men", dan kisah ini juga dicatat dalam memoar Napoleon karya Bourrienne

Contoh penggunaan

• Menunda respons email non-urgens: jika tidak langsung membalas dan menunggu selama periode tertentu, kemungkinan besar pengirim akan menyelesaikan masalahnya sendiri
• Menunggu isu teknis kecil: saat komputer mengalami error kecil, alih-alih langsung bertindak, menunggu sebentar dapat membantu memastikan apakah masalah itu teratasi otomatis atau ternyata cukup aman untuk diabaikan
• Manajemen proyek: untuk hal-hal yang disebut-sebut bisa menjadi masalah di kemudian hari, bila tidak ada manfaat dari penanganan dini dan kemungkinan besar nanti menjadi tidak relevan, maka hal itu bisa ditunda hingga tahap berikutnya

Kelebihan teknik ini

• Manfaat utamanya adalah menghemat sumber daya seperti waktu dan energi — efektif untuk menyaring pekerjaan yang sebenarnya tidak perlu ditangani
• Jika diterapkan pada orang yang berulang kali mengirim pertanyaan sepele, teknik ini dapat mendorong mereka membangun kebiasaan mencari jawaban sendiri
• Bila digunakan oleh manajer, teknik ini bisa mendorong pengambilan keputusan mandiri pada karyawan yang terlalu mudah menyerahkan inisiatif
• Juga membantu menghindari optimasi terlalu dini (premature optimization) — yakni upaya mengejar efisiensi pada tahap yang masih terlalu awal

Kapan dan sejauh mana diterapkan

• Dapat diterapkan di semua bidang, termasuk pekerjaan, studi, dan kehidupan pribadi
• Pertanyaan kunci yang perlu dipertimbangkan saat memutuskan apakah teknik ini layak diterapkan:
  • Hasil positif apa yang bisa dicapai lewat penundaan, dan seberapa besar kemungkinannya
  • Hasil negatif apa yang bisa timbul akibat penundaan, dan seberapa besar kemungkinannya
• Semakin besar manfaat hasil positif dan semakin tinggi kemungkinannya, semakin layak teknik ini digunakan
• Jika hasil negatifnya serius atau kemungkinan terjadinya sedang hingga tinggi, sebaiknya teknik ini tidak digunakan
• Paling cocok untuk hal-hal sepele dan tidak mendesak, serta sangat berguna pada tugas rutin yang berulang — keputusan yang diambil sekali bisa dipakai kembali dalam jangka panjang

Cara menjalankannya secara konkret

• Untuk email, menunda selama 24 jam saja sering kali sudah menjadi titik seimbang yang baik: cukup untuk membiarkan sebagian besar masalah kecil selesai sendiri, tetapi tetap mencegah isu serius membesar
• Ini bukan pendekatan semua atau tidak sama sekali — misalnya, hanya email dari pengirim tertentu yang ditunda, atau meminta agar pesan yang perlu jawaban cepat mencantumkan "URGENT" di judul
• Strategi untuk tidak membalas email yang tidak penting sampai ada tindak lanjut juga bisa digunakan

Jebakan yang perlu diwaspadai

• Efek Burung Unta (Ostrich Effect): bias kognitif untuk menghindari situasi yang bisa menghadapkan kita pada informasi negatif; jangan sampai Teknik Napoleon dipakai sebagai alasan untuk menghindari informasi yang tidak menyenangkan
• Procrastination: perlu diwaspadai agar teknik ini tidak dipakai semata-mata sebagai dalih untuk menunda yang tidak perlu, bukan karena benar-benar bermanfaat
• Hukum Parkinson (Parkinson's Law): hukum bahwa "pekerjaan akan meluas memenuhi waktu yang tersedia"; perlu dijaga agar penundaan tidak memperpanjang waktu penyelesaian pekerjaan secara tidak perlu
• Untuk mencegah jebakan-jebakan ini, perlu dilakukan analisis yang memadai sebelum menerapkannya
• Menetapkan tenggat yang jelas sangat efektif — misalnya, menetapkan batas balasan email 3 hari agar tidak terjadi situasi di mana email penting tidak pernah dijawab

Ringkasan dan kesimpulan

• Teknik Napoleon adalah strategi produktivitas yang menunda pekerjaan yang kemungkinan bisa selesai tanpa intervensi langsung
• Berasal dari kebiasaan Napoleon menahan surat selama 3 minggu
• Memiliki kelebihan seperti penghematan waktu dan energi serta penguatan otonomi pihak lain
• Namun, kemungkinan hasil negatif dan risiko menjadi kebiasaan menunda tetap harus dipertimbangkan
• Dengan penundaan yang disengaja dan analitis, pekerjaan dapat dijalankan secara lebih efisien

[proplen]

CEO-nya terlalu lama membalas, entah kenapa rasanya ini seperti mendengar setengah-setengah lalu menafsirkannya sesuka hati

Cara mengatasinya: kalau Anda menambahkan “jika tidak ada respons, saya akan menganggapnya sebagai ~”, balasan akan datang

[snisper]

Ini adalah strategi yang hanya bisa dilakukan Napoleon, dan bukan sesuatu yang berada pada level yang bisa kalian tiru sebagai pekerja kantoran.

[tazuya]

Saya agak setuju. Saya bahkan tidak bisa membayangkan menanggapi email klien seperti itu. (Meski saya menulis begini, hampir tidak ada tempat yang responsnya secepat perusahaan Korea)

[skageektp]

Memangnya ada yang begitu?

[snisper]

Saya pernah dimarahi gara-gara itu...

[roxie]

wkwkwk

[hws0602]

Lucu banget wkwkwk

[dh0rwwit]

Itu adalah sistem kebut semalam

[GN⁺]

Komentar Hacker News

• Isi artikelnya menarik, tetapi rasanya ada beberapa dimensi inti yang terlewat
  Salah satu keuntungan dari ‘menunda keputusan’ adalah menjaga optionalitas. Artinya, kita membeli waktu untuk memperoleh informasi yang memungkinkan keputusan yang lebih baik
  Namun, ketika manajer menunda keputusan penting secara bimbang, itu justru pilihan terburuk. Seperti kata Andy Grove di High Output Management, bahkan keputusan yang salah tetap lebih baik daripada tidak membuat keputusan sama sekali, selama masih bisa diperbaiki

  • “Menunda keputusan” dan “menunda komunikasi” itu berbeda. Mengatakan dengan jelas “ini kita putuskan nanti” justru merupakan tindakan yang tegas
    Saya hanya memakai cara ini secara terbatas. Hanya saat tidak mendesak, ada materi rujukan, kemungkinan besar orangnya bisa menyelesaikan sendiri, dan proses itu memberi efek pembelajaran
    Meski begitu, saya tetap memakai fitur Snooze pada email agar bisa dicek lagi satu atau dua hari kemudian. Kalau ternyata sudah selesai sendiri, saya beri pujian; kalau belum, saya arahkan ke referensi. Dalam kedua kasus, hasilnya positif
    Dulu, karena keterlambatan komunikasi, sering terjadi orang meminta ulang sesuatu yang sebenarnya sudah selesai, tetapi sekarang batasan seperti itu hampir tidak ada
  • Dari luar, penundaan strategis dan kebimbangan bisa terlihat mirip, tetapi bagi orang yang bergantung pada kita, rasanya sangat berbeda
  • Mengutip Tony Soprano (atau Cicero): “Ada lebih banyak yang hilang karena kebimbangan daripada karena keputusan yang salah”

• Ini seperti ketamin untuk si pemalas. Memang efektif, tetapi efek sampingnya besar
  Kita sering menunda bukan karena pilihan sadar, melainkan karena kurang ketegasan. Ada hal yang selesai dengan sendirinya, tetapi ada juga yang makin membesar dan akhirnya berujung pada stres dan burnout

  • Intinya adalah kemampuan menilai secara probabilistik apakah sesuatu akan selesai sendiri atau tidak. Seperti memainkan ‘permainan ayam tingkat lanjut’, kita harus yakin bahwa truk yang datang itu benar-benar bukan masalah kita
  • Daripada melihat kebiasaan menunda sebagai kejahatan murni, lebih baik kita mengeksplorasi sisi gandanya. Dengan bertanya pada diri sendiri ‘apakah memang tepat menunda ini sekarang?’, kita bisa mengurangi penundaan yang tidak perlu sekaligus meringankan beban psikologis
  • Bagi banyak orang, menunda-nunda bukan strategi, melainkan sekadar kebiasaan

• Saya juga sering memakai cara seperti ini. Karena ADHD, kebanyakan pekerjaan saya selesaikan mepet tenggat
  Tapi ini cara yang sangat penuh stres. Sebaiknya hanya dipakai untuk hal yang sudah akrab atau yang risikonya benar-benar kita pahami. Kalau itu pekerjaan baru, wajib dipecah menjadi bagian-bagian kecil

  • Ini cuma procrastination biasa. Pendekatan ala Napoleon bersifat sengaja, dan lahir dari filosofi untuk mengurangi komunikasi yang tidak perlu
  • Saya juga bertahan dengan cara ini saat kuliah, tetapi tidak akan saya rekomendasikan
  • Ada konsep terkait berupa situs Structured Procrastination
  • Saya mempelajari kebiasaan seperti ini dari salah satu orang tua saya. Dari luar terlihat tidak bertanggung jawab, tetapi seiring waktu sering kali solusi terbaik justru muncul sendiri
    Namun, kalau tidak ada tindakan sama sekali, orang sekitar bisa mendapat kesan buruk. Karena itu manajer kadang mengadakan rapat atau diskusi untuk memberi sinyal bahwa “masalah ini disadari”

• Saya benar-benar merindukan fitur tugas di Google Inbox. Dulu sempurna karena email dan tugas bisa dikelola di satu tempat
  Sayang sekali fitur itu hilang saat pindah ke Gmail

  • Saya memanfaatkan Starred Inbox. Yang bisa dikerjakan langsung saya tangani saat itu juga, yang ingin ditunda saya beri bintang. Dengan meninjau item berbintang di awal dan akhir hari, saya jadi tidak melewatkan permintaan
  • Saya juga rindu fitur pengelompokan email di Inbox. Dulu 10 email persiapan perjalanan bisa terkumpul jadi satu bundel, tetapi setelah pindah ke Gmail semuanya tercerai-berai
  • Saya sering memakai fitur Snooze di Gmail, tetapi implementasi di Inbox rasanya lebih intuitif. Add to Tasks terlalu rumit, jadi hampir tidak pernah saya pakai

• Di tempat kerja saya menyebut ini “membiarkan apinya tetap menyala”
  Ini juga efektif saat membesarkan anak. Kalau tidak langsung ditolong, mereka akan mencari solusi sendiri. Anak saya juga makin jago saat bermain Tears of the Kingdom

  • Sebagai manajer, saya juga pernah mendapat nasihat untuk menjadi manajer yang malas. Artinya, kita harus membangun “otot” bawahan agar mereka lebih dulu mencoba menyelesaikan masalah sendiri
  • Tetapi ada api yang kalau dibiarkan bisa membakar rumah, dan penilaian itulah yang penting
  • Belakangan kita juga bisa menerima tuduhan emosional seperti “kamu tidak membantuku”. Saya pun pernah mengalaminya

• Ada juga versi kebalikan dari pepatah “jangan tunda pekerjaan hari ini sampai besok” — kutipan Ajahn Brahm yang kira-kira berbunyi “tundalah sampai besok, karena hari ini kamu bisa saja mati” terasa menarik

  • Seperti kata Margaret Thatcher, hari yang memuaskan bukanlah hari ketika tidak melakukan apa-apa, melainkan hari ketika semua hal terselesaikan. Tetapi seperti candaan seorang teman, mungkin kepuasan itu muncul karena keesokan harinya kita jadi tidak perlu melakukan apa-apa
  • Ada juga humor seperti “jangan tunda sampai besok; tunda sampai lusa”
  • Tetapi untuk hal serius, misalnya minum obat jantung, itu jelas tidak boleh ditunda

• Saya sedang bertanya-tanya apakah tidak membaca berita itu termasuk Napoleon Technique atau Ostrich Effect. Sudah setahun saya berhenti mengikuti berita, dan saya jauh lebih bahagia
  Saya bingung apakah ini berarti saya tidak peduli pada dunia, atau justru menghindari stres yang tidak perlu

  • Saya tidak secara aktif mencari berita. Saya hanya mendapat informasi yang diperlukan dari teman atau percakapan sekitar. Liputan yang terlalu cepat sering tidak akurat, dan faktanya baru terlihat setelah beberapa bulan
  • Sikap seperti ini justru bisa jadi bentuk kewargaan yang lebih sehat, karena tidak mudah dipermainkan manipulasi emosional media
  • Membaca berita negatif setiap hari buruk bagi kesehatan mental. Soal keadaan dunia, kita toh akan tetap tahu secara alami
  • Saya sudah lebih dari 10 tahun berhenti mengikuti berita dan tidak ada masalah. Justru stres saya berkurang drastis
  • Atas nasihat nenek saya, saya tetap menyerap informasi minimum, tetapi tidak mendalaminya

• Nasihat dari manajer saya di awal karier masih membekas sampai sekarang
  Tidak apa-apa kalau tidak langsung membalas, tetapi kalau respons akan terlambat, beri tahu lebih dulu
  Dengan begitu, lawan bicara tidak merasa diabaikan. Berbeda dari diam ala Napoleon, cara ini menjaga waktu dan fokus sekaligus mempertahankan kepercayaan

• Pada masa awal saya mengajar, ada rekan kerja yang memakai strategi membiarkan email orang tua murid tak dibaca selama 2 minggu. Kebanyakan masalah ternyata selesai sendiri dalam masa itu

  • Meminjam ucapan Taleb, ini mirip wawasan bahwa untuk menyembuhkan kecanduan koran, cobalah membaca koran yang sudah berumur seminggu
  • Sekarang komunikasi terlalu mudah, sehingga hal sepele pun langsung dikirim sebagai pesan. Masalah yang dulu diselesaikan sendiri kini langsung dialihkan ke orang lain
  • Tetapi ada masalah yang tidak diselesaikan oleh waktu. Misalnya isu serius seperti perundungan, yang jika dibiarkan bisa berujung tragedi

• Saya juga memakai cara ini di tempat kerja. Pesan yang tidak perlu ditangani segera sengaja saya diamkan sebentar
  Setelah sekitar 15 menit, sering kali orang itu berkata, “Tidak apa-apa, sudah beres.”
  Sederhana, tetapi ini teknik penyaringan komunikasi yang efisien.