Delegasi 101: Menentukan Apa yang Harus Didelegasikan

Mengapa daftar tugas hanya terus bertambah tanpa henti? Coba latihan berikut selama 10 menit saja dan pilih apa yang perlu didelegasikan.

Langkah 1: Buat daftar tugas (a few minutes)

• Pekerjaan berulang apa yang Anda ingin berhenti lakukan mulai sekarang?

• Pekerjaan apa yang selalu Anda lakukan secara manual setiap kali seseorang baru bergabung ke tim atau keluar dari tim?

• Jika Anda pergi liburan panjang minggu depan, apa satu masalah yang akan membuat Anda senang jika sudah terselesaikan saat Anda kembali?

Langkah 2: Pecah daftar tugas menjadi 'hal yang hanya bisa Anda lakukan' dan 'kandidat delegasi' (a couple of minutes)

Cara membedakan pekerjaan yang "hanya bisa Anda lakukan"

- Pekerjaan sebagai manajer: menyetujui biaya, menyetujui cuti, review kinerja, menulis offer letter, dan hal lain ketika hanya Anda yang bisa menangani informasi rahasia. (→ Anda juga bisa mencoba meminta bantuan manajer atau rekan kerja Anda)
- Pekerjaan terkait otorisasi: ketika hanya Anda yang bisa meninjau permintaan pemberian akses, menyetujuinya, dan benar-benar memberikannya. (→ Anda juga bisa menambah jumlah approver agar Anda tidak menjadi satu-satunya)
- Pekerjaan terkait konteks: ketika hanya Anda yang menghadiri suatu meeting tetapi ada informasi yang perlu dibagikan ke tim, atau ketika hanya Anda yang menerima feedback yang sangat penting bagi kinerja anggota tim. (→ Anda juga bisa mendokumentasikan informasi atau konteks ini)
- Pekerjaan terkait deadline: ketika sesuatu harus ditangani dengan sangat mendesak dan tidak ada waktu untuk mendelegasikannya. (→ Deadline biasanya lebih fleksibel daripada yang Anda kira. Tidak ada salahnya bertanya apakah jadwal bisa diundur)

Hal-hal yang tampak seperti hanya bisa Anda lakukan, tetapi sebenarnya bisa didelegasikan - Action item dari meeting yang melibatkan banyak orang: meskipun itu tugas yang Anda katakan akan Anda kerjakan, jika sepertinya tidak akan selesai tepat waktu, hitung ulang ketersediaan Anda dan delegasikan. - Feedback: hanya karena seseorang meminta feedback kepada Anda, bukan berarti hanya Anda yang bisa memberikannya. Jika Anda bisa memperkenalkan orang lain yang tepat untuk memberi feedback kepada si peminta, tidak masalah untuk mendelegasikannya. - Pengumuman: dalam tim yang sehat, kabar penting bisa datang dari banyak orang. Cobalah secara sadar. - Pekerjaan yang diminta langsung kepada Anda: bahkan jika diminta langsung kepada Anda, pekerjaan itu tetap bisa didelegasikan. Ini bisa menjadi kesempatan untuk memberi tahu bahwa ada orang-orang lain yang juga mampu mengerjakannya.

Langkah 3: Pindahkan lebih banyak item ke kolom kandidat delegasi

• Urutkan hal-hal yang hanya bisa Anda lakukan berdasarkan prioritas dan sisakan hanya 5.
• Hanya 5 itulah yang harus Anda kerjakan sekarang. Pindahkan semua sisanya ke kandidat delegasi.

Langkah 4: Beri peringkat kandidat delegasi berdasarkan 'usaha' dan 'dampak' (kurang dari a couple of minutes)

• Bedakan apakah suatu pekerjaan bisa dilakukan dengan sedikit usaha (meskipun bukan oleh Anda), dan apakah dampaknya besar saat dikerjakan. Ini bukan masalah dengan jawaban benar, jadi jangan terlalu berusaha membaginya secara akurat; ikuti insting pertama Anda.
• More impact, More effort: ini adalah pekerjaan yang paling banyak menghemat waktu jika didelegasikan. Delegasikan yang ini terlebih dahulu.
• More impact, Less effort: Anda pun mungkin bisa mengerjakannya dengan mudah, tetapi jika anggota tim menginginkan tantangan, Anda bisa mendelegasikannya.
• Less impact, More effort: pertimbangkan otomatisasi.
• Less impact, Less effort: pertimbangkan untuk menghapusnya dari daftar.

Langkah 5: Pilih 5 item untuk didelegasikan

• Urutkan kandidat delegasi berdasarkan prioritas, lalu pilih hanya 5 dan delegasikan.
• Di antara 'pekerjaan berdampak besar tetapi butuh usaha sedang' dan 'pekerjaan berdampak sedang tetapi bisa dilakukan dengan sedikit usaha', prioritaskan yang kedua.

Langkah berikutnya

• Jika latihan ini terasa sulit, Anda bukan satu-satunya. Penulisnya juga merasa sulit, dan semua orang juga begitu.
• Salah satu hal tersulit saat developer menjadi pemimpin adalah delegasi. Biasanya karena rasa bersalah dan kecewa yang muncul ketika mendelegasikan pekerjaan yang tadinya saya bilang akan saya kerjakan sendiri.
• Namun jika Anda bisa mengatasi perasaan ini, Anda akan bisa fokus pada hal yang lebih penting sebagai pemimpin: membuat tim lebih sukses.
• Cobalah latihan ini sebulan sekali dan cari polanya. Mulailah dari kecil pada awalnya, dan seiring Anda makin nyaman, Anda akan bisa mendelegasikan lebih banyak.
• Tulisan berikutnya adalah tentang kepada siapa dan bagaimana mendelegasikan dengan sukses. ← belum terbit

[nicewook]

Ini memang tidak berhubungan langsung dengan ini, tetapi akhir-akhir ini yang saya pikirkan adalah

• semakin lama masa kerja, semakin menumpuk pengetahuan domain, pengetahuan tentang berbagai proyek, dan riwayatnya

• interupsi terkait pekerjaan-pekerjaan itu juga semakin menumpuk

Begitulah. Saya sedang memikirkan bagaimana cara mengatasinya

[spilist2]

(Mungkin ini terdengar klise, tetapi) saya merasa keadaan sedikit membaik ketika saya tidak hanya menangani interupsi yang datang, tetapi juga berusaha membuat keluaran seperti dokumen panduan agar interupsi serupa berikutnya berkurang. Tampaknya juga memungkinkan untuk menghilangkan penyebab interupsi dengan hal-hal seperti mengotomatisasi pekerjaan yang berulang.

[nicewook]

Kata-kata yang bagus.