Strategi Operasional dan Komunikasi Internal untuk CEO
(sametab.com)-
Yang benar-benar menggerakkan anggota tim bukanlah fakta, melainkan naratif (kisah, cerita)
-
Sebelum membicarakan What, bicarakan Why terlebih dahulu
-
Alignment bukanlah sesuatu yang hanya berjalan satu arah
-
Ulangi, ulangi, ulangi
-
Strategi komunikasi bagi CEO pendiri / hal-hal yang perlu diharapkan dari para eksekutif / prinsip-prinsip operasional
7 komentar
Terima kasih atas terjemahannya :)
Terima kasih banyak telah membagikan konten yang bagus ini beserta ringkasan penjelasannya!
Tampaknya intinya bukan sekadar menunjukkan arah, melainkan membuat orang ingin lebih dulu menempuh arah tersebut.
Wah, terima kasih sudah merangkum tulisan yang bagus ini juga.
Saya sudah mencoba menerjemahkan hanya bagian-bagian utamanya secara singkat.
Secara keseluruhan ini tulisan yang bagus, jadi saya sarankan untuk membaca juga bagian-bagian yang mungkin saya lewatkan.
Strategi operasional dan komunikasi internal untuk CEO
~~
Saat Anda mengatakan sesuatu, kelihatannya para anggota akan langsung memahaminya sendiri dan mengeksekusinya, tetapi kenyataannya tidak demikian.
Tanpa arah yang tepat, keputusan, dan komunikasi yang berkelanjutan mengenai konteks pekerjaan yang harus dilakukan (Context of the work to be done = "kita sekarang berada di sini, dan yang ingin kita bangun adalah ini"),
akan sulit mendapatkan hasil yang benar-benar Anda inginkan.
Yang terwujud bukanlah hal yang menurut CEO penting, melainkan hal yang dianggap penting oleh para anggota.
Tulisan ini membahas prinsip-prinsip dasar untuk menjadi CEO yang efektif, serta menjelaskan contoh-contoh dari perusahaan-perusahaan hebat.
** Yang menggerakkan anggota sebenarnya bukan fakta, melainkan naratif (kisah/cerita) **
Kalau fakta dihapus dari realitas, yang tersisa hanyalah storytelling.
Para pemimpin hebat tahu bahwa "fakta" memang membantu anggota memahami dan mengenali situasi,
namun "cerita" lah yang benar-benar "memunculkan" antusiasme, kegembiraan, dan semangat.
Mengutip kata-kata Saint-Exupéry:
"Jika Anda ingin membangun kapal, jangan suruh orang mengumpulkan kayu dan membagi tugas serta pekerjaan, tetapi ajarkan mereka keluasan laut yang tak berujung."
Saat menyampaikan pesan baru, jangan hanya menampilkan fakta-fakta baru, tetapi anggaplah bahwa Anda sedang membangun naratif baru.
Cobalah membuat kisah yang meyakinkan dan menarik, yang membungkus fakta-fakta tentang hal yang ingin dicapai (tujuan nyata dan milestone) dengan cara yang lebih luas dan menyeluruh.
Cerita yang baik bukan hanya membuat fakta menjadi lebih kuat dan lebih menginspirasi, tetapi juga membuatnya lebih mudah dipahami.
** Sebelum membicarakan What, bicarakan Why **
Anggota yang hebat ingin memahami dalam konteks yang lebih luas melampaui cakupan tanggung jawab mereka sendiri, dan ingin tahu "mengapa" demikian.
Walaupun Anda hanya mengatakan "apa" yang harus dilakukan, jika Anda tidak berhasil meyakinkan mereka tentang "mengapa" nya, maka tidak akan ada sesuatu yang tercipta secara ajaib.
Semua orang sudah sibuk dengan pekerjaannya masing-masing, jadi agar mereka menyadari dan mengubah tindakannya, Anda harus memberi tahu konteks di balik pesan Anda.
Semakin banyak alasan yang Anda jelaskan, semakin mereka akan memahami dan menerima pesan Anda.
Jangan hanya menjelaskan alasan dasar, tetapi bicarakan juga mengapa hal khusus ini penting sekarang, mengapa prioritasnya lebih tinggi daripada pekerjaan lain yang sudah berjalan,
apakah ada angka yang mendukungnya, strategi dasar apa yang pada akhirnya membenarkan pekerjaan ini,
dan mengapa ini merupakan strategi yang lebih baik dibanding yang dibahas bulan lalu.
** Penyelarasan bukan satu arah **
Sejelas apa pun penjelasan Anda, setelah membagikan fakta dan naratif, yang juga penting adalah bagaimana perasaan tim terhadapnya.
Setiap orang bisa punya sudut pandang berbeda, dan penting agar komunikasi berlangsung dua arah.
Orang harus bisa bertanya serta menyampaikan kritik dan ide.
Idealnya, mereka harus bisa melakukan itu kepada semua manajer, termasuk CEO.
Manusia pada dasarnya tidak menyukai perubahan. Semakin besar dampak keputusan Anda terhadap mereka, semakin Anda perlu memberi ruang agar mereka dapat meminta penjelasan yang jelas.
Ini bukan hanya berarti mereka dapat meminta lebih banyak informasi saat dibutuhkan, tetapi juga membantu membangun budaya di seluruh perusahaan yang memungkinkan rasa ingin tahu dan komitmen yang lebih mendalam.
Komunikasi dua arah tidak akan terjadi secara alami jika tidak direncanakan.
** Ulangi, ulangi, ulangi **
David Gergen, yang pernah menjadi penasihat bagi beberapa presiden Amerika Serikat, mengatakan:
"Sejarah mengajarkan bahwa jika seorang pemimpin hanya berbicara sekali, hampir tidak ada yang benar-benar terdengar."
Tanpa ragu, pengulangan adalah ibu dari semua pembelajaran.
Jika Anda ingin mengajarkan pesan tertentu atau perilaku baru tertentu kepada orang-orang, Anda harus mengulanginya.
Menjadi CEO yang hebat berarti menjadi orang yang menikmati mengatakan hal yang sama berulang kali.
Jika diulang dengan tepat dan ringkas, itu akan membentuk "suara batin" di benak orang-orang.
Suara luar adalah apa yang Anda katakan kepada orang-orang, dan suara batin adalah apa yang orang-orang katakan kepada diri mereka sendiri.
Pemimpin terbaik dapat menentukan suara batin yang dibicarakan orang di dalam pikiran mereka.
Tidak ada jalan pintas untuk ini; dibutuhkan waktu dan usaha.
** Strategi komunikasi founder-CEO **
Sebagai founder, kirim email update mingguan kepada karyawan, penasihat, mentor, dan investor.
Susun isi update strategis minggu lalu dan minggu ini sesingkat mungkin (pendapatan, perekrutan, produk, pelanggan, dll.)
Hal-hal yang perlu disertakan:
Premis: ringkasan singkat tentang apa yang terjadi minggu lalu
Sasaran tahunan: metrik saat ini untuk sasaran tahunan dan cara mencapainya
Sasaran kuartalan: metrik saat ini untuk sasaran kuartalan dan cara mencapainya
Prioritas kuartalan: tingkat pencapaian dan pembaruan untuk proyek yang paling penting
Pendapatan: 3 metrik teratas untuk seluruh tim sales atau untuk tim kecil/individu. Semua sales representative juga menuliskan metrik negatif agar ada transparansi dan tekanan antarrekan. Sertakan komentar atas pencapaian utama.
Produk: fitur yang dirilis minggu lalu, dan fitur yang akan dirilis dalam 5 hari ke depan
Marketing, CS: 3 metrik teratas. Komentar utama atau hal-hal yang patut diperhatikan
Operasional: proses atau prosedur baru (etiket Slack, kebijakan kerja remote, dll.)
Culture Highlight: cerita atau contoh dari seminggu terakhir yang mencerminkan budaya perusahaan
People Spotlights: pilih pekerjaan anggota tim untuk diperkenalkan ke seluruh organisasi
Yang penting bukan sekadar menjalankannya, melainkan "menjaganya tetap berlanjut".
Organisasi pada era 90-an maupun organisasi masa kini sama-sama melacak segalanya.
Masalahnya, tidak semua metrik yang kita lacak itu penting,
jadi tugas Anda sebagai pemimpin adalah mengubah tumpukan angka itu menjadi potongan informasi
yang mudah dipahami dan dicerna orang.
Di era banjir informasi,
menghilangkan hal-hal yang tidak perlu (Zeroing)
dan menghasilkan konten yang paling bernilai dan paling relevan
akan menciptakan keunggulan kompetitif.
Jika Anda bisa mengirim satu email ringkasan berisi 3 metrik yang paling penting bagi perusahaan kepada semua anggota,
Anda bisa membuat semua orang memahami hal yang sama dan bergerak ke tujuan yang sama.
Sebagai founder CEO, ada hal-hal yang hanya bisa Anda lihat.
Apakah produk kita sedang selaras dengan gambaran besar? Bagaimana produk kita akan mengubah industri?
Sebenarnya perusahaan kita ini tentang apa? Apa senjata rahasia perusahaan kita?
Hanya berbagi visi saat onboarding camp tidak membuat orang benar-benar memahami dan mempercayainya.
Karena itu, Anda harus terus membagikan pemikiran Anda melalui memo internal, agar orang-orang di sekitar Anda memahami visi Anda secara luas dan memahami apakah organisasi ini bergerak sesuai dengannya.
Bagikan gambaran yang lebih besar, bukan sekadar laporan mingguan biasa.
~ Jika perusahaan membuat roket dan pesawat antariksa, alih-alih membicarakan fisika, desain, dan produksi, bicarakan tentang umat manusia yang hidup di Mars dan di berbagai planet.
~ Jika perusahaan memproduksi komputer, alih-alih hardware/software, bicarakan tentang membuat "sepeda untuk pikiran".
~ Jika perusahaan adalah perusahaan e-commerce, bicarakan mengapa perusahaan kita sebenarnya adalah perusahaan teknologi.
~ Jika kita membuat CRM online, bicarakan bagaimana kita akan mengubah cara software didistribusikan dan dijual ke depan.
Sebagai founder, ada banyak hal yang membuat Anda tidak bisa tidur di malam hari, tetapi orang-orang tidak mengetahuinya dengan baik.
Cobalah membuat newsletter mingguan berisi hal-hal dan tautan yang dibagikan setiap minggu ke seluruh perusahaan.
Biasanya hal-hal seperti ini tidak termasuk dalam rapat seluruh perusahaan atau update strategi,
namun ini bisa menunjukkan apa yang paling sering Anda lihat dan pikirkan, bagaimana Anda memandang nilai perusahaan, dan seperti apa pemikiran Anda saat perusahaan bertumbuh.
Ini adalah salah satu rapat terpenting yang terjadi di perusahaan.
Ini adalah tempat di mana semua anggota memastikan apakah perusahaan sedang bergerak ke arah yang benar.
Agar semua anggota memahami semua hal yang dibahas dalam rapat ini, sebaiknya isi rapat dibagikan ke seluruh perusahaan setelah rapat selesai.
Karyawan baru
Update produk (OKR dan fitur-fitur khusus)
Update pendapatan (OKR dan pelanggan minggu ini)
Topik khusus
Penghargaan mingguan
Pemikiran dan refleksi para pemimpin (musing)
Q&A
Sebagai founder CEO, setiap kuartal Anda harus meninjau dan menyesuaikan apakah perusahaan mengeksekusi ke arah yang benar, dan apakah semua orang memiliki pemahaman yang sama (on same page).
V2MOM (dibaca V2 mom) = Vision, Values, Methods, Obstacles, and Measures
Vision = hal yang ingin dilakukan tim
Values = hal yang paling penting dalam mewujudkan visi. Memberi prinsip dan keyakinan sehingga membantu memberi prioritas dan panduan dalam bekerja
Methods = merapikan tindakan dan langkah yang harus diambil semua orang, lalu menunjukkan cara menjalankan pekerjaan
Obstacles = tantangan, masalah, dan isu yang harus dilampaui untuk mewujudkan visi
Measures = target nyata yang harus dicapai
** Apa yang harus diharapkan dari jajaran eksekutif sebagai founder CEO **
Tugas Anda bukan hanya berkomunikasi sendiri, tetapi juga memastikan seluruh jajaran eksekutif ikut berkomunikasi.
Secara umum, jajaran eksekutif harus menyampaikan konteks hingga ke tepi organisasi.
Pemimpin yang baik bisa menciptakan konteks di tim dan wilayah lokalnya, tetapi pemimpin yang hebat bisa menyampaikannya secara efektif ke seluruh organisasi, meningkatkan kesadaran bersama, dan memaksimalkan konteks.
Rapat adalah tempat keputusan penting dibuat. Jika informasi terisolasi dan tidak ada cara untuk mengetahui bagaimana keputusan dibuat, maka akan muncul kesenjangan informasi dan ketidakselarasan.
Untuk mencegah hal itu, Jack Dorsey, yang saat itu merupakan CEO Square (pendiri Twitter), mengatakan:
"Setiap rapat yang dihadiri lebih dari dua orang, seseorang harus menulis catatan dan mengirimkannya ke email [alias (alamat tertentu, kemungkinan alamat yang diterima seluruh karyawan)]."
Ini efektif untuk mencegah orang menjadi tidak produktif, menjaga transparansi pengambilan keputusan, dan membantu agar informasi berlaku ke seluruh organisasi.
Contoh notulen rapat yang baik
Tujuan: apa inti dari rapat ini
Agenda: ringkasan catatan terkait dan jadwal rapat
Batasan: apa yang akan dilakukan dalam rapat, dan apa yang tidak boleh dilakukan
Keputusan: jika ada sesuatu yang diputuskan, tuliskan di sini
Pastikan jajaran eksekutif membagikan isi komunikasi bukan hanya kepada tim mereka sendiri, tetapi juga kepada seluruh organisasi.
** Prinsip operasional komunikasi internal bagi founder CEO **
( Mulai dari sini, karena isinya lebih banyak membahas alat real-time seperti Slack dan email, serta Sametab, layanan berbagi informasi internal yang dioperasikan oleh penulis artikel ini, saya hanya menerjemahkannya secara ringkas. )
Jika Anda tidak memilih medium yang tepat untuk alat komunikasi internal, Anda tidak akan bisa menarik perhatian orang. Pastikan pesan Anda benar-benar menembus kebingungan.
Buatlah garis koneksi emosional antara pesan dan orang-orang.
Judul seperti “update metrik mingguan” mungkin kalah menarik dibanding “dua kebenaran dan satu panen”.
Cobalah membuat nama yang membuat orang merasa terhubung dan mau membukanya untuk dibaca.
Dengan begitu, pesan-pesan seperti ini akan benar-benar membantu masuk ke budaya perusahaan, dan orang-orang akan punya keterikatan emosional pada istilah-istilah tersebut.
Salah satu kunci untuk meningkatkan komunikasi internal adalah konsistensi.
Karena tujuannya adalah membentuk kebiasaan dalam perilaku orang, sebaiknya pertahankan konsistensi dan hindari terlalu banyak perubahan secara real-time.
Jika Anda sudah menetapkan jadwal pengiriman pesan, jangan melewatkannya; dan sebaiknya jangan mengganti medianya juga. Jika Anda sudah menetapkan tone untuk pesan, sebaiknya jangan diubah, dan jika Anda sudah menetapkan batas minimum, sebaiknya patuhi batas itu.
Seperti produk mengukur segala hal, akan lebih baik jika semua elemen komunikasi dan operasional internal juga diukur.
Jika Anda benar-benar menyampaikan pesan yang penting, Anda harus tahu apakah orang-orang itu benar-benar membacanya dan menyerapnya.
"Yang menggerakkan anggota sebenarnya bukan fakta, melainkan narasi"
Di bagian itu, ungkapan yang sering saya gunakan adalah..
bahwa bahkan kepada anggota internal pun diperlukan sales. ( kalau istilah kasarnya, jual mimpi.. )
Setiap kali ada anggota baru yang bergabung di perusahaan saya sebelumnya, hal yang saya lakukan adalah
"Menurut Anda, perusahaan mana yang menjadi pesaing perusahaan kita?"
menanyakannya, lalu meluangkan waktu untuk menjelaskan panjang lebar jawabannya.
Jawaban atas pertanyaan itu agak di luar dugaan,
tetapi melalui itu, saya rasa kami bisa menjelaskan arah yang hendak dituju perusahaan kami dengan lebih mudah.
Kabarnya, di tempat seperti Woowa Brothers juga ditekankan pemasaran kepada anggota internal seperti ini. Untuk membuat layanan yang menarik, katanya pertama-tama harus meyakinkan para anggota perusahaan terlebih dahulu.