CUNY membayar Oracle $600 juta untuk perangkat lunak SDM pada 2013

Dampak sistem komputer CUNYFirst terhadap kendali administrasi universitas

• Gagasan di balik CUNYFirst adalah membangun sistem terpadu yang mengintegrasikan semua proses bisnis perguruan tinggi/kampus

  • Dapat mengurangi biaya pemeliharaan berbagai sistem pihak ketiga yang tumpang tindih dan tidak saling bekerja sama
  • Dapat menyediakan akses informasi bagi administrasi, staf, dosen, dan mahasiswa

• Namun, motivasi pusat CUNY tidak ada kaitannya dengan manfaat tersebut

  • Pusat CUNY menginginkan kendali absolut atas semua aktivitas perguruan tinggi, terutama kurikulum
  • Dengan mengendalikan katalog, pengumuman, transkrip, dan sebagainya, mereka dapat mengendalikan kurikulum
  • Pusat CUNY menginginkan akses ke dana diskresioner perguruan tinggi

• Negosiasi untuk pembelian CUNYFirst berakhir dengan kegagalan

  • Untuk menjalankan proyek dengan benar, dibutuhkan hingga $1 miliar
  • Pusat CUNY mengusulkan jumlah yang jauh lebih kecil
  • Sebagian besar penawar tersingkir, dan hanya Oracle-PeopleSoft yang tersisa
  • Oracle-PeopleSoft memperingatkan bahwa yang dimungkinkan hanya konfigurasi, bukan kustomisasi

• CUNY menginvestasikan sekitar $600 juta ke sistem ini, tetapi keadaan justru memburuk

  • Proses bisnis menjadi tidak efisien sehingga perlu merekrut lebih banyak personel
  • HEO dan sebagian staf kantor harus bekerja tambahan

• CUNYFirst berfungsi, tetapi berfungsi dengan sangat buruk

  • Antarmukanya setara dengan teknologi awal 1990-an
  • Karena tidak ada kustomisasi, nomor mata kuliah harus diubah
  • Model keamanannya tidak memadai sehingga mahasiswa dapat mengakses data mahasiswa lain
  • HR kesulitan mengelola orang-orang yang memiliki berbagai peran di banyak kampus

• Brooklyn College dan kampus "Wave 3" lainnya harus menyesuaikan diri

  • Orang-orang di kampus "Wave" sebelumnya sudah lebih dulu beradaptasi
  • Brooklyn College akan mengalami penderitaan yang lebih besar karena sebelumnya memiliki sistem tambahan terbaik

• Pengujian awal gagal, tetapi kini sudah membaik sampai taraf tertentu

• Meskipun CUNYFirst buruk bagi penggunanya, sistem ini merupakan keberhasilan bagi pusat CUNY

Ringkasan GN⁺

• CUNYFirst adalah sistem yang diperkenalkan untuk memperkuat kendali administrasi universitas
• Namun, kurangnya kustomisasi dan proses yang tidak efisien menimbulkan banyak masalah
• Sistem ini memberi beban besar bagi staf universitas dan mahasiswa
• Artikel ini membantu memahami masalah dalam sistem administrasi universitas
• Sistem lain dengan fungsi serupa antara lain PeopleSoft dan Banner

[GN⁺]

Komentar Hacker News

• CUNY Central mengabaikan batasan Oracle yang "hanya konfigurasi" karena sangat ingin menggunakan alat MIS yang tersentralisasi

  • Proses bisnis yang ada harus disesuaikan dengan Oracle, dan fungsi yang ada saat ini akan hilang
  • Staf, dosen, dan mahasiswa harus beradaptasi

• Secara umum, lebih baik menyesuaikan proses dengan alat yang sudah ada daripada membangun perangkat lunak kustom

  • Organisasi biasanya tidak seunik yang mereka kira, dan proses kustom bisa jadi hanya mencerminkan preferensi pegawai awal
  • Perangkat lunak kustom menimbulkan biaya pembaruan dan pengujian yang berkelanjutan
  • Semakin dekat dengan proses standar, semakin besar kemungkinan mematuhi regulasi hukum

• Mengkritik Oracle memang sedang populer, tetapi biaya $600M sulit dipercaya

  • Kontrak senilai $6M saja sudah berskala besar
  • Pada 2013, total anggaran CUNY adalah $2B
  • Pendidikan tinggi beroperasi dengan biaya rendah, dan perusahaan teknologi besar memberikan diskon besar
  • Bahkan jika itu biaya selama beberapa tahun, jumlahnya tetap tidak sampai $600M
  • Dalam laporan keuangan tahunan CUNY, tidak ada penyebutan pengeluaran sebesar itu

• Ada permintaan dana $175M untuk migrasi ke cloud

  • Hanya 10-20% dari permintaan dana yang benar-benar dibayarkan ke vendor perangkat lunak
  • Universitas membesar-besarkan permintaan dana dan menjadikannya kesempatan untuk merekrut peran lain
  • Permintaan dana biasanya disetujui selama beberapa tahun
  • Biaya migrasi tahunan yang sebenarnya mungkin $10-20M

• Kalangan akademik dan administrator akademik kurang pandai beroperasi dari sudut pandang bisnis

  • Masalah di dunia akademik dipertahankan oleh program pinjaman mahasiswa
  • Jika program pinjaman mahasiswa diubah atau dihapus, dunia akademik Amerika akan runtuh

• Saat kuliah, ada yang membangun platform manajemen kelas tetapi kalah bersaing dengan Oracle

  • Oracle memang mahal, tetapi setelah diterapkan, tidak perlu terlalu dipikirkan lagi
  • Akan lebih baik jika ada opsi yang lebih baik, tetapi edtech adalah bidang yang sulit dijual

• Sistem CUNYfirst adalah sistem pendaftaran mata kuliah dan HR berbasis PeopleSoft

  • Baru-baru ini menjadi sorotan di Twitter

• Seharusnya ada 5-6 vendor perangkat lunak HR untuk universitas

  • Biaya 1.000 lisensi adalah $5.000 per tahun, total $5M
  • Biaya implementasi dan pelatihan pengguna adalah $25M
  • Biaya integrasi dengan perangkat lunak lain adalah $25M
  • Biaya rapat dan pelatihan adalah $5M
  • Asal sisa $540M tidak jelas

• Sistem TI di sekolah-sekolah CUNY sangat merepotkan dan tidak intuitif

  • Setiap mahasiswa diberi nomor ID pegawai
  • Pendaftaran mata kuliah ditangani sebagai add-on e-commerce

• $600M adalah jumlah yang cukup untuk mendirikan perusahaan baru dan merekrut pengembang terbaik

• Keputusan pembelian perangkat lunak berbiaya besar sering kali dibuat dengan cara yang keliru

  • Komite yang terdiri dari orang-orang non-ahli
  • Orang yang memulai dengan niat baik tetapi kurang pengetahuan
  • Orang yang mendorongnya demi pencapaian pribadi
  • Orang yang berpikir, "memilih vendor besar tidak akan membuat Anda dipecat"
  • Orang yang menerima suap dari vendor