- CUNYFirst adalah proyek untuk menyatukan administrasi universitas dan kampus ke dalam satu sistem enterprise, tetapi dikritik karena kontrol terpusat oleh CUNY Central lebih diutamakan daripada efisiensi
- Implementasi yang benar membutuhkan hingga 1 miliar dolar, tetapi CUNY mengajukan anggaran yang lebih rendah, sehingga hanya Oracle-PeopleSoft yang tersisa dan mengajukan syarat bahwa mereka hanya akan melakukan konfigurasi tanpa kustomisasi
- CUNY membayar sekitar 600 juta dolar ($600m) kepada Oracle, tetapi pekerjaan justru menjadi lebih tidak efisien, sehingga tugas yang sebelumnya terotomatisasi memerlukan tambahan tenaga kerja
- Dalam operasi nyata, muncul masalah seperti antarmuka yang usang, penataan ulang nomor mata kuliah, model keamanan yang tidak cocok untuk CUNY, serta struktur HR yang sulit menangani orang dengan beberapa peran di berbagai kampus
- Brooklyn College dan kampus Wave 3 lainnya diperkirakan akan bisa beradaptasi, tetapi kemungkinan mengalami ketidaknyamanan lebih besar karena sistem add-on yang ada untuk penjadwalan dan pelaporan nilai akan hilang
Sistem Administrasi Terpadu dan Kontroversi Kontrol Terpusat
- Titik awal CUNYFirst adalah membuat sistem enterprise terpadu yang mencakup proses kerja universitas dan kampus
- Secara prinsip, ini adalah gagasan yang dapat mengurangi biaya pemeliharaan sistem pihak ketiga yang tumpang tindih, serta memberi akses informasi yang lebih baik bagi administrasi, staf, dosen, dan mahasiswa
- Namun, muncul kritik bahwa motivasi pendorongnya lebih condong pada kontrol atas seluruh aktivitas universitas daripada efisiensi
- Logikanya, jika katalog, bulletin, transkrip nilai, dan perangkat terkait dikendalikan, kurikulum juga dapat dikendalikan secara praktis
- CUNYFirst dipandang sebagai salah satu sarana untuk mendorong Pathways
- Ada pula kritik bahwa tujuannya adalah mengetahui keberadaan dana diskresioner di masing-masing perguruan tinggi dan mengaksesnya
Struktur “Hanya Konfigurasi” yang Diciptakan oleh Syarat Kontrak
- Dalam negosiasi sebelum pembelian CUNYFirst, implementasi yang layak dibahas membutuhkan hingga 1 miliar dolar
- CUNY Central mengajukan jumlah yang jauh lebih kecil, dan semua penawar kecuali satu mengundurkan diri
- Oracle-PeopleSoft yang tersisa memperingatkan bahwa pada tingkat anggaran tersebut mereka hanya akan melakukan konfigurasi tanpa kustomisasi
- Karena syarat ini, alih-alih Oracle disesuaikan dengan cara kerja CUNY yang sudah ada, proses kerja justru harus disesuaikan dengan Oracle
- Akibatnya, sebagian fungsi yang ada menghilang, dan staf, dosen, serta mahasiswa harus beradaptasi dengan cara kerja yang berubah
Beban Operasional Setelah 600 Juta Dolar
- CUNY membayar sekitar 600 juta dolar kepada Oracle untuk sistem ini
- Biaya nyata melampaui jumlah yang dibayarkan kepada Oracle
- Sebab proses menjadi lebih tidak efisien
- Muncul situasi di mana lebih banyak orang harus direkrut untuk menangani pekerjaan yang sebelumnya sudah terotomatisasi
- Beban terkonsentrasi pada HEOs dan sebagian staf administrasi
- Orang-orang yang sebenarnya menopang operasional perguruan tinggi harus menanggung pekerjaan tambahan
- HEOs harus melakukan berbagai jenis kerja tambahan tanpa kompensasi
- Sebagian beban muncul selama proses transisi, dan sebagian lagi berasal dari struktur sistem itu sendiri
Masalah yang Terungkap dalam Penggunaan Nyata
- CUNYFirst dinilai berfungsi, tetapi berfungsi dengan buruk
- Antarmukanya dikritik terlihat seperti pembaruan dari teknologi 3270 bi-synch awal 1990-an
- Bahkan dinilai belum mencapai Web 1.0, apalagi Web 2.0
- Karena CUNY tidak membayar biaya kustomisasi, nomor mata kuliah harus diberi ulang
- Ini adalah salah satu dari banyak perubahan paksa yang kurang terlihat oleh para dosen
- Model keamanan juga tidak sesuai dengan cara operasional CUNY
- Mahasiswa work-study harus menjalankan tugas yang membutuhkan kewenangan besar
- Akibatnya, terjadi situasi di mana mereka dapat mengakses data mahasiswa lain
- Struktur HR sulit menangani orang yang memiliki beberapa peran di berbagai kampus
- Sistem ini tidak mampu menangani dengan baik realitas CUNY, di mana seseorang bisa menjadi mahasiswa pascasarjana di satu kampus, pengajar di kampus lain, dan staf administrasi paruh waktu di kampus ketiga
- GM atau Apple tidak beroperasi seperti itu, tetapi CUNY memiliki struktur semacam itu
Kampus Wave 3 dan Pengalaman Pengujian
- Brooklyn College dan kampus Wave 3 lainnya diperkirakan pada akhirnya akan beradaptasi dengan CUNYFirst
- Sekolah lain dari wave sebelumnya juga sudah memiliki contoh adaptasi
- Namun, Brooklyn College dapat mengalami ketidaknyamanan lebih besar karena memiliki sistem add-on tingkat terbaik di lingkungan universitas untuk manajemen jadwal dan pelaporan nilai
- Banyak dari sistem add-on ini dijadwalkan akan hilang
- Pengujian awal dilakukan dengan mengikuti skrip pengujian yang disediakan vendor
- Jika pengujian gagal beberapa kali, seorang insinyur Oracle pergi ke ruangan sebelah untuk menyesuaikan sesuatu, lalu para penguji mencoba lagi
- Ada juga kabar bahwa proses ini kemudian membaik sampai tingkat tertentu
- Betapapun tidak nyamannya CUNYFirst bagi pengguna individual, dari sudut pandang CUNY Central sistem ini dapat dipandang sebagai sistem yang sukses karena mencapai tujuan kontrol terpusat
1 komentar
Komentar Hacker News
Menarik melihat sudut pandang bahwa kantor pusat CUNY begitu menginginkan alat MIS terpusat demi mendorong agenda sentralisasi dan operasi bergaya korporat, sampai mengabaikan implikasi dari batasan Oracle yang hanya bisa dikonfigurasi
Dari yang pernah saya lihat atau dengar, terutama di area operasional bisnis, umumnya lebih baik menyesuaikan proses dengan alat siap pakai daripada mengustomisasi atau membangun ulang perangkat lunak agar sesuai dengan proses khusus. Organisasi tidak seunik yang mereka kira, dan proses khusus sering kali berasal dari preferensi pegawai awal, bukan alasan nyata. Kustomisasi bukan biaya sekali bayar; setiap pembaruan dan upgrade berikutnya membutuhkan pekerjaan tambahan, atau setidaknya pengujian. Makin dekat ke proses standar, makin besar pula kemungkinan memenuhi regulasi setempat
Namun biaya memakai proses yang tidak optimal bagi organisasi sendiri sulit dikuantifikasi, sementara biaya kontrak pengadaan solusi khusus mudah terlihat, jadi keseimbangannya bisa tampak seperti itu
Kalau bisa membeli produk yang sesuai kebutuhan, kami beli; kalau tidak sesuai, kami buat, dan dalam praktiknya cukup banyak yang kami buat. Saya juga tidak setuju dengan pernyataan “organisasi tidak seunik yang mereka kira”. Kalau organisasinya cukup besar, akan muncul kebutuhan yang tidak dimiliki pihak lain. Saat ini kami juga sedang menjalankan proyek untuk mengoperasikan seluruh bisnis dengan perangkat lunak standar industri, tetapi pada akhirnya tetap harus menambahkan kustomisasi dan integrasi khusus. Saya tidak ingin membangun perangkat lunak serumit ini secara internal, tetapi jika diberi sumber daya dan mandatnya, rasanya kami bisa membuatnya dan hasilnya akan lebih baik
Seingat saya itu perusahaan konsultan dari wilayah Chicago, dan proyek yang paling sukses memasukkan klausul dalam kontrak yang kira-kira berbunyi, “kami tidak mengubah SAP agar sesuai dengan proses bisnis yang ada; kami mengubah proses bisnis agar sesuai dengan SAP.” Karena mereka menolak klien yang tidak bisa menerima hal ini, klien pun puas, karyawan lebih sedikit mengalami burnout, dan tidak ada proyek death march yang biayanya terus membengkak tanpa akhir
Justru saya membangun beberapa bisnis dengan asumsi bahwa manusia mustahil diubah, sedangkan perangkat lunak mudah diubah
[1] https://www.computerweekly.com/news/252446965/Lidl-dumps-500...
Lebih buruk lagi, integrasi modul Siebel lama dan modul PeopleSoft lama bisa saja digantikan oleh sesuatu yang baru dengan proses baru lainnya. Bagaimanapun, CUNY tampaknya bisa menghemat 300 juta dolar jika mempekerjakan staf administrasi dengan Excel dan formulir kertas. Kelihatannya sebagian besar uang itu dibakar dalam pertarungan politik “p kecil” untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi HR, dan manfaatnya pun meragukan
Saya tahu mengkritik Oracle sedang jadi tren, tetapi angka 600 juta dolar ini sulit dipercaya
Dulu saya pernah bekerja di bidang ini, dan kontrak senilai 6 juta dolar saja sudah sangat besar; 100 kali lipat dari itu makin tidak masuk akal. Pada 2013, total anggaran CUNY hanya 2 miliar dolar [0], dan itu bukan anggaran TI, melainkan anggaran untuk menjalankan seluruh sistem universitas, termasuk berbagai kampus, staf pengajar, gedung, dan sebagainya. Institusi pendidikan tinggi dikenal sebagai pelanggan yang sangat pelit, terutama pada akhir 2000-an, sehingga perusahaan teknologi besar pun memberi diskon besar dibanding pelanggan biasa. Bahkan jika 600 juta dolar itu merupakan gabungan biaya untuk beberapa tahun, tenaga kerja, dan biaya tambahan, rasanya tetap tidak akan mendekati angka itu; dan pengeluaran sebesar itu pasti muncul dalam laporan keuangan tahunan CUNY, tetapi saya tidak menemukan apa pun yang terkait
[0] https://www.cuny.edu/wp-content/uploads/sites/4/media-assets...
Sebagai tambahan, saya menemukan permintaan anggaran 175 juta dolar dari tahun lalu untuk migrasi dari PeopleSoft (Oracle) on-premise ke cloud. Namun dari yang pernah saya lihat, dari jumlah anggaran yang diminta, uang yang benar-benar masuk ke vendor software hanya 10–20%; institusi biasanya menambahkan 3–5 kali lipat untuk berjaga-jaga jika pendanaan tidak disetujui penuh, atau memanfaatkan kesempatan itu untuk merekrut peran-peran yang sebelumnya sulit disetujui, sehingga banyak item dimasukkan ke dalam angka tersebut. Biasanya angka seperti ini juga berupa persetujuan anggaran multi-tahun yang ditarik ke depan, misalnya untuk 5 tahun. Dengan kata lain, biaya tahunan sebenarnya untuk migrasi dari PeopleSoft on-premise ke cloud mungkin berada di kisaran 10–20 juta dolar
https://www.cuny.edu/wp-content/uploads/sites/4/page-assets/...
Sejak awal, saya juga bertanya-tanya mengapa mereka memilih Oracle. Ada beberapa vendor yang khusus membuat software untuk universitas; sebagian di antaranya lumayan dan kebanyakan buruk, tetapi mempertimbangkan solusi Oracle yang membutuhkan kustomisasi tingkat tinggi agar sesuai dengan kebutuhan universitas terasa bodoh
Saya sedang mengimplementasikan solusi Oracle di perusahaan multinasional besar yang birokratis, dan benar juga bahwa jika permintaan anggaran memakai pembengkakan 3–5 kali lipat serta dihitung berdasarkan biaya operasional 5 tahun, angkanya bisa menjadi gila-gilaan. Bagi orang yang hanya melihat angka, itu tampak tidak masuk akal, tetapi orang yang pernah melakukan implementasi atau perpanjangan kontrak tahu angka sebenarnya. Namun biaya migrasinya bisa saja lebih tinggi dari 10–20 juta dolar. Biaya kontraktor juga luar biasa besar, kadang beberapa kali lipat biaya software
Dari pengalaman kerja saya sekarang, vendor software dan partner implementasi pihak ketiga kadang membangun hubungan dekat dengan para pengambil keputusan. Kalau begini, insentif menjadi sangat menyimpang saat yang dipakai adalah “uang perusahaan”
Melihat betapa buruknya sebagian besar akademisi dan administrator universitas dalam benar-benar menjalankan operasi dari sudut pandang bisnis, tidak mengherankan kalau dunia akademik sekarang sekacau ini
Sayangnya, kekacauan ini dibiayai oleh pinjaman mahasiswa yang bahkan tidak bisa dihapus lewat kebangkrutan, untuk gelar yang nilainya sangat meragukan. Kalau mengikuti aliran uang dan memikirkan siapa sebenarnya yang membayar biaya untuk hal-hal seperti ini, dan bagaimana caranya, rasanya benar-benar pahit. Seluruh struktur ini dipertahankan hidup oleh program pinjaman mahasiswa. Perbaiki atau hapus itu, maka dunia akademik Amerika akan runtuh
Dalam proses keluar, lead engineer mengatakan bahwa idealnya ia ingin merekrut 5 developer lagi. Dengan begitu timnya akan berukuran 15 orang: 8 developer, 2 DevOps, 2 UX, 1 desainer grafis, 1 PM, dan 1 engineering manager. Yang dipelihara tim ini hanya dua hal. Situs web statis perpustakaan, serta image server dan viewer yang cukup dasar untuk koleksi perpustakaan dan museum
Memang perpustakaan butuh situs web, tetapi satu atau dua orang sudah cukup untuk memeliharanya. Image viewer itu hanya dipakai oleh segelintir orang. Tapi itu tidak masalah. Mahasiswa terus membayar uang kuliah, jadi tim terus mendapat anggaran, dan dunia tetap berjalan meski para engineer duduk menonton YouTube sepanjang hari
Contoh paling parah adalah saat 1:1 pertama, manajer berkata, “Jangan berharap banyak output dari [SENIOR ENGINEER X]. Dia bukan engineer yang bagus.” Organisasi tidak ingin memecat siapa pun. Akibatnya, orang-orang yang sudah lama berada di sana menjadi penanggung jawab
Namun pemecatan juga berisiko karena perekrutan sangat sulit. Salary band ditetapkan di tingkat universitas untuk seluruh staf, sehingga gaji maksimum software engineer jauh di bawah harga pasar. Lebih buruk lagi, kepala perpustakaan mewajibkan kerja tatap muka, sementara kampusnya berada di kota universitas yang terpencil. Dalam wawancara juga sama sekali tidak ada sesi coding; saya tidak tahu apakah ini karena prosedur ala perusahaan atau sekadar ketidakmampuan
Agar adil, masalah seperti ini tidak hanya ada di dunia akademik; saya juga pernah melihat hal serupa di organisasi besar. Paradoksnya, makin kebal sebuah model bisnis, makin besar ruang bagi pembusukan untuk tumbuh di dalam perusahaan
Kalau membaca yang tersirat, ini seperti respons terhadap tekanan politik untuk memangkas biaya dan membatasi kurikulum
Semuanya mahal dan membutuhkan input ke sistem yang rumit. Walaupun biayanya astronomis, kalau bisa dilakukan secara internal maka harus dilakukan secara internal. Software dari vendor eksternal seharga 100 ribu dolar pasti menjadi lebih dari 200 ribu dolar setelah melewati beberapa departemen IT. Setidaknya ada 4 departemen IT, ada berlapis-lapis manajer, dan semua orang merasa sangat penting
Bahkan, saya ingin mengatakan ada kurangnya kemauan yang disengaja untuk memahami kompleksitas dan detail yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem universitas, serta kenyataan keuangan yang rapuh di sebagian besar universitas. Sesekali ada akademisi yang mengambil tanggung jawab administratif untuk memperbaiki hal-hal yang menurutnya rusak, atau untuk menunjukkan betapa pintar dan benarnya dirinya. Biasanya tahun pertama sangat berat bagi dirinya dan semua orang di sekitarnya, dan menciptakan kekacauan yang benar-benar mengerikan
Setelah kira-kira setahun, barulah ia mulai menyadari betapa banyak yang tidak ia ketahui tentang operasional universitas, manajemen orang, dan kepemimpinan. Setelah itu reaksinya biasanya salah satu dari tiga: mengundurkan diri dari jabatan administratif dan kembali mengajar seolah tidak terjadi apa-apa, menjadi rendah hati lalu benar-benar berkolaborasi dan tidak menyalahkan semua hal pada orang lain, atau menjadi makin keras kepala dan merusak semuanya sampai dipecat atau organisasi yang dipimpinnya runtuh. Tentu saja tidak semua orang begitu, dan dosen yang berhasil beralih ke kepemimpinan biasanya memang cukup rendah hati sejak awal
Beberapa tahun lalu saya membuat platform manajemen kelas untuk kampus
Saya dibayar 1.000 dolar untuk itu, jumlah yang tidak masuk akal besarnya bagi saya yang saat itu mahasiswa, dan saya bahkan bertemu rektor untuk menawarkan penggunaannya. Saat itu kampus sedang mempertimbangkan membeli software Oracle, jadi saya berhadapan dengan Oracle, dan waktu itu saya merasakan hal yang mirip dengan profesor ini
Tentu saja kampus memilih Oracle. Mereka pasti menghabiskan uang sangat besar, dan mungkin itu memang pilihan yang benar. Kemungkinan besar saya akan cepat bosan. Membayar Oracle bukan karena itu transaksi bagus atau produk bagus, melainkan agar tidak perlu memikirkannya lagi
Tidak ada kesimpulan khusus. Saya berharap ada opsi yang lebih baik di pasar. Tetapi saya tidak ingin membangunnya sendiri. Masalahnya membosankan dan pelanggannya juga tidak menarik, jadi edtech adalah bidang yang mengerikan untuk dijual. Oracle punya tingkat harga yang memang sepadan bagi mereka, dan ada pelanggan yang mau membayarnya
Saya berharap siapa pun yang membaca tulisan ini tidak hanya kesal pada pemborosan di dunia akademik/pemerintah, melainkan melihat pasar besar yang bisa dikuasai dengan produk yang lebih baik. Namun mengingat tulisan ini ditulis pada 2013, saya tidak terlalu yakin
Secara teori, mereka tidak perlu memikirkannya, tetapi itu justru makin menonjolkan pemborosannya. Saya juga ingin bisa menghabiskan 5 juta dolar tanpa berpikir
Karena itulah Oracle menjadi kaya dengan menjual software buruk di bidang sulit yang tidak ingin disentuh siapa pun
Meski begitu, mungkin di suatu tempat di dunia ada orang-orang yang benar-benar meluangkan waktu untuk memikirkan biaya yang tidak perlu
@dang — saya menemukan tautan yang lebih baik yang tampaknya merupakan versi revisi dari tautan saat ini: https://psc-cuny.org/clarion/2013/may/cunyfirst-users-last/
Tulisan ini ditulis oleh Profesor David Arnow di blog serikat dosen Brooklyn College, tentang CUNYfirst, sistem pendaftaran mata kuliah dan HR berbasis PeopleSoft yang dijual Oracle. Sistem ini baru-baru ini mendapat perhatian di Twitter, jadi saya mengunggahnya: https://x.com/ChocolateyCrepe/status/1836171439965446441
Sepertinya perlu ada sekitar 5–6 vendor “software HR universitas”
Kalau ingin 1.000 lisensi, biayanya 5.000 dolar per lisensi per tahun, total 5 juta dolar. Implementasinya memakan waktu 1 tahun, lalu jika mengirim 25 orang untuk instalasi dan pelatihan pengguna, tambah 25 juta dolar. Jika selama 1 tahun berikutnya membuat integrasi dengan software dan sistem lain, tambah 25 juta dolar lagi. Tergantung vendornya, estimasinya mungkin berbeda sekitar ±25%. Jika menjadwalkan 200 jam rapat dan pelatihan terkait software baru untuk 500 orang, tambah 5 juta dolar lagi. Tapi sisa 540 juta dolar itu datang dari mana?
Saat itu saya bekerja di departemen IT salah satu kampus CUNY. Benar-benar berantakan sampai menggelikan dan tidak intuitif
Setiap mahasiswa diberi nomor Employee ID, dan pendaftaran mata kuliah pada dasarnya ditangani sebagai fitur tambahan e-commerce
Nomor kartu mahasiswa adalah nomor Jaminan Sosial, dan dicetak di kartu mahasiswa bersama nama serta foto. Kartu mahasiswa sering hilang atau dicuri
Kalau dipikir-pikir, 600 juta dolar adalah uang yang cukup bagi seseorang untuk mendirikan perusahaan baru hanya demi memenangkan kontrak ini dan mengisinya dengan developer kelas atas
Tapi menurut saya vendor lock-in sudah terjadi jauh sebelum biayanya mencapai 9 digit
Seperti ditunjukkan tulisan-tulisan lain, tidak jelas apakah angka 600 juta dolar itu akurat
Terkait para penawar lain yang mundur, saya penasaran pengeluaran utama apa tepatnya yang membuat estimasi total biaya menjadi 1 miliar dolar
Dengan 600 juta dolar, orang bisa membangun platform software baru dari nol, jadi pasti ada sesuatu yang lebih dari itu
Bagaimana cara menjual sistem mahal dan sampah yang dibenci semua orang serta benar-benar merugikan organisasi? Bertanya “untuk teman”, bercanda
Ada beberapa cara keputusan pembelian besar bisa dibuat dengan buruk. Komite orang-orang yang tidak tahu apa yang mereka lakukan dan secara kolektif gagal mengoordinasikan keputusan yang baik; orang yang mendorongnya dengan alasan baik tapi tidak tahu apa yang dilakukan; orang yang ingin menjadikannya pencapaian pribadi tapi tidak tahu apa yang dilakukan; orang yang hanya berpikir “tidak ada yang pernah dipecat karena membeli dari vendor lama yang terkenal” dan menganggap sisanya sekunder; atau orang yang disuap vendor. Suap bisa berbentuk uang tunai langsung, kencan de facto dengan tenaga penjualan yang menarik, atau karier pintu putar dengan vendor
Cara suap belum pernah saya lihat langsung dan hanya saya dengar dari berita, tapi cara-cara buruk lainnya jelas sudah pernah saya lihat semuanya. Apakah ada cara lain?
Dan harus bekerja dengan integrator sistem lama yang akan mengambil porsi besar