Sepenuhnya setuju dengan semua slide presentasinya
Namun di semua perusahaan tempat saya pernah bekerja, prinsip seperti ini sama sekali tidak berlaku
Terutama pernyataan “menghadiri rapat itu opsional” terasa sama jauhnya dari kenyataan seperti mengatakan membayar pajak itu opsional
Selama puluhan tahun saya meminta agenda rapat, menanyakan apa yang perlu dipersiapkan, dan mengusulkan hasil yang jelas, tetapi tidak ada yang mengikutinya
Bahkan ketika saya memaksakannya sebagai pemimpin tim, tetap tidak berhasil
Bahkan Google Calendar pun tidak punya fitur komentar yang bagus untuk undangan rapat, dan kalaupun ada, kebanyakan orang tidak membacanya
Menarik bahwa baru setelah naik jabatan seseorang punya wewenang untuk berkata “tidak”
Saat menolak undangan rapat, cukup balas dengan “Saya tidak bisa hadir tanpa agenda. Tolong beri tahu setelah dipublikasikan”
Memang terkesan agak ketus, tetapi efektif. Bahkan kalau rapat itu ternyata tidak benar-benar perlu, itu sendiri sudah menyelesaikan masalahnya
Budaya perusahaan besar lebih berfokus pada mempertahankan status quo daripada hasil nyata
Orang ingin mendengar suara mereka sendiri atau sedang mencoba memosisikan diri secara politis
Budaya seperti ini benar-benar melelahkan dari sudut pandang pemimpin atau pemilik
Dalam pengalaman saya, menghadiri rapat hampir bukan pilihan
Dibanding “menghadiri rapat itu opsional”, ungkapan yang lebih tepat adalah “menjadwalkan rapat itu opsional”
Sebagian besar rapat adalah hal yang sebenarnya bisa selesai lewat panggilan 5–10 menit atau email, tetapi dijadwalkan 30 menit
Saya cukup aktif menolak rapat, tetapi tetap paham
Sehebat apa pun strukturnya, rapat tetap memunculkan diskusi di luar agenda atau penyampaian informasi yang keliru
Pada akhirnya, di perusahaan lebih umum orang ingin “ikut dilibatkan” daripada menolak rapat
Selain itu, ada juga budaya pencitraan bahwa seseorang harus “lebih terlihat”
Dari sudut pandang atasan, rapat pembaruan dengan 20 peserta itu efisien
Semua orang bisa dikumpulkan sekaligus, dan kalau ada yang menyampaikan informasi salah bisa langsung dikoreksi
Karena alasan ini, rapat bernilai rendah sulit untuk dihilangkan
Membatasi waktu rapat membuat orang terlalu terpaku pada mengelola waktu, bukan isi
Suasananya berubah menjadi “ayo cepat selesai”, dan diskusi penting dipotong oleh jam
Dalam rapat, yang inti bukan ringkasannya melainkan diskusinya sendiri
Tentu kalau terlalu lama jadi tidak efisien, tetapi kontrol waktu yang berlebihan juga sama tidak produktifnya
Budaya kalender terbuka juga bermasalah — bahkan jam makan siang pun bisa dipakai orang lain untuk menjadwalkan rapat. Kalender seharusnya opt-in
Dari sudut pandang orang yang memimpin rapat, rasanya rapat yang sempurna itu mustahil
Ada hari ketika orang bilang topiknya terlalu banyak, dan ada hari lain ketika dianggap kurang mendalam
Pada akhirnya kita harus menilai sendiri tingkat pentingnya topik
Menariknya, tingkat kepuasan terhadap rapat berubah sesuai kondisi suasana hati orang-orang
Pendekatan berbasis agenda yang menyampaikan durasi rapat dengan jelas tampaknya bagus
Misalnya mengatakan secara transparan, “Diperkirakan 30 menit, tetapi saya akan menyisihkan 15 menit untuk tanya jawab”
Bahkan rapat dengan diskusi yang hidup sering kali hampir tidak menghasilkan apa-apa
Menentukan waktu per topik dan memindahkan topik yang belum selesai ke rapat berikutnya lebih efisien
Dengan cara ini, orang juga datang dengan persiapan yang lebih baik
Saya penasaran apakah budaya ala Bridgewater yang merekam semua rapat akan makin menyebar
Jika ada transkrip rapat dan penanda pembicara, tampaknya jauh lebih banyak rapat bisa dipahami secara efisien
Jika ada fitur ringkasan LLM, ini bisa menjadi eksperimen yang baik untuk meningkatkan transparansi organisasi
Tentu ada penolakan terhadap perekaman, tetapi untuk tim yang sudah sepakat secara budaya, layak dicoba
Microsoft Teams Premium sudah mendukung fitur ini
Namun tidak semua percakapan perlu dicatat
Pernah ada kasus ketika ringkasan AI menampilkan isi sensitif apa adanya dan berdampak buruk pada hubungan
Whisper-X adalah alat transkripsi otomatis yang bagus dalam membedakan pembicara
Bahkan untuk sesi panjang, alat ini berjalan tanpa masalah asal konfigurasinya diatur
Saya sudah mencoba berbagai solusi LLM, dan Fathom adalah yang terbaik
Pemisahan pembicara, ringkasan, sinkronisasi video-subtitel, harga yang masuk akal — secara keseluruhan kualitasnya sangat matang
Ini hanya rekomendasi pribadi, tidak ada afiliasi
Budaya perekaman seperti ini sulit diterapkan di perusahaan teknologi karena risiko hukum
Teamwork Collection dari Atlassian setelah perekaman rapat secara otomatis membuat tiket Jira dan ringkasan Confluence
Yang mengesankan adalah hasil rapat langsung berlanjut menjadi item tindakan
Dalam kenyataan, ketika atasan memanggil rapat, semua prinsip ideal langsung terlupakan
Jadi muncul ide, bagaimana kalau membuat rapat palsu (Decoy Meeting) untuk mengingatkan aturan saat orang hadir
Seperti pelatihan phishing, kalau seseorang menghadiri rapat palsu, mereka akan mendapat pelatihan membedakan rapat yang tidak bermakna
Saya juga penasaran apakah perusahaan benar-benar akan membeli hal seperti ini
Saat masih di perusahaan besar, saya bersama EM lain membuat rapat palsu untuk mengamankan waktu agar tidak diganggu
Kalau didaftarkan dengan nama seperti “X WG”, bahkan atasan pun tertipu
Agar ide seperti ini berhasil, atasan harus menyiapkan rapat dengan baik
Tetapi kebanyakan menjadwalkan rapat secara spontan lalu menghabiskan 5 menit untuk mengingat apa sebenarnya yang penting ingin dibahas
Semakin tinggi jabatannya, kecenderungan ini makin parah
Sebenarnya rapat palsu seperti ini tampaknya sudah ada
Sebagian undangan rapat yang saya terima cocok dengan deskripsi itu
(Lelucon singkat) “Terima kasih, Michael Scott”
Salah satu harga dari menolak rapat adalah hilangnya simbol untuk menjaga hubungan
Bahkan rapat yang tidak berguna pun, kehadiran itu sendiri berfungsi sebagai sinyal “saya menghormati Anda”
Ritual seperti ini sulit diubah, dan kebanyakan hanya terjadi di dalam rapat
Selain itu, partisipasi dalam proyek masa depan kadang ditentukan oleh persepsi tingkat ketertarikan
Jika tidak datang ke rapat, seseorang bisa terlihat seperti tidak tertarik pada proyek itu
Rapat bukan sekadar alat untuk menyelesaikan agenda, tetapi juga sistem sinyal sosial
Siapa yang diundang, siapa yang berbicara, dan siapa yang diabaikan, semuanya punya makna
Karena itu semua orang membenci rapat tetapi tetap ikut serta
Rapat bekerja seperti semacam mata uang internal organisasi
Namun orang sebenarnya lebih tertarik pada hasil akhirnya daripada rapat itu sendiri
Jika ingin mendengar pendapat orang tertentu, ada banyak cara yang lebih baik
(Postingan dihapus) Ini komentar yang menanyakan apakah ada yang punya versi aslinya
Sejujurnya slide ini terlihat seperti konten penghiburan diri yang membuat orang merasa nyaman
Masalah sebenarnya bukan rapat, melainkan struktur organisasi yang tidak menghargai waktu dan produktivitas
Jika jadwal sudah kacau, berarti Anda memang sudah masuk ke jebakan
Menolak rapat pun tidak menyelesaikan masalah mendasar. Pada akhirnya yang inti adalah budaya organisasi yang cuek
Saya sepenuhnya setuju dengan isi slide, tetapi menolak rapat bisa berisiko tergantung budaya organisasi
Itu bisa terlihat sebagai “kurang kerja sama”, jadi kita harus memahami kepemimpinan dan konteks dengan baik
Karena itu tampaknya dokumen tersebut memasukkan kalimat penolakan yang halus seperti “tolong beri tahu agendanya agar saya bisa mempersiapkan diri”
Komentar yang mengatakan tautannya hilang dan meminta salinannya
1 komentar
Komentar Hacker News
Sepenuhnya setuju dengan semua slide presentasinya
Namun di semua perusahaan tempat saya pernah bekerja, prinsip seperti ini sama sekali tidak berlaku
Terutama pernyataan “menghadiri rapat itu opsional” terasa sama jauhnya dari kenyataan seperti mengatakan membayar pajak itu opsional
Selama puluhan tahun saya meminta agenda rapat, menanyakan apa yang perlu dipersiapkan, dan mengusulkan hasil yang jelas, tetapi tidak ada yang mengikutinya
Bahkan ketika saya memaksakannya sebagai pemimpin tim, tetap tidak berhasil
Bahkan Google Calendar pun tidak punya fitur komentar yang bagus untuk undangan rapat, dan kalaupun ada, kebanyakan orang tidak membacanya
Saat menolak undangan rapat, cukup balas dengan “Saya tidak bisa hadir tanpa agenda. Tolong beri tahu setelah dipublikasikan”
Memang terkesan agak ketus, tetapi efektif. Bahkan kalau rapat itu ternyata tidak benar-benar perlu, itu sendiri sudah menyelesaikan masalahnya
Orang ingin mendengar suara mereka sendiri atau sedang mencoba memosisikan diri secara politis
Budaya seperti ini benar-benar melelahkan dari sudut pandang pemimpin atau pemilik
Dibanding “menghadiri rapat itu opsional”, ungkapan yang lebih tepat adalah “menjadwalkan rapat itu opsional”
Sebagian besar rapat adalah hal yang sebenarnya bisa selesai lewat panggilan 5–10 menit atau email, tetapi dijadwalkan 30 menit
Sehebat apa pun strukturnya, rapat tetap memunculkan diskusi di luar agenda atau penyampaian informasi yang keliru
Pada akhirnya, di perusahaan lebih umum orang ingin “ikut dilibatkan” daripada menolak rapat
Selain itu, ada juga budaya pencitraan bahwa seseorang harus “lebih terlihat”
Semua orang bisa dikumpulkan sekaligus, dan kalau ada yang menyampaikan informasi salah bisa langsung dikoreksi
Karena alasan ini, rapat bernilai rendah sulit untuk dihilangkan
Membatasi waktu rapat membuat orang terlalu terpaku pada mengelola waktu, bukan isi
Suasananya berubah menjadi “ayo cepat selesai”, dan diskusi penting dipotong oleh jam
Dalam rapat, yang inti bukan ringkasannya melainkan diskusinya sendiri
Tentu kalau terlalu lama jadi tidak efisien, tetapi kontrol waktu yang berlebihan juga sama tidak produktifnya
Budaya kalender terbuka juga bermasalah — bahkan jam makan siang pun bisa dipakai orang lain untuk menjadwalkan rapat. Kalender seharusnya opt-in
Ada hari ketika orang bilang topiknya terlalu banyak, dan ada hari lain ketika dianggap kurang mendalam
Pada akhirnya kita harus menilai sendiri tingkat pentingnya topik
Menariknya, tingkat kepuasan terhadap rapat berubah sesuai kondisi suasana hati orang-orang
Misalnya mengatakan secara transparan, “Diperkirakan 30 menit, tetapi saya akan menyisihkan 15 menit untuk tanya jawab”
Menentukan waktu per topik dan memindahkan topik yang belum selesai ke rapat berikutnya lebih efisien
Dengan cara ini, orang juga datang dengan persiapan yang lebih baik
Saya penasaran apakah budaya ala Bridgewater yang merekam semua rapat akan makin menyebar
Jika ada transkrip rapat dan penanda pembicara, tampaknya jauh lebih banyak rapat bisa dipahami secara efisien
Jika ada fitur ringkasan LLM, ini bisa menjadi eksperimen yang baik untuk meningkatkan transparansi organisasi
Tentu ada penolakan terhadap perekaman, tetapi untuk tim yang sudah sepakat secara budaya, layak dicoba
Namun tidak semua percakapan perlu dicatat
Pernah ada kasus ketika ringkasan AI menampilkan isi sensitif apa adanya dan berdampak buruk pada hubungan
Bahkan untuk sesi panjang, alat ini berjalan tanpa masalah asal konfigurasinya diatur
Pemisahan pembicara, ringkasan, sinkronisasi video-subtitel, harga yang masuk akal — secara keseluruhan kualitasnya sangat matang
Ini hanya rekomendasi pribadi, tidak ada afiliasi
Yang mengesankan adalah hasil rapat langsung berlanjut menjadi item tindakan
Dalam kenyataan, ketika atasan memanggil rapat, semua prinsip ideal langsung terlupakan
Jadi muncul ide, bagaimana kalau membuat rapat palsu (Decoy Meeting) untuk mengingatkan aturan saat orang hadir
Saya juga penasaran apakah perusahaan benar-benar akan membeli hal seperti ini
Kalau didaftarkan dengan nama seperti “X WG”, bahkan atasan pun tertipu
Tetapi kebanyakan menjadwalkan rapat secara spontan lalu menghabiskan 5 menit untuk mengingat apa sebenarnya yang penting ingin dibahas
Semakin tinggi jabatannya, kecenderungan ini makin parah
Sebagian undangan rapat yang saya terima cocok dengan deskripsi itu
Salah satu harga dari menolak rapat adalah hilangnya simbol untuk menjaga hubungan
Bahkan rapat yang tidak berguna pun, kehadiran itu sendiri berfungsi sebagai sinyal “saya menghormati Anda”
Ritual seperti ini sulit diubah, dan kebanyakan hanya terjadi di dalam rapat
Jika tidak datang ke rapat, seseorang bisa terlihat seperti tidak tertarik pada proyek itu
Rapat bukan sekadar alat untuk menyelesaikan agenda, tetapi juga sistem sinyal sosial
Siapa yang diundang, siapa yang berbicara, dan siapa yang diabaikan, semuanya punya makna
Karena itu semua orang membenci rapat tetapi tetap ikut serta
Rapat bekerja seperti semacam mata uang internal organisasi
Jika ingin mendengar pendapat orang tertentu, ada banyak cara yang lebih baik
(Postingan dihapus) Ini komentar yang menanyakan apakah ada yang punya versi aslinya
Sejujurnya slide ini terlihat seperti konten penghiburan diri yang membuat orang merasa nyaman
Masalah sebenarnya bukan rapat, melainkan struktur organisasi yang tidak menghargai waktu dan produktivitas
Jika jadwal sudah kacau, berarti Anda memang sudah masuk ke jebakan
Menolak rapat pun tidak menyelesaikan masalah mendasar. Pada akhirnya yang inti adalah budaya organisasi yang cuek
Saya sepenuhnya setuju dengan isi slide, tetapi menolak rapat bisa berisiko tergantung budaya organisasi
Itu bisa terlihat sebagai “kurang kerja sama”, jadi kita harus memahami kepemimpinan dan konteks dengan baik
Komentar yang mengatakan tautannya hilang dan meminta salinannya