-
Onboarding membuat karyawan baru merasa disambut dan menjadi bagian dari perusahaan, serta mengurangi tingkat turnover
-
3A: Administrasi (Administration) → Asimilasi (Assimilation) → Akselerasi (Acceleration)
-
Panduan umum dapat disediakan oleh HR, tetapi penting agar manajer memimpin pelaksanaannya
[ Peran dan tanggung jawab ]
- HR: semua dukungan yang diperlukan untuk mulai bekerja
→ Menjadwalkan meeting onboarding dengan engineering manager dan manajer level C
→ Penjelasan dasar tentang tools yang digunakan di seluruh perusahaan
→ Membantu karyawan baru merasa diterima oleh tim
→ Hari pertama masuk kerja: perkenalan ke seluruh perusahaan (misalnya lewat groupware), menambahkan akun pengguna, penjelasan rinci tentang gaji dan jam kerja, memberikan semua tools dan peralatan, tur kantor, menyarankan makan siang dengan rekan kerja lain
- Engineering manager
→ Memperkenalkan developer ke dalam dan luar tim
→ Memperkenalkan struktur tim, jadwal meeting tim, tools pengembangan, sistem ticket, dan lain-lain
→ Menjalankan check-in 1:1, meeting review triwulanan, performance review, dan sebagainya
- Manajer level C
→ Membantu mereka merasa menjadi bagian dari perusahaan dan bekerja dengan antusias menuju visi dan tujuan masa depan perusahaan
→ Idealnya, CEO memperkenalkan visi dan sejarah perusahaan, head of product memperkenalkan produk dan pengguna, COO/CMO memberi insight tentang masalah saat ini, dan CTO menjelaskan roadmap teknologi
→ Penting untuk memiliki meeting rutin agar karyawan baru dapat melihat bagaimana pekerjaannya berkontribusi pada tujuan jangka panjang perusahaan
[ Praktik terbaik program onboarding ]
- Berikan waktu yang cukup, dan turunkan ekspektasi di awal agar mereka tidak merasa tertekan
Pre-boarding
-
Periode antara hari wawancara terakhir dan hari pertama bekerja
-
Pada masa ini, perlu diingat bahwa kandidat mungkin masih sedang wawancara dengan perusahaan lain
-
Pada tahap akhir perekrutan, perkenalkan kandidat kepada calon rekan tim, lead, dan manajernya
-
Jika kandidat memutuskan bergabung, sebaiknya semua urusan administratif diselesaikan sebelum hari pertama kerja
-
Hal-hal yang perlu dilakukan seminggu sebelum mulai bekerja
→ Kirim rangkuman jadwal hari pertama: kapan, di mana, dan dengan siapa akan bertemu; jika perusahaan remote, sertakan detail login untuk email baru, akun Slack, dan sebagainya
→ Lengkapi semua kontrak dan dokumen yang diperlukan
→ Jika menyediakan peralatan untuk kerja remote, selesaikan permintaan perangkat lebih awal
→ Bagikan informasi rinci tentang budaya, visi, dan misi perusahaan
- Jika ingin memberi sentuhan yang lebih personal
→ Minta anggota tim mengirim pesan selamat bergabung lewat video/GIF singkat, atau
→ Kirim catatan/kartu sambutan tulisan tangan lewat pos
→ Jika anggaran memungkinkan, kirim company swag (SWAG, cangkir/stiker/kaus, dll.)
Hari pertama
-
Kesan pertama itu penting. Hari pertama harus menjadi pengalaman karpet merah bagi karyawan baru
-
Tujuannya adalah membuat mereka merasa disambut dan memberi kesempatan untuk berinteraksi secara bermakna dengan anggota tim baru
-
Mulai dengan coffee time informal bersama recruiter untuk saling mengenal, lalu lanjutkan dengan meeting check-in resmi untuk memperjelas R & R dan menyelaraskan ekspektasi
-
Perkenalan perusahaan dan berbagai tim (di tahap ini, bagus jika meninjau bagan organisasi)
-
Perkenalkan rekan kerja atau mentor
-
Perkenalkan karyawan baru ke seluruh perusahaan melalui Slack
-
Bagikan manual atau pelatihan untuk tools yang penting bagi peran tersebut
-
Bagikan cara mengakses wiki perusahaan dan dokumentasi teknis
-
Makan siang tim dengan ice breaking, atau jika remote, panggilan video tim
-
Bagikan jadwal sisa minggu itu, termasuk meeting tim rutin
-
Hal-hal yang dapat ditanyakan engineering manager kepada karyawan baru untuk mempercepat pembangunan relasi
→ Bagaimana Anda bekerja paling efektif? Apa yang bisa saya bantu?
→ Pekerjaan seperti apa yang memberi energi dan membuat Anda bersemangat?
→ Bagaimana Anda lebih suka mengatur jadwal harian? Lebih nyaman meeting pagi atau sore?
→ Bagaimana preferensi Anda dalam memberi dan menerima feedback?
→ Bagaimana Anda lebih suka memberi atau menerima pengakuan?
Minggu pertama
-
Di minggu pertama, pelajari perusahaan, produk, dan pelanggan
-
Perkenalan pada budaya dan sejarah perusahaan, termasuk cerita awal berdirinya perusahaan, nilai-nilai, visi, misi, dan milestone utama
-
Perkenalan produk. Jika menjual produk SaaS, buatkan akun uji untuk karyawan baru
-
Perkenalan pelanggan dan bagaimana mereka menggunakan produk. Sertakan rekaman produk (rekaman layar penggunaan nyata) dan wawancara pelanggan
-
Perkenalan pada dokumentasi teknis
-
Perkenalkan karyawan baru di meeting seluruh perusahaan (all-hands meeting)
-
Jadwalkan check-in dengan rekan kerja / mentor
-
Minta feedback onboarding untuk memperbaiki program onboarding ke depan. Survei sederhana sudah cukup
-
Lakukan check-in di hari terakhir minggu itu: pahami apa yang berhasil dan area yang masih membutuhkan bantuan
-
Poin-poin yang perlu dibahas dalam meeting kickoff pertama dengan karyawan baru
→ Role clarity (kejelasan peran): tinjau hal-hal yang akan dikerjakan, tanggung jawab (responsibilities), review JD, dan tetapkan ekspektasi.
→ Development, compensation, and rewards (pengembangan karier dan kompensasi): diskusikan insentif finansial/non-finansial dan career path yang didukung perusahaan
→ Motivators at work (faktor motivasi dalam pekerjaan): tanyakan proyek sebelumnya yang paling menyenangkan dan memberi energi. Ini membantu memilih jenis pekerjaan yang akan ditugaskan dan memahami kondisi yang mendukung performa terbaik
30 hari pertama
-
Bulan pertama mencakup pembelajaran tentang bagaimana pekerjaan dijalankan di perusahaan
-
Standar coding, proses pemrograman, workflow framework, dan cara menyiapkan local development environment dalam tim
-
Perkenalan pada metodologi pengembangan software
-
Bagikan dokumentasi repository tim
-
Biarkan karyawan baru memulai dari tugas kecil seperti perbaikan bug umum atau pembaruan fitur lama. Melalui pekerjaan yang mudah dimulai, bantu mereka merasakan pencapaian karena telah memberi kontribusi yang bermakna pada tim.
-
Jadwalkan check-in dengan rekan kerja/mentor dan secara bertahap kurangi frekuensinya
-
Lakukan check-in mingguan dengan manajer untuk memastikan karyawan baru menerima semua dukungan yang dibutuhkan agar bisa berkinerja baik
-
Sesi pair programming adalah cara agar karyawan baru cepat terbiasa dengan seluruh codebase dan standar coding
-
Di akhir bulan ini, lakukan check-in mendalam untuk meninjau hal-hal yang berhasil, target, dan area yang membutuhkan dukungan
-
Minta feedback tambahan untuk program onboarding berikutnya
60 hari pertama
-
Dalam 30 hari berikutnya, karyawan baru akan mulai merasa lebih nyaman dengan lingkungan kerja dan anggota tim baru
-
Manajer dapat mempertimbangkan untuk menugaskan responsibilities jangka panjang kepada karyawan baru
-
Selama check-in, manajer terus memastikan bahwa karyawan baru menerima semua informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk bekerja dengan baik
90 hari pertama
-
Pada bulan ketiga, karyawan baru biasanya sudah cukup nyaman untuk berpartisipasi dalam diskusi dan menjalankan pekerjaannya
-
Kini mereka bisa bekerja dengan lebih mandiri
-
Hingga akhir bulan ini, engineering manager perlu membantu memperjelas tujuan yang lebih jangka panjang bagi karyawan baru, lalu menindaklanjutinya dalam check-in 1:1 rutin
Transisi ke pertumbuhan jangka panjang dan manajemen
-
Hal yang sering terlewat dalam onboarding adalah proses transisi menuju tahap pengembangan karier jangka panjang
-
Gunakan meeting 1:1 rutin untuk beralih dari onboarding ke pengembangan jangka panjang
→ Setelah 30 hari pertama, mulailah mempertimbangkan cara mendukung pengembangan selama 3~6 bulan ke depan
→ Pastikan target dan sasaran yang jelas sudah ditetapkan sebelum performance review pertama
[ Pertimbangan onboarding lainnya ]
- Wajib ada dokumentasi yang rapi agar karyawan baru bisa merujuk saat dibutuhkan
→ Akan lebih baik jika ada wiki internal
- Dokumentasi teknis yang dibutuhkan karyawan baru
→ Panduan akses source code dan Git repo tim
→ Dependensi antarproyek, termasuk nomor versi
→ API key dan credentials dari tools yang digunakan dalam proyek
→ Sample data dan panduan input
→ Design pattern dan style guide
→ Test suite untuk memastikan semuanya berjalan dengan baik
→ Deployment credentials untuk server staging / production
→ Catatan rilis yang merangkum kelemahan produk dan pelajaran dari kesalahan masa lalu yang bisa dipetik tim
- Dokumentasi proyek atau fitur
→ Tujuan dari fitur atau proyek ini
→ Dibandingkan dengan produk SaaS yang sama atau fitur lain dalam ekosistem yang sama, bagaimana masing-masing fitur seharusnya bekerja
→ Design guideline, user flow, dan standar coding
→ Bagaimana tim mengerjakan proyek atau fitur dari awal sampai akhir, termasuk setiap environment (development, staging, production) dan siapa yang bertanggung jawab atas deployment
→ Masalah yang pernah dihadapi pada proyek ini atau proyek serupa di masa lalu, dan bagaimana cara menyelesaikannya
→ Apa yang saat ini menjadi masalah, dan solusi apa yang sedang dikerjakan
[ Tips untuk perusahaan remote ]
-
Kirim hadiah fisik kepada karyawan baru pada hari pertama kerja
-
Manajer dan team leader harus memperjelas ekspektasi komunikasi sejak awal (misalnya daily standup bisa dilewati hanya dengan satu pesan di Slack)
-
Sepakati hal-hal yang tidak boleh terlewat, seperti check-in mingguan dan meeting seluruh perusahaan
-
Pilih tools yang tepat dan dapatkan kesepakatan dari seluruh perusahaan (jika lebih suka email, mungkin tidak masuk akal memasang Slack)
-
Jika memungkinkan, dukung biaya perangkat/lingkungan kerja/akses internet demi lingkungan kerja terbaik
-
Bantu karyawan baru dan karyawan lain menetapkan batasan (misalnya pada flexible working atau jika berada di time zone berbeda)
[ Mengukur hasil onboarding ]
-
Kirim setidaknya satu kali survei (profesional HR merekomendasikan survei pada hari ke-7, 30, 60, dan 90)
-
Pertanyaan yang bisa diajukan
→ Saya akan merekomendasikan [perusahaan kami] sebagai tempat yang baik untuk bekerja.
→ [Perusahaan kami] memotivasi saya untuk berkembang lebih jauh dibanding saat saya menjalankan peran serupa di tempat lain.
→ Saya percaya diri menggunakan sistem dan tools yang diperlukan untuk peran saya.
→ Saya memahami dengan baik apa saja yang masih perlu saya pelajari agar dapat melakukan pekerjaan saya dengan baik.
→ Saya memahami bagaimana peran saya berkontribusi pada tujuan organisasi [perusahaan kami].
→ Sejauh ini peran saya sesuai dengan yang dijelaskan dalam JD.
[ Mulai memperbaiki onboarding ]
-
Rencanakan jadwal dan tujuan: milestone utama untuk hari pertama, minggu pertama, 30 hari, 60 hari, dan 90 hari pertama
-
Pastikan tim HR mendukung manajer dan semua pihak terkait: checklist per individu, pelatihan untuk manajer dan team leader
-
Masukkan dokumentasi ke dalam workflow harian: bangun kebiasaan mencatat perubahan dan pembaruan (agar karyawan baru tidak menerima dokumentasi lama sebelum perubahan)
-
Cobalah melihat dari sudut pandang karyawan baru
"Bantuan apa pun yang diberikan kepada karyawan baru, besar atau kecil, akan diingat selama bertahun-tahun"
4 komentar
Kebetulan hari ini juga ada yang masuk kerja pertama kali, jadi saya harus refleksi dan menirunya huhu
Cara melakukan onboarding karyawan baru dengan baik - How to onboard a new hire https://id.news.hada.io/topic?id=233
Prosedur onboarding karyawan baru di Spotify https://id.news.hada.io/topic?id=2469
Dua yang di atas adalah onboarding untuk anggota baru yang bergabung ke perusahaan,
dan dua yang di bawah adalah onboarding untuk pengguna yang baru pertama kali menggunakan layanan.
Oh haha, sekarang setelah dipikir-pikir, saya jadi sedih. Sudah saya perbaiki. Terima kasih.